Rendez-vous et rappels
Réservé lors de l'appel, rappelé avant le jour
Un portail de prise de rendez-vous avec affichage par jour, semaine et mois, un catalogue de services avec durées, ressources et règles de capacité, des rappels par SMS, WhatsApp et e-mail, et une synchronisation du calendrier permettant à l'agent vocal IA de réserver un créneau horaire réel pendant que le client est encore au téléphone.
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Réponse rapide
Ce que vous obtenez
Tout dans un espace de travail
Vues par jour, semaine et mois
Le portail des rendez-vous affiche le jour où vous travaillez, la semaine que vous remplissez et le mois que vous planifiez, sans rien exporter.
Affectation du personnel
Chaque rendez-vous est attribué à un membre du personnel ; le calendrier indique donc qui effectue telle ou telle tâche, et pas seulement ce qui est réservé.
Remarques concernant le rendez-vous
Les notes sont directement intégrées à la réservation, où la personne prenant le rendez-vous les lira.
Catalogue de services
Chaque prestation a sa durée, les ressources nécessaires et son prix ; une réservation sait donc combien de temps elle prend et ce qu'elle occupe.
règles de capacité
Les règles de capacité sont appliquées dès la réservation. Lorsqu'un service est complet, la réservation est refusée plutôt que d'être effectuée en double réservation et traitée ultérieurement.
Rappels concernant une politique
Des rappels sont envoyés par SMS, WhatsApp et e-mail conformément à la politique que vous avez définie, afin que personne n'ait à se souvenir de les envoyer.
Envoyer maintenant
Lorsqu'un rappel de politique ne suffit pas, envoyez-en un immédiatement après le rendez-vous.
Pièces jointes ICS
Les rappels peuvent contenir une pièce jointe ICS, ce qui permet d'ajouter le rendez-vous au calendrier du client en un seul clic.
Synchronisation de Google Agenda et de Microsoft 365
Synchronisation au niveau de l'organisation et avec le calendrier de chaque agent, avec vérification des disponibilités et notifications de changement.
Layla réserve sur l'appel
L'agent vocal IA effectue les réservations, les reports et les annulations pendant un appel téléphonique, après vérification de la disponibilité, en ne citant que les prix figurant au catalogue.
Rapports de réservation et de livraison
Des rapports de réservation détaillant les réservations effectuées, ainsi qu'un rapport sur l'envoi des messages indiquant si les rappels ont effectivement été envoyés.
Rôle de spectateur réservé
Un rôle en lecture seule pour les personnes qui ont besoin de consulter le journal sans pouvoir le modifier.
Le journal
Un calendrier qui sait le coût d'un service
Le portail de prise de rendez-vous propose des vues journalières, hebdomadaires et mensuelles, avec l'affectation du personnel et des notes pour chaque réservation. Le catalogue de services sous-jacent garantit la fiabilité de l'agenda.
Chaque service a une durée, les ressources nécessaires et un prix. Les règles de capacité sont appliquées dès la réservation ; un service complet est donc refusé d’emblée plutôt que d’être accepté puis ajusté ultérieurement.
- Vues par jour, semaine et mois dans un seul portail
- Affectation du personnel et notes sur chaque rendez-vous
- Catalogue de services avec durée, ressources nécessaires et prix
- Les règles de capacité sont appliquées au moment de la réservation ; un service complet refuse la réservation.
« Envoyé » n'est pas la même chose que livré
Les rappels sont envoyés par SMS, WhatsApp et e-mail selon une politique que vous avez définie une seule fois, et vous pouvez en envoyer un immédiatement depuis le rendez-vous en cas de changement. Une pièce jointe ICS ajoute directement le rendez-vous à l'agenda du client.
Vient ensuite une partie souvent négligée : le rapport des messages envoyés. Ce rapport indique les messages réellement envoyés depuis la plateforme sur chaque canal, en complément des rapports de réservation qui indiquent les réservations effectuées. Une absence non justifiée change la donne lorsqu'on peut vérifier si le rappel a bien été envoyé.
- Rappels SMS, WhatsApp et e-mail concernant une police d'assurance
- Envoyez maintenant depuis le rendez-vous pour les exceptions
- Pièce jointe ICS pour que le rendez-vous s'affiche dans l'agenda du client
- Rapports de réservation, ainsi qu'un rapport des messages envoyés pour la livraison des rappels
Calendriers et IA
Réservé lors de l'appel, contre un véritable chèque de disponibilité
DialerBee se synchronise avec Google Agenda et Microsoft 365, à la fois au niveau de l'organisation et avec l'agenda personnel de chaque agent, avec des vérifications de disponibilité et des notifications de changement afin qu'un créneau réservé ailleurs ne reste pas disponible à la réservation ici.
C’est ce qui permet à l’agent vocal IA de Layla de réserver, de reprogrammer et d’annuler des rendez-vous pendant un appel téléphonique. Il vérifie la disponibilité avant de proposer un créneau horaire et n’affiche que les prix figurant dans le catalogue de services ; ainsi, l’appelant ne se voit jamais promettre un créneau indisponible ou un prix non fixé.
- Synchronisation de Google Agenda et de Microsoft 365 à l'échelle de l'organisation
- Le calendrier de chaque agent se synchronise également, avec des notifications de modification.
- Vérifications d'occupation gratuites avant l'heure proposée
- Layla effectue les réservations, les modifications et les annulations par téléphone, en se basant uniquement sur les prix du catalogue.
- Réservation du rôle de lecteur pour un accès en lecture seule au journal
Comment ça compare
| Une page de réservation à côté de votre système téléphonique | Rendez-vous DialerBee | |
|---|---|---|
| L'endroit où la réservation est effectuée | Sur un formulaire web, alors que le téléphone sonne sans réponse | Lors de l'appel lui-même, par un agent ou par l'agent vocal Layla AI |
| Disponibilité | Quoi que la page de réservation croie | Vérification des disponibilités dans Google Agenda ou Microsoft 365, à l'échelle de l'organisation et par agent |
| Surréservation | Deux réservations arrivent au même créneau horaire et quelqu'un règle le problème. | Les règles de capacité empêchent la réservation lorsque le service est complet. |
| Prix indiqués par l'IA | Quoi que dise le modèle | Seuls les prix figurant dans le catalogue de services sont pris en compte. |
| Rappels | Un seul canal, et aucune preuve de son arrivée | SMS, WhatsApp et e-mail concernant une politique, l'envoi immédiat, les pièces jointes ICS et un rapport de distribution des messages envoyés |
Foire aux questions
Qu'est-ce que le portail de rendez-vous dans DialerBee ?+
Il s'agit du calendrier utilisé par le centre de contact pour ses réservations. Il fonctionne par jour, semaine et mois ; chaque rendez-vous est attribué à un membre du personnel et des notes y sont jointes. Les services correspondants proviennent d'un catalogue qui précise la durée, les ressources nécessaires et le prix de chaque prestation.
Deux personnes peuvent-elles réserver le même créneau horaire ?+
Les règles de capacité s'appliquent dès la réservation. Si le service est complet, la réservation est refusée immédiatement, sans possibilité d'acceptation ni de traitement ultérieur.
Comment les rappels sont-ils envoyés ?+
Par SMS, WhatsApp et e-mail, selon une politique de rappel que vous configurez une seule fois. Vous pouvez également envoyer un rappel immédiatement après un rendez-vous en cas de changement, et ces rappels peuvent inclure une pièce jointe ICS pour que le rendez-vous s'affiche dans l'agenda du client.
Comment savoir si un rappel a bien été envoyé ?+
Il existe un rapport sur les messages envoyés concernant la distribution des rappels, en plus des rapports de réservation qui recensent les réservations effectuées. Cette distinction est importante, car une absence non justifiée suite à l'envoi du rappel constitue un problème différent d'une absence non justifiée suite à son envoi.
Avec quels calendriers DialerBee se synchronise-t-il ?+
Google Agenda et Microsoft 365. La synchronisation s'effectue à l'échelle de l'organisation et également avec le calendrier personnel de chaque agent, avec des vérifications de disponibilité avant la proposition d'un créneau et des notifications de changement lorsqu'une modification est apportée de l'autre côté.
L'agent vocal IA peut-il prendre un rendez-vous pendant un appel ?+
Oui. Layla permet de réserver, de modifier et d'annuler des rendez-vous par téléphone. L'application vérifie la disponibilité des clients avant de proposer un créneau horaire et n'affiche que les tarifs figurant dans son catalogue de services ; ainsi, l'appelant ne se voit pas proposer un créneau déjà pris ou un prix non fixé.
Est-il possible de consulter le journal intime sans pouvoir le modifier ?+
Oui. Le rôle de consultant en réservations donne un accès en lecture seule aux réservations, ce qui convient à un réceptionniste, à un franchisé ou à un client qui souhaite une visibilité sans droits de modification.
Est-ce que cela fonctionne en arabe ?+
La plateforme prend en charge 11 langues et l'agent vocal IA est compatible avec les dialectes arabes, permettant ainsi de prendre un appel de réservation en arabe. Vous pouvez rédiger vous-même les modèles de rappels, dans la langue de vos clients.
Voir un créneau horaire réservé lors d'un appel en direct, sur un locataire de démonstration
Visite guidée de 30 minutes d'un appartement témoin, en anglais ou en arabe.