Rendez-vous et rappels
Logiciel de rappels de rendez-vous : réservé pendant l'appel
Un portail de rendez-vous en vues jour, semaine et mois, un catalogue de prestations avec durées, ressources et règles de capacité, des rappels par SMS, WhatsApp et e-mail, et une synchronisation d'agenda qui permet à l'agent vocal IA de réserver un vrai créneau pendant que le client est encore au téléphone.
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Réponse rapide
Ce que vous obtenez
Tout dans un seul espace de travail
Vues par jour, semaine et mois
Le portail de rendez-vous affiche la journée en cours, la semaine que vous remplissez et le mois que vous planifiez, sans rien exporter.
Affectation du personnel
Chaque rendez-vous est attribué à un membre du personnel : l'agenda indique qui s'en charge, pas seulement ce qui est réservé.
Notes sur le rendez-vous
Les notes figurent sur la réservation elle-même, là où la personne qui assure le rendez-vous les lira réellement.
Catalogue de prestations
Chaque prestation a sa durée, les ressources dont elle a besoin et son prix : une réservation sait donc combien de temps elle dure et ce qu'elle mobilise.
Règles de capacité
Les règles de capacité s'appliquent au moment de la réservation. Lorsque la capacité d'une prestation est atteinte, la réservation est refusée plutôt que d'être faite en double et régularisée plus tard.
Rappels selon une politique
Les rappels partent par SMS, WhatsApp et e-mail selon la politique que vous définissez, pour que personne n'ait à penser à les envoyer.
Envoyer maintenant
Quand un rappel automatique ne suffit pas, envoyez-en un immédiatement depuis le rendez-vous.
Pièces jointes ICS
Les rappels peuvent contenir une pièce jointe ICS : le rendez-vous s'ajoute à l'agenda du client en un geste.
Synchronisation Google Agenda et Microsoft 365
Synchronisation au niveau de l'organisation et avec l'agenda personnel de chaque agent, avec vérification des disponibilités et notifications de modification.
Layla réserve pendant l'appel
L'agent vocal IA réserve, déplace et annule des rendez-vous pendant un appel téléphonique, après vérification des disponibilités, en ne citant que les prix figurant au catalogue.
Rapports de réservation et de remise
Des rapports de réservation pour ce qui a été réservé, et un rapport des messages envoyés pour savoir si les rappels sont réellement partis.
Rôle de consultation des réservations
Un rôle en lecture seule pour les personnes qui doivent voir le planning sans pouvoir le modifier.
Le planning
Un agenda qui sait ce que vous coûte une prestation
Le portail de rendez-vous fonctionne en vues jour, semaine et mois, avec affectation du personnel et notes sur chaque réservation. Derrière lui se trouve le catalogue de prestations, et c'est lui qui rend le planning fiable.
Chaque prestation a une durée, les ressources qu'elle requiert et un prix. Les règles de capacité s'appliquent au moment de la réservation : une prestation complète est refusée dès la prise de rendez-vous, au lieu d'être acceptée puis démêlée après coup.
- Vues par jour, semaine et mois dans un seul portail
- Affectation du personnel et notes sur chaque rendez-vous
- Catalogue de prestations avec durée, ressources nécessaires et prix
- Règles de capacité appliquées à la réservation ; une prestation complète refuse la réservation
Rappels
Envoyé ne veut pas dire remis
Les rappels partent par SMS, WhatsApp et e-mail selon une politique que vous définissez une fois, et vous pouvez en envoyer un immédiatement depuis le rendez-vous en cas de changement. Une pièce jointe ICS place le rendez-vous directement dans l'agenda du client.
Vient ensuite la partie que la plupart des systèmes ignorent. Le rapport des messages envoyés indique ce qui est réellement sorti de la plateforme sur chaque canal, à côté des rapports de réservation qui indiquent ce qui a été réservé. Un rendez-vous manqué ne se discute pas de la même façon quand vous pouvez voir si le rappel est bien arrivé.
- Rappels SMS, WhatsApp et e-mail selon une politique
- Envoi immédiat depuis le rendez-vous pour les exceptions
- Pièce jointe ICS pour que le rendez-vous s'affiche dans l'agenda du client
- Rapports de réservation, plus un rapport des messages envoyés pour la remise des rappels
Les agendas et l'IA
Réservé pendant l'appel, face à une vraie vérification des disponibilités
DialerBee se synchronise avec Google Agenda et Microsoft 365, au niveau de l'organisation comme sur l'agenda personnel de chaque agent, avec vérification des disponibilités et notifications de modification, pour qu'un créneau pris ailleurs ne reste pas réservable ici.
C'est ce qui permet à l'agent vocal IA Layla de réserver, replanifier et annuler pendant un appel téléphonique. Il vérifie la disponibilité (free-busy) avant de proposer un créneau, et n'annonce que les prix présents dans le catalogue de services, afin que l'appelant ne se voie jamais promettre un créneau déjà pris ou un prix que personne n'a fixé. Voir le volet agent sur prise de rendez-vous par IA.
- Synchronisation Google Agenda et Microsoft 365 au niveau de l'organisation
- L'agenda personnel de chaque agent se synchronise aussi, avec notifications de modification
- Vérification des disponibilités avant de proposer un horaire
- Layla réserve, déplace et annule pendant l'appel, uniquement aux prix du catalogue
- Rôle de consultation des réservations pour un accès en lecture seule au planning
Comment il se compare
| Une page de réservation à côté de votre téléphonie | Rendez-vous DialerBee | |
|---|---|---|
| Où la réservation est faite | Sur un formulaire web, pendant que le téléphone sonne dans le vide | Pendant l'appel lui-même, par un agent ou par l'agent vocal IA Layla |
| Disponibilité | Ce que la page de réservation croit savoir | Vérification des disponibilités dans Google Agenda ou Microsoft 365, à l'échelle de l'organisation et par agent |
| Surréservation | Deux réservations tombent sur le même créneau et quelqu'un doit régler le problème | Les règles de capacité refusent la réservation quand la prestation est complète |
| Prix indiqués par l'IA | Ce que dit le modèle | Uniquement les prix du catalogue de prestations |
| Rappels | Un seul canal, et aucune preuve de réception | SMS, WhatsApp et e-mail selon une politique, envoi immédiat, pièces jointes ICS et rapport de remise des messages envoyés |
Questions fréquentes
Qu'est-ce que le portail de rendez-vous dans DialerBee ?+
C'est le planning dans lequel le centre de contact prend ses rendez-vous. Il fonctionne en vues jour, semaine et mois, chaque rendez-vous a un membre du personnel attitré et des notes jointes, et les prestations proviennent d'un catalogue qui fixe la durée, les ressources nécessaires et le prix de chacune.
Peut-on réserver deux personnes sur le même créneau ?+
Les règles de capacité s'appliquent au moment de la réservation. Si la capacité de la prestation est atteinte, la réservation est refusée sur-le-champ au lieu d'être acceptée puis démêlée plus tard.
Comment les rappels sont-ils envoyés ?+
Par SMS, WhatsApp et e-mail, selon une politique de rappel que vous configurez une seule fois. Vous pouvez aussi envoyer un rappel immédiatement depuis un rendez-vous en cas de changement, et les rappels peuvent contenir une pièce jointe ICS pour que le rendez-vous s'ajoute à l'agenda du client.
Comment savoir si un rappel a bien été envoyé ?+
Un rapport des messages envoyés couvre la remise des rappels, à côté des rapports de réservation qui couvrent ce qui a été réservé. Cette séparation compte : un rendez-vous manqué alors que le rappel n'est jamais parti n'est pas le même problème qu'un rendez-vous manqué alors qu'il est bien parti.
Avec quels agendas DialerBee se synchronise-t-il ?+
Google Agenda et Microsoft 365. La synchronisation fonctionne au niveau de l'organisation et aussi sur l'agenda personnel de chaque agent, avec vérification des disponibilités avant de proposer un créneau et notifications de modification quand quelque chose change de l'autre côté.
L'agent vocal IA peut-il prendre un rendez-vous pendant un appel ?+
Oui. Layla réserve, déplace et annule des rendez-vous au cours d'un appel. Elle vérifie les disponibilités avant de proposer un horaire et ne cite que les prix qui existent dans le catalogue de prestations : l'appelant ne se voit pas proposer un créneau déjà pris ni un prix que personne n'a fixé.
Peut-on consulter le planning sans pouvoir le modifier ?+
Oui. Le rôle de consultation des réservations donne un accès en lecture seule aux réservations, ce qui convient à un remplaçant à l'accueil, au propriétaire d'une franchise ou à un client qui veut de la visibilité sans droits de modification.
Est-ce que cela fonctionne en arabe ?+
La plateforme gère 11 langues et l'agent vocal IA comprend les dialectes arabes : un appel de réservation peut donc se faire en arabe. Les modèles de rappels, c'est vous qui les rédigez, dans la langue que lisent vos clients.
Voyez un créneau réservé pendant un appel en direct, sur un tenant de démo
Une présentation de 30 minutes sur un tenant de démo, en anglais ou en arabe.