Önizleme Arama Ekranı Nedir?

Ön izleme arama modu, tüm otomatik arama modları arasında temsilci tarafından en çok kontrol edilebilen moddur. Temsilciyi bir sonraki arayan kişiye bağlamak yerine, ekranda bir sonraki iletişim kaydını gösterir ve duraklatır. Temsilci hesap notlarını, geçmiş işlemleri, ödenmemiş bakiyeyi veya işlem aşamasını okur ve ancak o zaman aramayı başlatmaya, kaydı atlamaya veya yeniden planlamaya karar verir. Temsilci hazır olana kadar hiçbir şey otomatik olarak gerçekleşmez - ki bu da tam olarak amaçlanan şeydir.

Bu mod, her giden görüşmenin bir sayı oyunu olmadığı gerçeğinden kaynaklanmaktadır. Karmaşık B2B satışları, yüksek değerli hesaplar, hassas tahsilatlar ve ön görüşme incelemesi gerektiren düzenlemeye tabi aramalar için, hazırlıksız bir temsilciyi canlı bir kişiyle bağlantılandırmak faydadan çok zarar verir. Ön izleme arama sistemi, saat başına konuşma süresinden ziyade görüşme kalitesini ve hazırlığını optimize eder.

Önizleme Arama Uygulaması Nasıl Çalışır?

Ön izleme arama sisteminin iş akışı, kasıtlı olarak doğrusal ve insan temposuna uygun şekilde tasarlanmıştır. İşte adım adım mantık:

Adım 1: Sunumu kaydedin. Sistem, kampanya listesinden bir sonraki kişiyi seçer ve temsilcinin çalışma alanında eksiksiz kaydı görüntüler: ad, şirket, telefon numarası, geçmiş arama sonuçları, CRM notları, hesap değeri ve kampanyanın görüntülenmesi için yapılandırılmış tüm özel alanlar.

Adım 2: Temsilci değerlendirmesi. Temsilci bağlamı inceler. Bir tahsilat görüşmesinde bu, ödeme geçmişini ve son ödeme taahhüdünü kontrol etmek anlamına gelebilir. Bir B2B satış görüşmesinde ise son toplantı notlarını ve mevcut fırsat aşamasını gözden geçirmek anlamına gelebilir. Bu önizleme penceresi, modun belirleyici özelliğidir.

3. Adım: Temsilcinin kararı. Temsilci bir işlem seçer: ilgili kişiyi aramak, bir sonraki kayda geçmek (örneğin, zamanlama açıkça yanlışsa) veya daha uygun bir zaman dilimi için yeniden planlamak. Bazı yapılandırmalar, kayıtların süresiz olarak boşta kalmaması için bir önizleme süresi sınırı sağlar, ancak aramayı her zaman temsilci başlatır.

Adım 4: Çağrı yerleştirme ve sonuçlandırma. Temsilci arama yapmak için tıkladığında, sistem tek bir arama gerçekleştirir. Temsilci görüşmeyi yönetir, ardından sonucu kaydeder — satış, ödeme sözü, geri arama, cevap yok, yanlış numara — ve sistem bir sonraki kayda geçer.

Her temsilciye yalnızca bir arama yapıldığı ve bu aramaların da yalnızca temsilci tarafından başlatıldığı için, gereksiz aramalar ve dolayısıyla terk edilmiş aramalar olmaz. DialerBee önizleme arama uygulaması CRM bağlamını ve durum kaydını tek bir ekranda tutarken, tam olarak bu modeli izler.

Önizleme Aramasının Artıları ve Eksileri

Avantajlar

• Maksimum arama kalitesi. Müşteri temsilcileri her görüşmeye hazırlıklı gelir; bu da özellikle yüksek değerli veya duygusal açıdan hassas görüşmelerde müşteriyle iletişimi, dönüşüm oranını ve müşteri deneyimini iyileştirir.
• Terk edilme oranı neredeyse sıfır. Her temsilci için bir çağrı ve çağrıların manuel olarak başlatılması, arayanların asla sessizlikle veya bağlantı kopmasıyla karşılaşmaması anlamına gelir.
• Mevzuata uygun. Kurallar veya iç politika gereği aramadan önce bir insan tarafından onay, hesap durumu veya arama yapılmaması gereken numaraların incelenmesi gerektiğinde, ön izleme adımı doğal bir kontrol noktası sağlar.
• Temsilcinin değerlendirmesi saklı tutulmuştur. Temsilciler, zamanlaması uygun olmayan kayıtları atlayabilir veya körü körüne bir liste üzerinde çalışmak yerine en umut vadeden hesaplara öncelik verebilirler.

Ödünleşmeler

• Daha düşük ajan kullanımı. Temsilciler kayıtları incelemek, zil seslerini ve sesli mesajları dinlemek için zaman harcadıkları için, dahili pilot koşullarında görüşme süresi genellikle temsilci saati başına 15-20 dakika civarında seyrediyor; bu da tahmini arama sisteminin çok altında.
• Büyük ölçekte kişi başı maliyet artar. Her kaydın eşit öneme sahip olduğu yüksek hacimli kampanyalarda, ön izleme araması otomatik modlara kıyasla verimsizdir.
• Hız, ajana bağlıdır. Yavaş veya dikkati dağılmış bir çalışan kayıtların beklemesine neden olabilir, bu nedenle yöneticiler genellikle önizleme modunu isteğe bağlı inceleme süresi sınırlarıyla birlikte kullanırlar.

Önizleme vs. Aşamalı vs. Güç vs. Tahmin Edici

Ön izleme araması, dört yaygın arama modundan biridir. Doğru seçim, çağrı hacminize, ekip büyüklüğünüze ve her görüşme için ne kadar ön hazırlık gerektiğine bağlıdır.

Temel fark şu: önizleme araması, arama zamanını belirleme yetkisini insana bırakırken, tahmini arama Algoritmayı devreye sokar ve temsilcileri yalnızca cevaplanan aramalara bağlar. İlerleyici ve güçlü arama yöntemleri ise bunların arasında yer alır; otomatik yerleştirme sağlar ancak aşırı aramayı tahmin etmez. Birçok operasyon, tek bir yaklaşım seçmek yerine farklı kampanyalarda birden fazla modu kullanır.

Önizleme Arama Uygulamasının En İyi Kullanım Alanları

• Karmaşık B2B satışları. Her bir hesabın büyük bir öneme sahip olduğu ve görüşmenin son temas noktasını hatırlamaya bağlı olduğu durumlarda, hazırlık miktardan daha önemlidir.
• Yüksek değerli veya VIP hesaplar. Kurumsal yenilemeler, varlık yönetimi ve kilit müşteri iletişimi, aramadan önce ilişkiyi tanıyan bir temsilciden fayda sağlar.
• Hassas koleksiyonlar. Borçluyla görüşmeden önce ödeme geçmişini, önceki taahhütleri ve hesapla ilgili uyarıları incelemek, hem etkinliği hem de saygılı ve yasalara uygun bir görüşmeyi destekler.
• Düzenlemeye tabi ön görüşme incelemesi. Politika veya düzenlemeler gereği aramadan önce onay durumunun, arama yapılmaması gereken numaraların veya hesap uygunluğunun kontrol edilmesi gerektiğinde, önizleme adımı yerleşik bir kontrol noktası sağlar.
• Düşük hacimli, yüksek riskli kampanyalar. Özenle hazırlanmış listelerle çalışan küçük ekipler, otomatik tempo belirleme yönteminden ziyade kaliteden daha fazla fayda sağlar.

DialerBee'nin Önizleme Arama Özelliği Nasıl Çalışır?

BroadNet tarafından geliştirilen DialerBee, tek bir platformda dört arama modundan biri olarak önizleme arama özelliğini sunuyor; diğer seçenekler ise aşamalı, güçlü ve tahmini aramaKampanya yöneticileri, önizleme modunu belirli kampanyalara veya hatta belirli liste bölümlerine atayabilir; böylece hassas, yüksek değerli bir liste önizleme modunda çalışırken, toplu bir liste tahmine dayalı modda çalışır ve tüm bunlar araçlar arasında geçiş yapmaya gerek kalmadan gerçekleştirilebilir.

Önizleme modunda, DialerBee temsilci masaüstü, hesap geçmişi, geçmiş durumlar, notlar ve özel alanlar dahil olmak üzere tüm iletişim kaydını ve CRM bağlamını tek bir ekranda gösterir; böylece temsilciler arama yapmadan önce her şeyi inceleyebilir. Durum kaydı aynı çalışma alanında gerçekleşir ve CRM kaydı manuel kopyala-yapıştır işlemine gerek kalmadan güncel kalır. Platform tarayıcı tabanlı olduğundan ve WebRTC üzerinden bağlandığından, önizleme araması, herhangi bir yazılım yüklemeye gerek kalmadan uzaktan ve dağıtılmış ekipler için çalışır.

Önizleme modu, DialerBee'nin uyumluluğu destekleyen kontrollerini de devralır: DNC listesi yönetimi, saat dilimi arama pencereleri, onay takibi ve yapılandırılabilir saklama süresiyle çağrı kaydı. Bunlar, uyumluluğu destekleyen yapılandırılabilir kontrollerdir; yasal incelemeyi veya herhangi bir yargı alanındaki düzenleyici uyumluluğu garanti etmezler. Ayrıca, DialerBee'nin dil duyarlı yapay zekası 9 dili (İngilizce, Arapça, İspanyolca, Fransızca, Almanca, İtalyanca, Türkçe, Hintçe ve Urduca) desteklediği için önizleme kampanyaları çok dilli BPO ve telekom operasyonlarında çalışır.

Sıkça Sorulan Sorular

Önizleme arama sistemi ile tahmini arama sistemi arasındaki temel fark nedir?

Önizleme arama sistemi, aramadan önce temsilciye iletişim kaydını gösterir ve temsilcinin arama yapmak için tıklamasını bekler; bu işlemde insan kontrolü tamamen kendindedir ve her seferinde yalnızca bir arama yapılır. Tahminli arama sistemi ise bir algoritma kullanarak aynı anda birçok numarayı arar ve temsilcileri yalnızca cevaplanan aramalara bağlar; bu da konuşma süresini en üst düzeye çıkarır ancak terk edilmiş aramalar olasılığını da beraberinde getirir. Önizleme arama kalitesi ve kontrolü için optimize edilmiştir; tahminli arama ise hacim ve kullanım oranı için optimize edilmiştir.

Ön izleme arama uygulamasında terk edilmiş aramalar var mı?

Hayır. Çünkü önizleme arama sistemi, her temsilci için tam olarak bir arama yapar ve yalnızca temsilci aramayı seçtiğinde arama gerçekleştirir; bu nedenle aşırı arama olmaz ve sonuç olarak terk edilmiş aramalar da olmaz. Bu, önizleme modunun, terk edilmiş aramaların ortaya çıkmasının endişe kaynağı olduğu düzenlenmiş ortamlar ve hassas iletişim faaliyetleri için uygun olmasının nedenlerinden biridir.

Otomatik arama modu yerine önizlemeli aramayı ne zaman kullanmalıyım?

Hazırlığın hacimden daha önemli olduğu durumlarda ön izlemeli arama kullanın: karmaşık B2B satışları, yüksek değerli hesaplar, hassas tahsilatlar ve ön aramada onay veya hesap durumunun incelenmesini gerektiren kampanyalar. Daha büyük temsilci havuzlarına sahip, yüksek hacimli, az temaslı kampanyalar için ise genellikle aşamalı, güçlü veya tahmine dayalı arama daha iyi verimlilik sağlar.

Ön izleme arama sisteminden ne tür bir temsilci kullanım oranı bekleyebilirim?

Ön izleme araması, dahili pilot koşullarında, temsilcilerin kayıtları incelemesi ve zil sesleri ile sesli mesajları beklemesi nedeniyle, temsilci saati başına genellikle 15-20 dakika konuşma süresi üretir. Bu, otomatik modlardan daha düşüktür, çünkü bu mod, daha iyi hazırlanmış, daha yüksek kaliteli görüşmeler için ham verimlilikten ödün verir.

DialerBee aynı anda önizleme ve tahmini arama işlevlerini çalıştırabilir mi?

Evet. DialerBee, tek bir platform içinde önizleme, aşamalı, güçlü ve tahmini arama özelliklerini destekler ve kampanya yöneticileri, kampanya başına veya liste segmenti başına farklı modlar atayabilir. Tek bir işlem, yüksek değerli hesap listesi için önizleme modunu ve toplu tahsilat listesi için tahmini modu aynı anda, araç değiştirmeye veya veri dışa aktarmaya gerek kalmadan çalıştırabilir.