Progresif Arama Sistemi Nedir?

Gelişmiş arama sistemi, manuel ön izlemeli arama ile yüksek verimli tahminli arama arasında yer alır. Bir temsilciden her kaydı incelemesini ve tıklamasını istemek veya bir temsilcinin aynı anda birçok numarayı araması yerine, gelişmiş arama sistemi, bir temsilci müsait olduğu anda otomatik olarak tek bir numarayı arar; manuel tıklama veya fazla arama olmaz. Sonuç olarak, her bağlantılı çağrı için bir temsilcinin beklediği kontrollü, bire bir arama ritmi elde edilir.

Bu mod, ham hacimden ziyade öngörülebilirliğe ve sıfıra yakın terk oranına değer veren ekipler için uygundur: bankacılık, sigorta, sağlık hizmetleri ve canlı bir kişiye ulaşıp ardından aramayı kesmenin düzenleyici veya itibar riski yaratacağı her türlü kampanya. Dahili pilot koşullarında, uyumluluk profilini temiz tutarken manuel aramaya göre daha yüksek temsilci konuşma süresi sağlar.

Aşamalı Arama Sistemi Nasıl Çalışır?

Aşamalı arama sisteminin mantığı kasıtlı olarak basittir. Her adım, istatistiksel bir tahmine değil, gerçek temsilci müsaitliğine bağlıdır:

Adım 1: Ajanın hazır olup olmadığını tespit edin. Sistem, hangi temsilcilerin oturum açtığını, çağrı dışında olduğunu ve çağrı sonrası veya sonlandırma işlerini bitirdiğini takip eder. Bir temsilci, ancak bir sonraki görüşmeye gerçekten hazır olduğunda "müsait" hale gelir.

Adım 2: Tam olarak bir arama yapın. Bir temsilci müsait olduğunda, arama sistemi kampanya listesinden hemen tek bir dış arama gerçekleştirir. Kesinlikle bire bir ilişki vardır: müsait olan her temsilci bir aramayı tetikler. Gelecekteki müsaitlik beklentisiyle fazladan arama yapılmaz.

3. Adım: Sonucu inceleyin. Arama sistemi, hatta neler olup bittiğini değerlendirir: canlı bir insan, meşgul sinyali, cevap yok, bağlantısı kesilmiş numara veya sesli mesaj karşılama. Otomatik Cevaplama Sistemi (AMD), sesli mesaj ile canlı bir insan arasında ayrım yapmaya yardımcı olur, böylece operatörler kayıtlara bağlanmaz.

Adım 4: Bağlayın veya çıkarın. Eğer canlı bir kişi cevap verirse, çağrı aramayı başlatan temsilciye bağlanır. Numara meşgulse, cevap verilmezse veya sesli mesaja yönlendirilirse, sistem çağrıyı sonlandırır (ve kampanya kurallarına göre yeniden deneme planlar) ve temsilcinin sırası bir sonraki tekli aramayı başlatmak için serbest kalır.

Adım 5: İlerleyin. Döngü tekrarlanır. Yeni bir çağrı yalnızca müsait bir kişi için yapıldığından, çağrıyı almaya hazır biri olmadan bağlantılı bir çağrı asla olmaz; bu da terk edilme oranının sıfıra yakın kalmasının tam nedenidir.

Aşamalı Arama Sisteminin Avantajları ve Dezavantajları

Avantajlar

• Terk edilme oranı neredeyse sıfır. Sistem, mevcut temsilci sayısından daha fazla arama yapmadığı için, bağlantı kurulan arayanlar neredeyse her zaman anında canlı bir kişiye ulaşır. Uyumluluk konusunda hassas ekiplerin aşamalı arama sistemini seçmesinin en büyük nedeni budur.
• Manuel veya önizlemeli arama yöntemine göre daha yüksek verimlilik. Müşteri temsilcileri artık numaraları manuel olarak tuşlamıyor ve zil sesleri, meşgul sinyalleri ve sesli mesajlarla beklemek zorunda kalmıyor. Dahili pilot uygulama koşullarında, saat başına konuşma süresi manuel arama ile karşılaştırıldığında anlamlı şekilde artıyor.
• Öngörülebilir, tutarlı bir tempo. Her temsilci aynı istikrarlı tempoda çağrı alır. Gereksiz yere aşırı arama yapılmaz ve ekibin hızının önüne geçme riski yoktur.
• Daha temiz arayan kimliği itibarı. Arayanlar sessizlikle veya bağlantı kesilmesiyle karşılaşmadıkları için, operatörlerin numaraları işaretlemek ve engellemek için kullandığı kısa süreli terk edilmiş arama kalıplarından büyük ölçüde kaçınılır.
• Yapılandırması kolay. Kalibre edilecek bir hız algoritması yok. Her müsait temsilci için bir çağrı, denetlenmesi ve uyumluluk inceleyicilerine açıklanması kolaydır.

Ödünleşmeler

• Tahmine göre daha düşük kullanım oranı. Müşteri temsilcileri her bir çağrının çalma ve bağlantı süresini bekler. Bağlantı oranlarının düşük olduğu kampanyalarda, bu bekleme süresi birikir ve kullanım oranı, iyi ayarlanmış bir öngörücü arama sisteminin ulaşabileceği seviyenin altında kalır.
• Maksimum hacim için tasarlanmamıştır. Eğer amaç, büyük ve düşük yanıt oranına sahip bir listeden saat başına mümkün olan en yüksek sayıda doğru kişiyle iletişime geçmekse, aşamalı arama yöntemi, tahmine dayalı arama yöntemine kıyasla verimlilik kaybına yol açar.
• Bağlantı hızı duyarlılığı. Çoğu numaranın cevap vermediği listelerde, temsilciler başarılı bir görüşme için, aşırı arama moduna kıyasla daha fazla bekleme süresi harcarlar.

İlerici mi, Güç mü, Tahminci mi?

Aşamalı arama, otomatik arama modlarından biridir. Bunu anlamanın en net yolu, her modun her temsilci başına kaç arama yapılacağına nasıl karar verdiğini karşılaştırmaktır:

Temel fark: İlerici arama, hiçbir zaman ekibin önüne geçemez.Bu nedenle, bağlantılı bir çağrıda her zaman hazır bir temsilci bulunur. Güçlü arama, temsilci başına sabit sayıda çağrı yapar ve daha yüksek verimlilik karşılığında küçük, statik bir fazla arama riskini kabul eder. Tahminli arama, bir hızlandırma algoritması kullanarak müsaitlikten önce dinamik olarak arama yapar, en yüksek kullanım oranını sağlar ancak doğru bir şekilde hızlandırmak için dikkatli terk oranı kontrolü ve daha büyük bir temsilci havuzu gerektirir. En yüksek verimlilik moduna daha yakından bakmak için, lütfen sayfamıza bakın. Tahminli arama ile ilgili sözlük maddesi.

Aşamalı Arama Sisteminin En İyi Kullanım Alanları

Aşamalı arama, terk edilen veya düşen bir aramanın maliyetinin, ham arama hacminin değerine göre yüksek olduğu her yerde öne çıkar:

• Uyumluluk hassasiyeti gerektiren kampanyalar. Çağrıların cevapsız kalmasının düzenleyici ve itibar açısından sonuçlar doğurduğu bankacılık, finans hizmetleri ve sigorta sektörlerindeki müşteri iletişimi, gelişmiş arama teknolojisinin neredeyse sıfır terk oranından faydalanmaktadır.
• Yüksek değerli hesaplar. Her bir iletişim gerçek bir görüşmeyi hak ettiğinde — premium hesap yönetimi, yenilemeler, doğrulama aramaları — sessiz bir hat yerine her bağlantılı aramada bir temsilcinin olmasını istersiniz.
• Düşük ila orta hacimli işlemler. Daha küçük ajan havuzları (kabaca 10-15'ten az ajan), kademeli arama yöntemiyle gerçek dünyada genellikle daha iyi sonuçlar verir, çünkü tahmine dayalı bir algoritmanın hızı doğru bir şekilde tahmin edebilmesi için daha fazla ajana ihtiyacı vardır.
• Sağlık hizmetleri ve düzenlenmiş sosyal yardım faaliyetleri. Çağrı kesintilerinin kabul edilemez olduğu durumlarda randevu hatırlatmaları ve hasta takibi doğal bir çözüm sunar.
• Daha büyük bir operasyonun içindeki hassas bölümler. Hatta yüksek hacimli BPO'lar bile hassas listeleri genellikle aşamalı arama yöntemine yönlendirirken, toplu listeler için tahmini arama yöntemini kullanırlar.

DialerBee'nin Aşamalı Arama Sistemi Nasıl Çalışır?

BroadNet tarafından geliştirilen DialerBee, tek bir çok dilli, çok kullanıcılı platform içinde dört arama modundan (önizleme, aşamalı, güçlü ve tahmine dayalı) biri olarak aşamalı arama özelliğini içerir. Kampanya yöneticileri, kampanya başına veya hatta liste segmenti başına aşamalı aramayı seçebilir; böylece hassas listeler bire bir arama yaparken, toplu listeler daha yüksek verimlilik modlarını kullanır ve tüm bunlar araç değiştirmeye gerek kalmadan gerçekleştirilir. Daha fazla bilgi için web sitemizi ziyaret edin. aşamalı arama özelliği sayfası ve tahmini arama özelliği sayfası.

Müsait olan her temsilciye yalnızca bir çağrı hakkı tanınır ve bu kural uygulanır. DialerBee, temsilcilerin hazır olma durumunu (çağrı sonlandırma ve çağrı sonrası çalışmalar dahil) takip eder ve her müsait temsilci için yalnızca tek bir arama başlatarak terk edilme oranını sıfıra yakın tutar.

Dil algılayabilen yapay zeka destekli otomatik yanıt sistemi tespiti. DialerBee'nin AMD işlemcisi, canlı insanları sesli mesajlardan ayırt etmek için eski bip sesi algılama yöntemi yerine metin tabanlı sınıflandırma kullanarak İngilizce, Arapça, İspanyolca, Fransızca, Almanca, İtalyanca, Türkçe, Hintçe ve Urduca olmak üzere 9 dili desteklemektedir. Bu, özellikle operatör sesli mesaj sistemlerinin büyük farklılıklar gösterdiği MENA ve Güney Asya pazarlarında önemlidir.

Uyumluluğu destekleyici kontroller. Platform, DNC listesi yönetimi, saat dilimi arama pencereleri, yeniden deneme aralığı uygulaması, onay takibi ve yapılandırılabilir çağrı kaydı saklama özelliklerini içerir. Bunlar, uyumluluğu destekleyen yapılandırılabilir kontrollerdir; yasal incelemenin yerini almazlar veya herhangi bir yargı alanında düzenleyici uyumluluğu garanti etmezler.

BYOC (Kendi Cihazınızı Getirin) ve tasarım gereği çok kiracılı. Operasyon birimleri kendi SIP hatlarını ve operatör ilişkilerini bağlayabilir ve BPO'lar ve bayiler, her biri bağımsız arama modu ve uyumluluk ayarlarına sahip, tek bir beyaz etiketlenebilir platform üzerinde izole edilmiş müşteri kampanyaları yürütebilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Basitçe anlatmak gerekirse, aşamalı arama sistemi nedir?

Aşamalı arama sistemi, müsait olan her temsilci için tam olarak bir arama yapan ve yalnızca bir temsilci tekrar müsait olduğunda bir sonraki numaraya geçen otomatik bir dış arama sistemidir. Hiçbir zaman aramayı almaya hazır temsilci sayısından fazla arama yapmadığı için, bağlantı kurulan arayanlar neredeyse her zaman canlı bir kişiye ulaşır ve terk edilme oranı sıfıra yakındır.

İlerici arama sistemi ile öngörücü arama sistemi arasındaki fark nedir?

İlerici arama sistemi, müsait olan her temsilci için tam olarak bir arama yapar ve asla ekibin önünde arama yapmaz; bu nedenle terk edilme oranı sıfıra yakın kalır ancak kullanım oranı daha düşüktür. Tahminleyici arama sistemi ise, tahmini temsilci müsaitliğinden önce birden fazla numarayı aramak için bir algoritma kullanır; bu da kullanım oranını artırır ancak terk edilme oranı tavanıyla sınırlandırılması gereken terk edilmiş arama riskini de beraberinde getirir. İlerici arama sistemi, uyumluluk hassasiyeti gerektiren, düşük hacimli işler için uygundur; tahminleyici arama sistemi ise büyük temsilci havuzlarına sahip yüksek hacimli kampanyalar için uygundur.

Gelişmiş arama sistemi, terk edilmiş aramalara neden olur mu?

Aşamalı arama, tasarım gereği, müsait olan her temsilciye yalnızca bir arama yaptığı için terk edilme oranını sıfıra yakın tutar; arayanı temsilci olmadan bağlayabilecek aşırı arama olmaz. Nadiren istisnai durumlar yine de meydana gelebilir, ancak bire bir model, aşamalı aramayı mevcut en düşük terk edilme oranına sahip otomatik modlardan biri yapar.

Ne zaman öngörücü arama cihazı yerine ilerleyici arama cihazı kullanmalıyım?

Çağrı terk oranının sıfıra yakın olması gerektiğinde, her bir iletişimin yüksek değere sahip olduğu durumlarda veya ekibiniz nispeten küçük olduğunda (yaklaşık 10-15'ten az temsilci) aşamalı aramayı tercih edin, çünkü öngörücü hız belirleme, doğru tahmin yapabilmek için daha büyük bir temsilci havuzuna ihtiyaç duyar. Önceliğiniz, büyük ve düşük yanıt oranına sahip bir listeden saat başına doğru kişiyle iletişimi en üst düzeye çıkarmak olduğunda öngörücü aramayı tercih edin.

DialerBee aşamalı arama özelliğini destekliyor mu?

Evet. DialerBee, kampanya veya liste segmenti başına seçilebilen dört moddan biri olan önizleme, aşamalı, güçlü ve tahmine dayalı arama özelliğini destekler. Aşama aşama aramayı, 9 dilde dil duyarlı yapay zeka destekli telesekreter algılama ve DNC yönetimi ve saat dilimi arama pencereleri gibi uyumluluk destekleyici kontrollerle birleştirir.