Solution
La réservation a lieu pendant que vous êtes avec quelqu'un d'autre
Un agent vocal IA qui prend la réservation par appel après vérification des disponibilités, un portail de rendez-vous basé sur un catalogue de services avec des durées réelles et des règles de capacité, des rappels par SMS, WhatsApp et e-mail, et une synchronisation du calendrier avec Google et Microsoft 365.
Essai gratuit de 14 jours · Aucune carte de crédit requise
Réponse rapide
Ce que vous obtenez
Tout dans un espace de travail
Layla prend la réservation
L'agent vocal IA effectue les réservations, les reports et les annulations pendant l'appel téléphonique, après vérification de disponibilité, en ne citant que les prix figurant dans votre catalogue de services.
Un numéro qui répond
Acheminez un numéro entrant vers une file d'attente, un agent, un flux IVR ou un agent vocal IA. Attribuer un numéro à un agent revient à l'attribuer à une file d'attente.
Vues par jour, semaine et mois
Le portail des rendez-vous affiche le jour où vous travaillez, la semaine que vous remplissez et le mois que vous planifiez, sans rien exporter.
Affectation du personnel
Chaque rendez-vous est attribué à un membre du personnel ; l'agenda indique donc qui effectue chaque tâche, et pas seulement ce qui est réservé.
Catalogue de services
Chaque prestation a sa durée, les ressources nécessaires et son prix ; une réservation sait donc combien de temps elle prend et ce qu'elle occupe.
règles de capacité
La capacité d'accueil est vérifiée dès la réservation. Lorsqu'un service est complet, la réservation est refusée afin d'éviter les doubles réservations et les litiges ultérieurs.
Remarques concernant le rendez-vous
Les notes sont intégrées à la réservation elle-même, où la personne qui effectue le travail les lira.
Rappels concernant une politique
Des rappels sont envoyés par SMS, WhatsApp et e-mail selon la politique que vous avez définie, avec une option d'envoi immédiat lorsque la politique ne suffit pas.
Pièces jointes ICS
Un rappel peut contenir une pièce jointe ICS, ce qui permet d'ajouter le rendez-vous au calendrier du client en un seul clic.
Google Agenda et Microsoft 365
Synchronisation au niveau de l'organisation et avec le calendrier de chaque agent, avec vérification des disponibilités avant la proposition d'un créneau et réception des notifications de changement.
Rapports de réservation et de livraison
Des rapports de réservation détaillant les réservations effectuées, ainsi qu'un rapport sur l'envoi des messages indiquant si les rappels ont effectivement été envoyés.
Rôle de spectateur réservé
Un rôle en lecture seule pour les personnes qui ont besoin de consulter le journal sans pouvoir le modifier.
L'appel
Le téléphone sonne pendant tu es avec quelqu'un
Dans un secteur où la prise de rendez-vous est essentielle, un appel manqué représente une réservation perdue, et ce, pour une bonne raison : la personne qui répondrait est en rendez-vous avec un client. Le numéro répond donc sans elle.
Acheminez un appel entrant vers un agent vocal IA de la même manière que vous le feriez vers une file d'attente. Layla vérifie sa disponibilité, propose un créneau horaire réellement disponible et effectue les réservations, les reports ou les annulations instantanément, en affichant uniquement les tarifs figurant dans votre catalogue de services.
- Un appel entrant peut être acheminé vers une file d'attente, un agent, un flux IVR ou un agent vocal IA.
- Disponible vérifié avant l'heure proposée
- Réservez, reprogrammez et annulez directement depuis l'appel.
- Seuls les prix catalogue sont indiqués ; par conséquent, un appelant ne peut recevoir un numéro que vous ne facturez pas.
Un calendrier qui sait le coût de chaque service
Le portail de prise de rendez-vous fonctionne avec un catalogue de services et non avec du texte libre. Chaque service a une durée, les ressources nécessaires et son prix ; ainsi, un soin d’une heure nécessitant une salle n’est pas réservé comme une consultation de quinze minutes.
Les règles de capacité sont appliquées dès la réservation. Lorsqu'un service est complet, la réservation est refusée. C'est une décision simple qui permet d'éviter la principale source de conflit récurrent dans le secteur des réservations.
- Vues par jour, semaine et mois, avec une colonne par membre du personnel
- Durées, besoins en ressources et règles de capacité du catalogue de services
- Une réservation est refusée lorsque la capacité est maximale, plutôt que d'être acceptée et traitée ultérieurement.
- Notes sur le rendez-vous et rôle de visionneur de réservation en lecture seule
Le rappel
Le non-présent est la chose la moins chère à réparer
Des rappels sont envoyés par SMS, WhatsApp et e-mail selon la politique que vous avez définie ; personne n'a donc à s'en soucier. Un rappel peut être envoyé immédiatement après le rendez-vous en cas de changement. Une pièce jointe ICS permet d'ajouter le rendez-vous à l'agenda du client en un clic.
Le rapport des messages envoyés indique ensuite si les rappels ont bien été envoyés, ce qui est différent de la question de savoir s'ils ont été configurés. Une politique de rappel non vérifiée est une politique de rappel qui a cessé de fonctionner sans que personne ne s'en aperçoive.
- Rappels par SMS, WhatsApp et e-mail concernant une police d'assurance, plus envoi immédiat
- Pièces jointes ICS pour que la réservation s'ajoute au calendrier du client
- Un rapport des messages envoyés indiquant leur distribution, et pas seulement leur intention.
- Rapports de réservation détaillant les services effectués et par membre du personnel.
Une clinique et un salon de beauté, configuré de la même manière
Une clinique propose des consultations de durées variables, des salles et du matériel qui ne peuvent être présents à deux endroits simultanément, et son personnel gère son agenda en fonction de ses engagements. Le catalogue des services indique les durées et les ressources disponibles, les règles de capacité empêchent les doubles réservations, et la synchronisation des calendriers par agent garantit que le système de disponibilité se base sur l'agenda réel du clinicien.
Un salon propose des prestations plus courtes, un coiffeur par rendez-vous et un téléphone qui sonne pendant que l'équipe est occupée avec un client. Le catalogue est identique, les règles de capacité sont les mêmes et un numéro redirige vers un agent vocal IA afin que la réservation soit prise sans interrompre le travail de l'équipe. Ces exemples illustrent une configuration, et non deux produits différents.
- Durées et ressources nécessaires par service, pour une chambre ou une chaise
- Affectation du personnel à chaque rendez-vous, avec synchronisation du calendrier par agent
- Rappels sur le canal que le client consulte, en 11 langues
- Le même portail, catalogue et politique de rappels dans les deux cas
Foire aux questions
Quelle est la solution DialerBee pour les entreprises fonctionnant sur rendez-vous ?+
Il s'agit de la partie réservation de la plateforme conçue pour les entreprises dont le chiffre d'affaires repose sur leur agenda : un portail de rendez-vous avec vues journalière, hebdomadaire et mensuelle, un catalogue de services avec durées, ressources et règles de capacité, des rappels par SMS, WhatsApp et e-mail, la synchronisation avec Google Agenda et Microsoft 365, et un agent vocal IA capable de prendre la réservation par appel.
Un agent vocal IA peut-il réellement prendre un rendez-vous pendant un appel ?+
Ce système permet de réserver, de reprogrammer et d'annuler des rendez-vous directement pendant l'appel, après vérification de la disponibilité auprès du calendrier connecté. Il n'affiche que les prix figurant dans votre catalogue de services, évitant ainsi de communiquer un tarif non applicable à votre interlocuteur.
Qu'est-ce qui empêche une double réservation ?+
Deux choses à noter. Une vérification de disponibilité est effectuée sur le calendrier avant qu'un créneau horaire ne soit proposé, et les règles de capacité du catalogue de services sont appliquées au moment de la réservation ; une réservation est donc refusée lorsque la capacité du service est maximale.
Avec quels calendriers se synchronise-t-il ?+
Google Agenda et Microsoft 365, à l'échelle de l'organisation et dans l'agenda personnel de chaque agent, avec vérification des disponibilités avant la proposition d'un créneau et notifications de modification renvoyant les changements dans l'autre sens.
Comment fonctionnent les rappels ?+
Les rappels sont envoyés par SMS, WhatsApp et e-mail selon la politique que vous avez définie, et vous pouvez en envoyer un immédiatement depuis le rendez-vous. Ils peuvent inclure une pièce jointe ICS afin que la réservation s'affiche dans l'agenda du client, et un rapport des messages envoyés indique ce qui a bien été transmis.
Cela convient-il aussi bien à une clinique qu'à un salon de coiffure ?+
Les deux structures présentent la même configuration, seule la quantité de matériel diffère. Une clinique propose généralement des prestations plus longues, dispose de salles et d'équipements, et ses praticiens gèrent leur propre agenda. Un salon de coiffure propose des prestations plus courtes et un coiffeur par rendez-vous. Le catalogue de services, les règles de capacité et la politique de rappel sont identiques pour les deux.
Est-il possible de consulter le journal intime sans pouvoir le modifier ?+
Oui. Il existe un rôle de consultation des réservations en lecture seule, idéal pour la réception, un propriétaire qui souhaite simplement consulter les réservations ou un partenaire qui a besoin de visibilité sans droits de modification.
Dans quelle langue s'adressera-t-on au client ?+
DialerBee fonctionne en 11 langues et prend en charge les dialectes arabes. Les rappels sont envoyés dans la langue que vous avez configurée pour le client. C'est un atout majeur sur un marché où la personne qui prend la réservation n'est pas toujours celle qui répond au téléphone.
Voir une réservation effectuée par téléphone, sur un locataire de démonstration
Visite guidée de 30 minutes d'un appartement témoin, en anglais ou en arabe.