Otomatik Arama Cihazı Nedir?

Her dış arama işlemi aynı sıkıntıyla karşı karşıyadır: Temsilciler dakikalarca numara çevirmekle, zil seslerini beklemekle ve meşgul sinyali veya sesli mesajla karşılaşmakla uğraşırlar. Otomatik arama sistemi, bu ortadaki sorunu basit ve tahmin edilebilir bir kural ile çözer. Temsilcinin numaraları elle tuşlaması yerine, sistem her müsait temsilci için sabit sayıda hatta arama yapar ve bir arama bittiği anda listedeki bir sonraki kayda otomatik olarak geçer. Hız, ayarladığınız orandan daha agresif olmaz, bu da otomatik arama sistemini mevcut en kontrol edilebilir arama modlarından biri yapar.

Otomatik Arama Sistemi Nasıl Çalışır?

Otomatik arama sistemi, arama listesi ile temsilcileriniz arasında yer alarak, dış aramaların mekanik adımlarını otomatikleştirirken, görüşmeyi insana bırakır.

Adım 1: Sabit çizgi oranı. Sistemin her temsilci için kaç hat arayacağını yapılandırırsınız; bu genellikle 1:1, 2:1 veya 3:1 gibi bir oran olarak ifade edilir. 1:1 oranı, müsait olan her temsilci için bir numara arar; 2:1 oranı ise her temsilci için iki numara arar ve en az birinin bağlantı kuramayacağına dair bir varsayımda bulunur.

Adım 2: Otomatik ilerleme. Temsilci bir görüşmeyi bitirip gerekli tüm işlemleri (notlar, durum tespiti, takip planlaması) tamamladığında, otomatik arama sistemi listeden bir sonraki aramayı hemen gerçekleştirir. Temsilcinin bir sonraki aramayı ne yapacağına karar vermesi için bekleme süresi olmaz.

3. Adım: Çağrıların ön elemesi. Numaralar birbirine bağlandıkça, sistem sonuçları filtreler. Meşgul sinyalleri, bağlantısı kesilmiş numaralar ve cevapsız aramalar kaydedilir ve kampanya kurallarınız doğrultusunda yeniden deneme için işaretlenir. Otomatik cevaplama sistemi (AMD) sesli mesajı tespit ettiğinde, çağrı sonlandırılabilir veya bir temsilcinin meşgul edilmesindense önceden kaydedilmiş bir mesaj iletilebilir.

Adım 4: Canlı bağlantı kurun. Gerçek bir kişi cevap verdiğinde, çağrı müşteri temsilcisine yönlendirilir; ideal olarak, görüşmenin sıcak bir şekilde başlaması için iletişim kaydı, senaryo ve geçmişi gösteren bir ekran açılır penceresi sunulur.

Oran ve Tempo

Otomatik arama cihazının belirleyici özelliği şudur: sabit tempoSürekli olarak arama sıklığını yeniden hesaplayan sistemlerin aksine, otomatik arama sistemi sizin belirlediğiniz orana sadık kalır. 2:1 oranını ayarlarsanız, bağlantı oranlarındaki değişikliklerden bağımsız olarak her temsilci iki hat arar.

• 1:1 oranında — Temsilci başına bir hat. Çağrının bağlantı kurma riski neredeyse sıfır, temsilci boşta değil. Değerli listeler, potansiyel müşteriler veya terk edilen çağrıların en aza indirilmesi gereken düzenlenmiş kampanyalar için en uygunudur.
• 2:1 veya 3:1 oranı — Temsilci başına iki veya üç satır. Daha fazla numara denendiği için işlem hızı daha yüksek, ancak tüm temsilciler meşgulken canlı bir yanıt gelme olasılığı da az da olsa mevcut.

Oran tahmine dayalı değil, sabit olduğundan, otomatik arama sistemi, öngörülebilirlik ve daha düşük terk riski karşılığında ham işlem hacminden biraz ödün verir. Bu ödünleşme, birçok ekibin onu seçmesinin tam nedenidir. Otomatik arama sistemini şunlarla eşleştirebilirsiniz: DialerBee'nin arama kontrolleri Oranı listenizin kalitesine ve uyumluluk durumunuza göre ayarlamak için.

Otomatik Arama Sisteminin Artıları ve Eksileri

Avantajlar

• Öngörülebilir tempo. Sabit oran, temsilcilerin nadiren aşırı yüklenmesi ve terk edilen çağrı riskinin düşük ve kontrol edilebilir kalması anlamına gelir.
• Manuel aramadan daha uzun konuşma süresi. Elle arama ve sesli mesaj işleme işlemlerinin ortadan kaldırılmasıyla, temsilciler her saatin daha büyük bir bölümünü canlı görüşmelerde geçiriyorlar; bu da dahili pilot uygulama koşullarında anlamlı bir iyileşme sağlıyor.
• Yapılandırması kolay. Oran belirlemek, tahmine dayalı bir algoritmayı ayarlamaktan çok daha şeffaftır ve bu da yanlış yapılandırma riskini azaltır.
• Uyumluluğu destekleyici kontroller. Muhafazakar oranlar (özellikle 1:1), birçok yargı bölgesinin uyguladığı üst sınırlar içinde terk edilmiş çağrı oranlarını korumayı kolaylaştırır.

Ödünleşmeler

• En yüksek verim daha düşük. Güçlü bir arama özelliği, büyük ve düşük bağlantı sayısına sahip listelerde agresif bir tahmine dayalı modun sağlayabileceği maksimum saatlik bağlantı sayısını elde edemez.
• Koşullara bağlı olarak statik. Yanıt oranları düştüğünde otomatik olarak daha güçlü arama yapmaz, bu nedenle zorlu listelerde işlem hızı düşebilir, bu nedenle oranı manuel olarak artırmadığınız sürece bu durum geçerlidir.

Güç vs. İlerleyici vs. Tahmin Edici

Bu üç otomatik mod, temel olarak kaç numara çevireceklerine karar verme biçimlerinde farklılık gösterir. Güçlü arama sistemi sabit bir oran kullanırken, aşamalı arama sistemi yalnızca bir temsilci hazır olduğunda tek tek numara çevirir ve öngörücü arama sistemi ise temsilcinin müsaitliğinden önce arama yapmak için istatistikleri kullanır.

Her modun daha ayrıntılı açıklaması için lütfen sayfamıza bakın. dört arama modu açıklandı rehber ve okuyun Tahminli arama cihazı nedir? Spektrumun en agresif ucunu anlamak için.

Otomatik Arama Cihazının En İyi Kullanım Alanları

• Orta hacimli dışa dönük kampanyalar Tahmin edilebilir ilerleme hızının, maksimum ham verimden daha önemli olduğu yerlerde.
• Tahsilat ve BPO kuyrukları Manuel arama yöntemine göre daha uzun konuşma süresi gerektiren, ancak terk edilen çağrı oranlarını yasal sınırlar içinde tutan yöntemler.
• Telekom bayilik iletişimi ve yenilemeleri Bağlantı hızlarının makul olduğu listelerde, 2:1 oranı hız ve kontrolü dengelemektedir.
• Otomatik arama özelliğine yeni başlayan ekipler Tahmine dayalı hız belirleme yöntemini düşünmeden önce şeffaf, kolay ayarlanabilir bir mod isteyenler.

DialerBee'nin Güçlü Arama Sistemi Nasıl Çalışır?

DialerBee, otomatik arama özelliğini sabit bir ayar yerine seçilebilir birkaç arama modundan biri olarak ele alır. Her kampanya için bir oran seçersiniz ve otomatik, kademeli ve kademeli arama modları arasında geçiş yapabilirsiniz. tahmini arama Liste kaliteniz ve personeliniz değiştikçe, kampanyayı yeniden oluşturmanıza gerek kalmaz. Dahili telesekreter algılama özelliği, sesli mesajları filtreleyerek temsilcilerin yalnızca canlı görüşmeleri ele almasını sağlar ve DialerBee'nin dil duyarlı yapay zekası, platformun desteklediği 9 dilde görüşmeleri yönlendirmeye ve desteklemeye yardımcı olur.

Uyumluluk tarafında, DialerBee, yapılandırılabilir oranlar, terk edilmiş çağrı izleme, arama penceresi uygulaması ve durum takibi gibi uyumluluğu destekleyici kontrolleri güçlü arama sisteminin üzerine ekleyerek, düzenlemeye tabi çağrı merkezlerindeki operatörlerin hızlarını kendi yetki alanlarındaki geçerli kurallarla uyumlu hale getirmelerini sağlar. Hız şeffaf ve oran tabanlı olduğundan, ekipler kampanyalarının nasıl davrandığını tam olarak belgeleyebilir; bu, şeffaf olmayan bir tahmin algoritmasıyla yapılması daha zordur.

Sıkça Sorulan Sorular

Otomatik arama cihazı ile manuel arama cihazı arasındaki fark nedir?

Otomatik arama sistemi, numaraları otomatik olarak arayan tüm sistemleri kapsayan geniş bir kategoridir. Güçlü arama sistemi ise, belirli bir orana göre her temsilci için sabit sayıda hat arayan ve otomatik olarak bir sonraki kişiye geçen özel bir otomatik arama sistemi türüdür. Dolayısıyla her güçlü arama sistemi bir otomatik arama sistemidir, ancak her otomatik arama sistemi güçlü arama sistemi değildir.

Otomatik arama cihazında hangi oranı ayarlamalıyım?

Bu, listenizin kalitesine ve uyumluluk gereksinimlerine bağlıdır. 1:1 oranı, terk edilen çağrı riskini en aza indirir ve yüksek değerli veya hassas listeler için uygundur. 2:1 veya 3:1 oranı, bağlantı oranları düşük olan listelerde verimliliği artırır, ancak her temsilcinin meşgul olduğu bir anda canlı bir yanıt gelme olasılığını da artırır. Başlangıçta daha temkinli davranın ve ölçülen bağlantı ve terk oranlarınıza göre ayarlama yapın.

Otomatik arama sistemi, cevapsız kalan aramaları azaltır mı?

Tahminli arama sistemlerine kıyasla, otomatik arama sistemleri genellikle daha az terk edilmiş çağrı üretir çünkü arama hızı sabittir ve temsilcinin müsaitliğinden önce arama yapmaz. 1:1 oranında risk çok düşüktür. Bu durum, otomatik aramayı, terk edilmiş çağrı oranlarını yasal sınırlar içinde tutması gereken ekipler için yaygın bir tercih haline getirir, ancak tek başına uyumluluğu garanti etmez.

Otomatik arama sistemi, öngörücü arama sisteminden daha mı iyidir?

İkisi de evrensel olarak daha iyi değil; farklı hedeflere göre optimize edilmişlerdir. Güçlü arama sistemi öngörülebilirliği, şeffaflığı ve düşük terk oranını destekler. Tahmine dayalı arama sistemi ise büyük, düşük bağlantı oranına sahip listelerde maksimum verimliliği hedefler. Birçok işlem, kampanya türüne bağlı olarak modlar arasında geçiş yapar ve DialerBee, kampanyayı yeniden oluşturmaya gerek kalmadan bunu destekler.

Otomatik arama özelliği ne kadar daha fazla konuşma süresi sağlar?

Manuel arama, bekleme süresi ve sesli mesaj işleme işlemlerini ortadan kaldırarak, otomatik arama sistemi, bir temsilcinin her saatte canlı görüşmede geçirdiği süreyi artırır. Kesin artış, liste kalitesine, oranına ve cevap oranlarına bağlıdır ve dahili pilot koşullarda gözlemlenen rakamlar, garantili olmaktan ziyade yol gösterici olarak değerlendirilmelidir.