Pour les campagnes de rappel

Automatisé Appeleur de rappel de rendez-vous Réduire le nombre de rendez-vous manqués

Effectuez des appels sortants de rappel de rendez-vous avec confirmation et reprogrammation par touche 1, messagerie vocale sur répondeur, voix multilingue et suivi optionnel SMS ou WhatsApp.

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Réponse rapide

Un système de rappel de rendez-vous est un logiciel d'appels sortants qui contacte automatiquement les clients ou les patients avant un rendez-vous. DialerBee déclenche des campagnes de rappel à partir de votre agenda ou de votre CRM , diffuse un menu vocal IVR pour confirmer, reporter ou annuler un rendez-vous, laisse un message vocal clair lorsqu'il détecte un répondeur et peut envoyer un SMS ou un message de suivi WhatsApp. Il prend en charge la reconnaissance vocale par IA multilingue dans 9 langues et propose des contrôles de conformité pour les plages horaires d'appel, le consentement, la suppression DNC et l'enregistrement, que les organisations configurent selon leurs politiques et réglementations en vigueur. Les résultats varient selon la campagne, la qualité de la liste et la juridiction.

Confidentialité et contrôles

Contrôles de conformité pour campagnes de rappel

Application des règles relatives aux fenêtres d'appel

Règles configurables pour les heures d'appel avec détection du fuseau horaire afin que les rappels parviennent aux personnes pendant les plages horaires locales autorisées.

Suppression du consentement et DNC

Supprimer automatiquement les numéros figurant sur la liste d'opposition au démarchage téléphonique et les numéros de désabonnement, et conserver les preuves de consentement avec horodatage et enregistrements sources.

Commandes d'enregistrement

Enregistrement des appels configurable avec durée de conservation, contrôles d'accès et lecture via URL signée. Activation ou désactivation par campagne.

Journalisation des divulgations et des audits

Documentez les informations requises et conservez des journaux d'audit en lecture seule pour chaque tentative et décision de refus. Exportables pour analyse interne.

Important: Les organisations peuvent configurer les plages horaires d'appel, le consentement, DNC , l'enregistrement et les contrôles de divulgation conformément à leurs politiques internes et à la réglementation en vigueur. Pour les rappels de soins de santé, DialerBee prend en charge les flux de travail respectueux de la vie privée ; il ne revendique aucune certification. DialerBee fournit l'outil ; il incombe à votre organisation de le configurer afin de répondre à ses exigences réglementaires spécifiques.

Défis

Pourquoi les clients qui ne se présentent pas continuent-ils à venir ? nuire à votre calendrier

Rendez-vous oubliés

Les clients et les patients oublient leurs rendez-vous lorsqu'aucun appel de rappel n'est effectué avant la date prévue.

Surcharge de numérotation manuelle

Le personnel de la réception ne peut pas appeler manuellement chaque réservation, les rappels sont donc parfois oubliés lorsque la journée est chargée.

Aucune solution de reprogrammation facile

Sans option de confirmation ou de report lors de l'appel, les gens ne se présentent tout simplement pas au lieu de déplacer le créneau horaire.

Une seule chaîne

Les rappels uniquement vocaux ou SMS ne permettent pas d'atteindre les personnes qui réagissent mieux par un autre canal ou dans une autre langue.

Messages vocaux inutiles

Les campagnes manuelles raccrochent sur la messagerie vocale ou laissent des messages peu clairs, si bien que le rappel n'arrive jamais à destination.

Annulations tardives

Les annulations arrivent trop tard pour pourvoir le créneau horaire car aucune démarche proactive n'a été entreprise au préalable.

Comment ça marche

Flux de travail de rappel DialerBee peut prendre en charge

Déclencheurs de planification et CRM

Lancez des campagnes de rappel automatiques depuis votre calendrier ou votre CRM . Envoyez des rappels la veille et le jour même, avec une logique de nouvelle tentative en cas d'absence de réponse.

Appuyez sur 1 pour confirmer

Un menu de type IVR , conçu à l'aide de l'outil de conception visuelle des flux, permet aux destinataires d'appuyer sur 1 pour confirmer le rendez-vous. Les confirmations sont automatiquement enregistrées dans vos dossiers.

Gestion des reprogrammations

Offrez aux destinataires la possibilité d'appuyer sur une touche pour demander un nouveau créneau horaire ou un rappel, puis acheminez les reports vers une file d'attente de suivi pour votre équipe.

Se désinscrire de l'appel

Proposez une option de désabonnement claire pour que les destinataires puissent interrompre les futurs appels de rappel. Les options de désabonnement sont automatiquement désactivées pour les campagnes suivantes.

Messagerie vocale sur répondeur

La détection du répondeur identifie la messagerie vocale et laisse un message de rappel préenregistré clair au lieu de raccrocher ou de gaspiller la tentative.

Suivi par SMS et WhatsApp

Après l'appel, envoyez un SMS ou un message WhatsApp basé sur un modèle, indiquant l'heure et le lieu du rendez-vous, ainsi qu'un lien pour confirmer ou reporter celui-ci.

Cartographie des fonctionnalités

Comment DialerBee cartes pour les besoins de rappel

Défi	Fonctionnalités de DialerBee	Résultat commercial
Rendez-vous oubliés	Campagnes de rappel planifiées et déclenchées CRM avec nouvelle tentative	Peut contribuer à réduire les rendez-vous manqués
Confirmer et reprogrammer	Appuyez sur 1 pour confirmer les menus dans le Créateur IVR	Les destinataires confirment ou modifient les créneaux horaires de l'appel.
Messages vocaux inutiles	IA AMD laisse un message vocal clair	Davantage de rappels atterrissent réellement
Canal unique	WhatsApp et SMS follow-up	Touchez les gens sur leur canal préféré
Règles relatives à la fenêtre d'appel et au consentement	Contrôles de conformité	Contacter les personnes dans les fenêtres autorisées

Idéal pour

Les cliniques et les cabinets dentaires rappellent aux patients leurs rendez-vous.
Les équipes juridiques, de conseil financier et de services à domicile confirment les rendez-vous
Salons et entreprises multi-sites avec un volume de réservations élevé
Les BPO gèrent des campagnes de rappel pour plusieurs clients (multi-locataires)

Pas idéal pour

Plateformes de réservation ou de planification en libre-service
remplacement du dossier médical électronique (DME) ou du système de gestion de cabinet
Services de réception ou de réponse téléphonique uniquement (appels entrants)

Foire aux questions

Comment un système de rappel de rendez-vous permet-il de réduire les absences non justifiées ?

Le système appelle automatiquement chaque personne ayant pris rendez-vous, diffuse un rappel et propose une option de confirmation ou de report (appuyer sur 1) afin d'éviter les oublis. L'envoi d'un SMS ou d'un message de suivi via WhatsApp renforce le message sur un autre canal. Lors de tests en interne, cette méthode a permis de réduire le nombre de rendez-vous manqués ; les résultats varient en fonction du public cible, de la qualité de la liste et de la configuration.

Comment fonctionnent les fonctions de confirmation, de report et de désinscription lors d'un appel ?

Vous créez un menu de type IVR dans l'éditeur visuel de flux. Les destinataires appuient sur une touche pour confirmer, demander un nouveau créneau horaire ou un rappel, ou se désinscrire des futurs appels de rappel. Les confirmations sont enregistrées, les reports sont placés dans une file d'attente de suivi et les désinscriptions sont ignorées lors des campagnes ultérieures.

Que se passe-t-il lorsque l'appel aboutit à la messagerie vocale ?

La détection de répondeur identifie les messages vocaux et laisse un rappel préenregistré clair avec les détails du rendez-vous, évitant ainsi de raccrocher ou de perdre son temps. Vous personnalisez le message vocal pour chaque campagne.

Les rappels peuvent-ils être envoyés en plusieurs langues ?

Oui. DialerBee utilise une intelligence artificielle vocale capable de reconnaître les langues dans 9 langues, dont l'arabe et l'ourdou avec une prise en charge de droite à gauche, ce qui vous permet de joindre une clientèle diversifiée dans leur langue préférée.

Est-ce adapté aux rappels de soins de santé ?

DialerBee prend en charge les flux de travail respectueux de la vie privée grâce à des contrôles configurables du consentement, de la fenêtre d'appel, de l'enregistrement et de la divulgation, et ne revendique aucune certification. Votre organisation configure ces contrôles afin de se conformer à ses politiques internes et à la réglementation applicable.

Réduisez les absences non justifiées grâce aux rappels de rendez-vous automatisés.

Découvrez comment DialerBee peut gérer des campagnes de rappels pour votre équipe ou vos clients. Consulter les tarifs or explorer les contrôles de conformité.

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