Secrétaire exécutif de l'IA
Une secrétaire exécutive qui demande avant d'agir
Missions avec objectifs et autorisations, engagements suivis dans un registre de suivi, courriels rédigés pour votre approbation et non envoyés en catimini, et un calendrier qui propose avant de réserver. Six canaux, limites d'autonomie strictes, audit complet. En anglais et en arabe.
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Ce que vous obtenez
Tout dans un espace de travail
Vue d'aujourd'hui
Un seul écran par jour : une vue d’ensemble, l’activité passée et les décisions à prendre. Aucune décision ne sera prise tant que vous ne l’aurez pas prise.
Missions avec des cibles
Une mission est un objectif permanent assorti d'une cible et d'une autorisation explicite. La secrétaire exécute la mission dans le cadre des pouvoirs qui lui ont été conférés.
Engagements et suivi
Les engagements sont créés, confirmés, vérifiés ou renégociés, et chacun d'eux est consigné dans un registre de suivi. Ce qui a été promis et si cela a été réalisé.
Annuaire des personnes
Un dossier par personne avec son historique, des notes sur sa relation avec elle et une politique de suivi, afin que la troisième conversation commence là où la deuxième s'est terminée.
Courriel en attente d'approbation
Connectez-vous à Google ou Microsoft. La boîte de réception est importée et triée, et les messages sortants vous sont soumis sous forme de brouillon, avec les pièces jointes, avant tout envoi.
Calendrier avec autorisation
Disponibilité et intentions, puis proposition, autorisation, confirmation, report et annulation. L'étape d'autorisation vous permet de garder votre agenda sous votre contrôle.
Documents
Un dossier partagé, des demandes de documents lorsque vous avez besoin de quelque chose de quelqu'un, et des liens de téléchargement ponctuels pour les personnes qui ne devraient pas avoir de compte.
Six canaux, validés
Voix, WhatsApp, SMS, e-mail, calendrier et documents : chaque canal est validé avant utilisation, de sorte qu’il est soit correctement configuré, soit désactivé.
limites d'autorité et d'autonomie
Vous définissez les actions que le secrétaire peut effectuer de manière autonome et celles qui doivent s'arrêter et nécessiter une intervention. Ces limites relèvent de la configuration, et non d'une consigne prédéfinie.
Interrupteurs d'arrêt, de reprise et de coupure
Arrêtez-le, reprenez-le ou coupez-le complètement. Les limites de rayon d'explosion restreignent la portée d'une simple erreur avant que vous ne vous en aperceviez.
Contrats d'enseignement
Les instructions permanentes sont consignées dans des contrats auxquels la secrétaire est soumise, ce qui permet de vérifier leur application plutôt que de la deviner.
Exportation complète de l'audit et de la configuration
Chaque action est auditable et l'intégralité de la configuration est exportée, ce qui est indispensable pour une entreprise réglementée avant d'autoriser un agent à accéder à une boîte aux lettres.
Missions et engagements
Cela permet de tenir la promesse, puis vérifie que cela s'est produit
La plupart des assistants se contentent de la planification. Le secrétaire exécutif, lui, travaille sur des missions : un objectif permanent, une cible et une autorisation qui définit les limites de son action autonome.
Tout au long du processus, les engagements sont consignés. Un engagement est créé, confirmé, vérifié ou renégocié, et toutes ces opérations sont enregistrées dans un registre de suivi. Six semaines plus tard, la question n'est plus de savoir ce dont chacun se souvient, mais ce que le registre indique.
- Les missions comportent un objectif et une autorisation explicite.
- Engagements créés, confirmés, vérifiés ou renégociés
- Un registre de suivi couvrant l'ensemble d'entre eux
- Un répertoire de personnes avec historique individuel, notes sur les relations et politique de suivi
Rédigé pour vous, envoyé par vous
Connectez la boîte mail du dirigeant via Google ou Microsoft. Le secrétariat centralise et trie les messages, puis soumet un brouillon avec ses pièces jointes pour approbation. L'envoi n'est effectué qu'avec votre autorisation, et l'historique des modifications conserve la trace des documents rédigés, approuvés et envoyés.
Le calendrier fonctionne de la même manière : disponibilités et intentions, puis proposition, autorisation, confirmation, report ou annulation. Les documents sont stockés dans un dossier partagé, avec des demandes de documents et des liens de téléchargement ponctuels pour les personnes qui n’ont pas besoin de compte.
- Connexion à une boîte mail Google ou Microsoft, avec ingestion et tri des messages.
- Projets soumis pour approbation avant envoi, pièces jointes incluses
- Consulter les disponibilités et les intentions du calendrier, puis proposer, autoriser, confirmer, reprogrammer, annuler.
- Dossier partagé, demandes de documents et liens de téléchargement ponctuels
- Une piste d'audit couvrant l'ensemble du système.
Contrôle
Les limites sont le produit
Personne ne confie sa boîte mail et son agenda à une IA en toute confiance. Les contrôles ne sont donc pas une simple formalité. Vous définissez des limites d'autorité et d'autonomie qui précisent ce que le/la secrétaire peut faire seul(e) et ce qui doit vous être signalé.
Vous pouvez l'interrompre et la reprendre. Des interrupteurs d'arrêt d'urgence sont prévus. La portée de chaque action est limitée. Les instructions permanentes sont consignées dans des contrats consultables, chaque action est auditée et la configuration complète est exportée pour vérification.
- Les limites d'autorité et d'autonomie fixées pour chaque cadre
- Interrupteurs d'arrêt, de reprise et de coupure
- Limites du rayon d'action sur ce qu'une action peut toucher
- Contrats d'instructions que vous pouvez relire
- Exportation complète de l'audit et de la configuration
Comment ça compare
| Un assistant IA général | Secrétaire exécutive DialerBee AI | |
|---|---|---|
| Envoi d'email | Il envoie des messages en votre nom et vous informe ensuite. | Soumet un projet avec pièces jointes pour approbation ; vous envoyez |
| Réservez votre créneau horaire | Écrit au calendrier | Disponibilité et intentions, puis proposition, autorisation, confirmation, report ou annulation |
| Suivi des promesses | Quel que soit le contenu du fil de discussion | Engagements créés, confirmés, vérifiés ou renégociés, dans un registre de suivi |
| Limites | Une invite système | Limites d'autorité et d'autonomie, limites du rayon d'explosion, boutons d'arrêt, de reprise et de coupure, contrats d'instruction |
| Prouvant ce que cela a fait | Historique des conversations | Un journal d'audit complet et une exportation de configuration |
| Chaînes | Chat, et tout ce qui se branche | Voix, WhatsApp, SMS, e-mail, calendrier et documents, chacun validé |
Foire aux questions
Qu'est-ce que le secrétaire exécutif IA dans DialerBee ?+
Il s'agit d'un produit DialerBee destiné aux cadres dirigeants, fonctionnant sur la plateforme d'agent vocal IA sous le nom d'agent Executive Layla. Il est accessible via six canaux : voix, WhatsApp, SMS, e-mail, calendrier et documents. Il s'ouvre sur une vue « Aujourd'hui » présentant un aperçu, l'activité récente et les décisions en attente.
Est-ce que le système enverra un courriel sans que je le voie au préalable ?+
Non. La boîte mail est connectée via Google ou Microsoft ; les messages sont importés et triés, et tout document rédigé par la secrétaire vous est soumis comme brouillon, pièces jointes comprises, pour approbation avant envoi. L’historique des modifications enregistre les documents rédigés, approuvés et envoyés.
Qu'est-ce qu'une mission ?+
Un objectif permanent assorti d'une cible et d'une autorisation explicite. C'est cette autorisation qui garantit sa validité : elle définit le périmètre d'intervention du secrétaire, et au-delà, la responsabilité vous est renvoyée.
Qu'est-ce que le registre de suivi ?+
Les engagements sont consignés au fur et à mesure de leur création, confirmation, vérification ou renégociation, et le registre en constitue l'ensemble. C'est ce qui fait la différence entre croire qu'une promesse a été faite et pouvoir le prouver.
Comment puis-je limiter ce qu'il peut faire par lui-même ?+
Ces limites d'autorité et d'autonomie sont configurables plutôt que saisies dans une invite de commande. Des limites de portée restreignent également la portée de chaque action ; des fonctions d'arrêt et de reprise sont disponibles, ainsi que des interrupteurs d'arrêt d'urgence. Les instructions permanentes sont enregistrées sous forme de contrats d'instructions consultables à tout moment.
Peut-il traiter les documents envoyés par les utilisateurs ?+
Oui. Il existe un dossier partagé, et la secrétaire peut y faire des demandes de documents lorsqu'elle a besoin d'un élément. Ces personnes reçoivent un lien de téléchargement unique, permettant ainsi à un fournisseur ou à un avocat d'envoyer un fichier sans avoir besoin de créer de compte.
Dans quelles langues fonctionne-t-il ?+
L'anglais et l'arabe. Ce choix est plus restreint que celui de la plateforme DialerBee, qui prend en charge 11 langues. Il est donc important de vérifier les langues utilisées par vos interlocuteurs avant tout déploiement.
Puis-je prouver ce que cela a fait, des mois plus tard ?+
Chaque action est traçable et la configuration complète est exportée, ce qui permet de retracer l'historique des opérations et les limites de fonctionnement en vigueur au moment des faits. Pour une entreprise soumise à une réglementation, cette combinaison est généralement une condition préalable à l'accès d'un agent aux boîtes aux lettres.
Consultez le projet du secrétaire, proposez-le et attendez l'approbation.
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