Solution
Entreprises à rendez-vous : réservé pendant que vous êtes avec quelqu'un d'autre
Un agent vocal IA qui prend la réservation pendant l'appel après vérification des disponibilités, un portail de rendez-vous fondé sur un catalogue de services avec des durées réelles et des règles de capacité, des rappels par SMS, WhatsApp et e-mail, et la synchronisation d'agenda avec Google et Microsoft 365.
Essai gratuit de 14 jours · crédit IA gratuit pour essayer l'agent vocal IA · sans carte bancaire
Réponse rapide
Ce que vous obtenez
Tout dans un seul espace de travail
Layla prend la réservation
L'agent vocal IA réserve, reporte et annule pendant l'appel téléphonique, après vérification des disponibilités, en ne citant que les prix présents dans votre catalogue de services.
Un numéro qui répond
Routez un numéro entrant vers une file d'attente, une personne, un parcours IVR ou un agent vocal IA. Orienter un numéro vers l'agent est la même action que l'orienter vers une file.
Vues par jour, semaine et mois
Le portail de rendez-vous affiche la journée en cours, la semaine que vous remplissez et le mois que vous planifiez, sans rien exporter.
Affectation du personnel
Chaque rendez-vous est attribué à un membre du personnel : l'agenda indique qui s'en charge, pas seulement ce qui est réservé.
Catalogue de prestations
Chaque prestation a sa durée, les ressources dont elle a besoin et son prix : une réservation sait donc combien de temps elle dure et ce qu'elle mobilise.
Règles de capacité
La capacité est contrôlée au moment de la réservation. Quand un service est complet, la réservation est refusée plutôt que d'être prise en double et discutée après coup.
Notes sur le rendez-vous
Les notes sont attachées à la réservation elle-même, là où la personne qui réalise la prestation les lira vraiment.
Rappels selon une politique
Les rappels partent par SMS, WhatsApp et e-mail selon la politique que vous définissez, avec une option d'envoi immédiat quand la politique ne suffit pas.
Pièces jointes ICS
Un rappel peut contenir une pièce jointe ICS, pour que le rendez-vous s'ajoute à l'agenda du client en un geste.
Google Agenda et Microsoft 365
Synchronisation au niveau de l'organisation et avec le calendrier de chaque agent, avec vérification des disponibilités avant de proposer un créneau et notifications de changement en retour.
Rapports de réservation et de remise
Des rapports de réservation pour ce qui a été réservé, et un rapport des messages envoyés pour savoir si les rappels sont réellement partis.
Rôle de consultation des réservations
Un rôle en lecture seule pour les personnes qui doivent voir le planning sans pouvoir le modifier.
L'appel
Le téléphone sonne quand vous êtes avec quelqu'un
Dans une activité sur rendez-vous, l'appel manqué, c'est la réservation perdue, et il est manqué pour une bonne raison : la personne qui répondrait est avec un client. Alors le numéro répond sans elle.
Routez un numéro entrant vers un agent vocal IA comme vous le routeriez vers une file. Layla vérifie les disponibilités, propose un créneau réellement libre, et réserve, reporte ou annule sur-le-champ, en n'annonçant que des prix qui figurent dans votre catalogue de services.
- Un numéro entrant peut être routé vers une file d'attente, une personne, un flux IVR ou un agent vocal IA
- Disponibilités vérifiées avant de proposer un créneau
- Réservation, report et annulation pendant l'appel
- Seuls les prix du catalogue sont cités : un appelant ne peut pas se voir annoncer un tarif que vous ne pratiquez pas
Le planning
Un agenda qui sait ce que chaque service vous coûte
Le portail de rendez-vous repose sur un catalogue de services plutôt que sur du texte libre. Chaque service a une durée, les ressources nécessaires et son prix : un soin d'une heure qui occupe une salle n'est pas réservé comme un appel de quinze minutes.
Les règles de capacité sont appliquées au moment de la réservation. Quand un service est complet, la réservation est refusée. Une petite décision qui supprime la principale source de litiges récurrents dans une activité sur rendez-vous.
- Vues par jour, semaine et mois, avec une colonne par membre du personnel
- Durées, ressources nécessaires et règles de capacité issues du catalogue de services
- Une réservation est refusée quand la capacité est atteinte, au lieu d'être acceptée puis réglée plus tard
- Notes sur le rendez-vous et rôle de consultation des réservations en lecture seule
Le rappel
L'absence au rendez-vous est le problème le moins coûteux à régler
Les rappels partent par SMS, WhatsApp et e-mail selon la politique que vous définissez, sans que personne n'ait à y penser, et un rappel peut être envoyé immédiatement depuis le rendez-vous en cas de changement. Une pièce jointe ICS ajoute le rendez-vous à l'agenda du client en un geste.
Ensuite, le rapport des messages envoyés indique si les rappels sont réellement partis, ce qui est une autre question que de savoir s'ils ont été configurés. Une politique de rappels que personne ne vérifie est une politique de rappels qui a discrètement cessé de fonctionner.
- Rappels SMS, WhatsApp et e-mail selon une politique, plus envoi immédiat
- Pièces jointes ICS pour que la réservation s'ajoute à l'agenda du client
- Un rapport des messages envoyés qui montre l'envoi réel, pas seulement l'intention
- Rapports de réservation sur ce qui a été réservé, par service et par membre du personnel
Deux formes d'une même chose
Une clinique et un salon, configurés de la même façon
Une clinique a des consultations de durées différentes, des salles et des équipements qui ne peuvent pas être à deux endroits à la fois, et un personnel dont les propres agendas portent leurs engagements. Le catalogue de services porte les durées et les ressources, les règles de capacité empêchent les doubles réservations, et la synchronisation des calendriers par agent permet de lire les disponibilités dans l'agenda que le praticien tient réellement.
Un salon a des prestations plus courtes, un coiffeur par réservation et un téléphone qui sonne pendant que tout le monde est avec un client. Le même catalogue, les mêmes règles de capacité, et un numéro routé vers un agent vocal IA pour que la réservation soit prise pendant que l'équipe continue de travailler. Ce sont des illustrations d'une seule configuration, pas deux produits.
- Durées et ressources requises par service, pour une salle ou un fauteuil
- Affectation du personnel à chaque rendez-vous, avec synchronisation du calendrier par agent
- Rappels sur le canal que lit le client, en 11 langues
- Le même portail, le même catalogue et la même politique de rappels dans les deux cas
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la solution DialerBee pour les activités sur rendez-vous ?+
C'est le volet réservation de la plateforme, assemblé pour les entreprises dont l'agenda fait le chiffre d'affaires : un portail de rendez-vous avec vues jour, semaine et mois, un catalogue de services avec durées, ressources et règles de capacité, des rappels par SMS, WhatsApp et e-mail, la synchronisation Google Agenda et Microsoft 365, et un agent vocal IA capable de prendre la réservation pendant l'appel.
L'agent vocal IA peut-il vraiment prendre un rendez-vous pendant un appel ?+
Il réserve, reporte et annule pendant l'appel, après une vérification des disponibilités dans l'agenda connecté. Il ne cite que les prix présents dans votre catalogue de services : un appelant ne peut donc pas se voir annoncer un tarif que vous ne pratiquez pas.
Qu'est-ce qui empêche une double réservation ?+
Deux mécanismes. Une vérification des disponibilités est effectuée sur le calendrier avant qu'un créneau ne soit proposé, et les règles de capacité du catalogue de services sont appliquées au moment de la réservation : une réservation est refusée lorsque la capacité de ce service est atteinte.
Avec quels agendas se synchronise-t-il ?+
Google Agenda et Microsoft 365, au niveau de l'organisation et sur le calendrier propre de chaque agent, avec vérification des disponibilités avant de proposer un créneau et notifications de changement qui rapportent les modifications dans l'autre sens.
Comment fonctionnent les rappels ?+
Les rappels partent par SMS, WhatsApp et e-mail selon la politique que vous définissez, et vous pouvez en envoyer un immédiatement depuis le rendez-vous. Ils peuvent inclure une pièce jointe ICS pour que la réservation arrive dans le calendrier du client, et un rapport des messages envoyés montre ce qui est réellement parti.
Est-ce adapté à une clinique comme à un salon ?+
Les deux sont la même configuration, avec des valeurs différentes. Une clinique a généralement des prestations plus longues, des salles et des équipements comme ressources, et des praticiens qui tiennent leur propre agenda. Un salon a des prestations plus courtes et un coiffeur par réservation. Le catalogue de services, les règles de capacité et la politique de rappels couvrent les deux.
Peut-on consulter le planning sans pouvoir le modifier ?+
Oui. Il existe un rôle de consultation des réservations en lecture seule, idéal pour un remplacement à l'accueil, un gérant qui veut seulement consulter, ou un partenaire qui a besoin de visibilité sans droits de modification.
Dans quelle langue le client sera-t-il servi ?+
DialerBee fonctionne en 11 langues, tient compte des dialectes arabes, et les rappels partent dans la langue que vous configurez pour le client. C'est d'autant plus important sur un marché où la personne qui réserve n'est pas toujours celle qui répond au téléphone.
Voir une réservation prise pendant un appel, sur un tenant de démonstration
Une présentation de 30 minutes sur un tenant de démo, en anglais ou en arabe.