AI Executive Secretary
Secrétaire de direction IA qui demande avant d'agir
Un secrétaire IA pour les appels, les e-mails et l'agenda d'un dirigeant. Il répond aux appels, prend les messages, propose des rendez-vous que vous autorisez, rédige des e-mails soumis à votre validation au lieu de les envoyer dans votre dos, et suit chaque engagement dans un registre de suivi. Six canaux, limites d'autonomie strictes, audit complet. En anglais et en arabe.
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Réponse rapide
Ce que vous obtenez
Tout dans un seul espace de travail
vue Aujourd'hui
Un seul écran pour la journée : une vue d'ensemble, l'activité écoulée et les décisions qui vous attendent. Rien n'avance sur une décision tant que vous ne l'avez pas prise.
Missions avec objectifs
Une mission est un objectif permanent assorti d'une cible et d'une autorisation explicite. La secrétaire mène la mission dans les limites de l'autorité que vous lui avez donnée.
Engagements et suivi
Les engagements sont créés, confirmés, vérifiés ou renégociés, et chacun d'eux est consigné dans un registre de suivi. Ce qui a été promis, et si cela a été fait.
Annuaire des personnes
Une fiche par personne avec son historique, des notes relationnelles et une politique de suivi : la troisième conversation commence là où la deuxième s'est arrêtée.
Des e-mails qui attendent votre validation
Connectez Google ou Microsoft. La boîte de réception est ingérée et triée, et le courrier sortant vous est soumis sous forme de brouillon, pièces jointes comprises, avant tout envoi.
Agenda avec autorisation
Disponibilités et intentions, puis proposition, autorisation, confirmation, report et annulation. L'étape d'autorisation est celle qui garde votre agenda sous votre maîtrise.
Documents
Un dossier partagé, des demandes de documents quand vous avez besoin de quelque chose de quelqu'un, et des liens d'import à usage unique pour les personnes qui ne devraient pas avoir de compte.
Six canaux, validés
Voix, WhatsApp, SMS, e-mail, agenda et documents, chacun validé avant utilisation : un canal est soit correctement configuré, soit désactivé.
Limites d'autorité et d'autonomie
Vous définissez ce que la secrétaire peut faire seule et où elle doit s'arrêter et vous demander. Les limites relèvent de la configuration, pas d'un prompt écrit une fois pour toutes.
Arrêt, reprise et interrupteurs d'arrêt d'urgence
Arrêtez-la, relancez-la ou coupez-la entièrement. Les limites de rayon d'impact plafonnent la portée d'une erreur avant même que vous ne la remarquiez.
Contrats d'instructions
Les instructions permanentes sont enregistrées comme des contrats que la secrétaire respecte : son comportement se relit au lieu de se deviner.
Audit complet et export de configuration
Chaque action est auditable et toute la configuration s'exporte — ce dont une entreprise réglementée a besoin avant de laisser un agent toucher à une boîte mail.
Au téléphone
Que fait un secrétaire IA pour vos appels ?
La voix est l'un des six canaux du secrétaire, et elle repose sur l'offre agent vocal IA de DialerBee. Le volet téléphonique assure ainsi cinq tâches qu'un bon assistant de direction accomplit chaque jour.
Répondre et filtrer
Un numéro routé vers l'agent vocal IA est pris en charge par le persona que vous avez défini. L'appelant dit qui il est et ce qu'il veut, les questions courantes trouvent leur réponse dans la base de connaissances que vous chargez, et seuls les appels qui nécessitent une personne lui sont transmis.
Prendre les messages et les demandes de rappel
Quand vous n'êtes pas disponible, l'agent note le nom et le numéro de l'appelant et enregistre la demande de rappel, comme dans l'appel de démonstration ci-dessous. Chaque appel IA laisse un résultat avec l'enregistrement, la transcription et l'issue.
Réserver un créneau avec vous
L'agent vocal vérifie les disponibilités dans l'agenda Google ou Microsoft connecté avant de proposer un créneau. Dans l'agenda du secrétaire, une demande passe par les disponibilités et les intentions, puis proposition, autorisation, confirmation : rien n'arrive dans votre agenda sans votre accord.
Orienter l'appelant vers la bonne personne
Quand un appel nécessite un humain, l'agent le transfère à une personne. Les numéros entrants peuvent aussi être routés vers une file d'attente, une personne ou un parcours SVI, pour qu'un appelant qui doit joindre votre équipe n'ait pas à passer par vous.
Rappels et suivi
L'agent peut passer lui-même un rappel IA, pour que la promesse faite au premier appel soit tenue, puis envoyer la confirmation par SMS ou WhatsApp. Côté secrétaire, une promesse devient un engagement dans le registre de suivi.
Écoutez-le prendre un message et une demande de rappel
Démo d'agent vocal IA — appelant simulé · anglais · 70 secondes
L'agent vocal de production, Layla, répond aux questions pour une clinique fictive, puis note le nom de l'appelant et enregistre une demande de rappel pour l'équipe. L'appelant est une voix synthétique ; il n'y a ni appel ni client réels. Cela montre l'agent vocal sur lequel repose le secrétaire, pas la configuration propre à un dirigeant. Lire la transcription.
Bien choisir
Secrétaire IA, assistant de direction humain ou réceptionniste IA
En bref : un réceptionniste est la première ligne d'une entreprise, un secrétaire travaille pour une seule personne. Si vous avez besoin que chaque appel sur votre numéro principal soit pris, réservé et transmis à l'équipe, c'est le réceptionniste IA qu'il vous faut. Si vous avez besoin que les appels, la boîte mail et l'agenda d'un dirigeant soient gérés, sans rien envoyer ni réserver sans son accord, optez pour le secrétaire.
| Assistant de direction humain | réceptionniste IA | Secrétaire IA (DialerBee) | |
|---|---|---|---|
| Pour qui il travaille | Un dirigeant, parfois une petite équipe | Toute l'entreprise : chaque appel sur le numéro principal | Un dirigeant ou une petite équipe |
| Appels | Répond quand il est à son bureau | Répond au numéro de l'entreprise, prend les rendez-vous clients, transfère à l'équipe | Répond aux appels qui lui sont routés, prend les messages, transfère à une personne, passe les rappels |
| Lit et rédige, avec discernement | Ce n'est pas son rôle | Importe et trie une boîte mail Google ou Microsoft ; les brouillons attendent votre validation | |
| Votre agenda | Connaît vos priorités | Réserve les clients dans l'agenda de l'entreprise après vérification des disponibilités | Disponibilité et intentions, puis proposition, autorisation, confirmation, report ou annulation |
| Promesses faites en votre nom | Dans sa tête ou ses notes | Un résultat d'appel avec enregistrement, transcription et issue dans le CRM | Engagements créés, confirmés, vérifiés ou renégociés, dans un registre de suivi |
| Limites | Confiance construite avec le temps | Garde-fous, tarifs du catalogue uniquement, arrêts d'urgence | Limites d'autorité et d'autonomie, limites de portée, boutons d'arrêt, de reprise et d'urgence |
| Langues | Les langues qu'il parle | Dialectes arabes plus 10 langues supplémentaires | Anglais et arabe |
| Base de coût | Un salaire | $0.60 par minute IA connectée entamée plus un poste Professional | Minutes IA au même tarif public plus un poste ; prix complet à confirmer lors d'une démo |
Un assistant de direction humain reste meilleur en discernement, en relations et sur tout sujet sensible. Le secrétaire IA donne le meilleur de lui-même comme la couche qui ne manque jamais un appel, n'envoie jamais un e-mail non validé et n'oublie jamais un engagement, une personne décidant de ce qui compte.
Coût
Combien coûte un secrétaire IA par mois ?
Les appels passent par l'agent vocal IA, dont le prix est public : $0.60 par minute connectée entamée en IA managée, en plus d'un forfait Professional à $129 par agent et par mois. Voici le mois d'un dirigeant à ce tarif.
Appels par mois
150
Minutes IA (2 par appel)
300 × $0.60 = $180
1 poste Professional
$129
Total mensuel
$309
Un exemple, pas un devis. Le poste est destiné à la personne qui prend les transferts, par exemple l'assistant du dirigeant ou son directeur de cabinet. Les minutes opérateur sont facturées par votre opérateur, taxes non comprises, et la facturation annuelle réduit de 20 % le prix des postes. Avec vos propres clés de modèle, un forfait mensuel fixe remplace le tarif IA à la minute. Ce calcul ne couvre que les composantes publiées : confirmez le prix complet du Secrétaire de direction, e-mail, agenda et documents compris, lors d'une démo. Voir aussi tarification et comment calculer le coût par appel d'un agent vocal IA.
Confidentialité et VIP
Un secrétaire IA est-il fiable avec votre boîte mail et vos VIP ?
Confidentialité
- Rien ne quitte votre boîte mail sans validation : les brouillons, pièces jointes comprises, vous attendent.
- Chaque action est auditée, et toute la configuration peut être exportée pour revue.
- Des liens de dépôt à usage unique permettent à des tiers d'envoyer des documents sans recevoir de compte.
- Les données sont chiffrées en transit et au repos, et chaque tenant est isolé par une sécurité au niveau des lignes.
- Les enregistrements sont servis via des liens signés qui expirent au bout d'une heure, avec une durée de conservation définie par tenant.
- Les données d'appels clients ne servent pas, par défaut, à entraîner des modèles partagés entre tenants. Pour en savoir plus, consultez notre page de confiance.
Gestion des VIP
- L'annuaire des contacts tient une fiche par personne : historique, notes sur la relation et règle de suivi.
- Les instructions permanentes, y compris la façon de traiter certaines personnes, sont consignées sous forme de contrats d'instruction que vous pouvez relire.
- Les limites d'autorité et d'autonomie déterminent où le secrétaire doit s'arrêter et vous consulter.
- Un appel qui nécessite une personne lui est transféré, et une demande de rendez-vous requiert toujours votre autorisation.
- Les exceptions de numéros listent les numéros qu'un agent IA ne doit jamais composer.
Testez vos propres règles VIP lors d'une démo avant de compter dessus : appelez en vous faisant passer pour un client clé et vérifiez ce qui se passe.
Missions et engagements
Elle suit la promesse, puis vérifie qu'elle a été tenue
La plupart des assistants s'arrêtent à la prise de rendez-vous. La secrétaire exécutive mène des missions : un objectif permanent, une cible et une autorisation qui fixe jusqu'où elle peut aller seule.
En chemin, elle enregistre les engagements. Un engagement est créé, confirmé, vérifié ou renégocié, et tout cela est consigné dans un registre de suivi. Six semaines plus tard, la question n'est pas ce dont chacun se souvient. C'est ce que dit le registre.
- Les missions comportent une cible et une autorisation explicite
- Engagements créés, confirmés, vérifiés ou renégociés
- Un registre de suivi qui les couvre tous
- Un annuaire des personnes avec historique individuel, notes relationnelles et politique de suivi
E-mail, agenda, documents
Rédigé pour vous, envoyé par vous
Connectez la boîte mail du dirigeant via Google ou Microsoft. La secrétaire ingère et trie la boîte de réception, et lorsqu'elle rédige, elle soumet un brouillon avec ses pièces jointes pour validation. Elle n'envoie rien en votre nom tant que vous ne l'avez pas décidé, et la piste d'audit enregistre ce qui a été rédigé, ce qui a été validé et ce qui est parti.
L'agenda fonctionne de la même façon : disponibilités et intentions, puis proposition, autorisation, confirmation, report ou annulation. Les documents se trouvent dans un dossier partagé, avec des demandes de documents et des liens d'import à usage unique pour les personnes qui ne devraient jamais avoir besoin d'un compte.
- Connexion de boîte mail Google ou Microsoft, avec ingestion et tri de la boîte de réception
- Brouillons soumis à validation avant envoi, pièces jointes comprises
- Disponibilités et intentions dans l'agenda, puis proposition, autorisation, confirmation, report, annulation
- Dossier partagé, demandes de documents et liens d'import à usage unique
- Une piste d'audit sur l'ensemble
Contrôle
Les limites sont le produit
Personne ne confie sa boîte mail et son agenda à une IA sur la seule base de la confiance. Les contrôles ne sont donc pas ici une réflexion après coup. Vous fixez des limites d'autorité et d'autonomie qui précisent ce que la secrétaire peut faire seule et à quel moment elle doit revenir vers vous.
Vous pouvez l'arrêter et la relancer. Il y a des interrupteurs d'arrêt d'urgence. Les limites de rayon d'impact plafonnent la portée de chaque action. Les instructions permanentes sont enregistrées sous forme de contrats d'instructions que vous pouvez relire, chaque action est auditée, et toute la configuration s'exporte pour examen.
- Limites d'autorité et d'autonomie fixées par dirigeant
- Arrêt, reprise et interrupteurs d'arrêt d'urgence
- Limites de rayon d'impact sur ce qu'une action peut toucher
- Contrats d'instructions que vous pouvez relire
- Audit complet et export de configuration
Comment il se compare
| Un assistant IA général | Secrétaire exécutive IA DialerBee | |
|---|---|---|
| Envoi d'e-mails | Envoie en votre nom et vous prévient ensuite | Soumet un brouillon avec pièces jointes pour validation ; c'est vous qui envoyez |
| Réservation de votre temps | Écrit directement dans l'agenda | Disponibilité et intentions, puis proposition, autorisation, confirmation, report ou annulation |
| Suivi des promesses | Ce qui se trouve dans le fil de discussion | Engagements créés, confirmés, vérifiés ou renégociés, dans un registre de suivi |
| Limites | Un prompt système | Limites d'autorité et d'autonomie, limites de rayon d'impact, arrêt, reprise et interrupteurs d'arrêt d'urgence, contrats d'instructions |
| Prouver ce qu'elle a fait | Historique des conversations | Une piste d'audit complète et un export de configuration |
| Canaux | Le chat, et tout ce qu'on y branche | Voix, WhatsApp, SMS, e-mail, calendrier et documents, chacun validé |
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un secrétaire IA ?+
Un secrétaire IA gère les appels, les e-mails et l'agenda d'un dirigeant ou d'une petite équipe : il répond, prend les messages, propose des rendez-vous et assure le suivi, et il revient vers vous pour les décisions. Le Secrétaire de direction IA de DialerBee le fait sur six canaux (voix, WhatsApp, SMS, e-mail, agenda et documents) en s'appuyant sur la pile d'agents vocaux IA de la plateforme, sous la forme de l'agent Executive Layla, et il s'ouvre sur une vue Aujourd'hui qui rassemble les décisions qui vous attendent.
Quelle différence entre un secrétaire IA et un réceptionniste IA ?+
Pour qui il travaille. Un réceptionniste IA est la première ligne d'une entreprise : il répond au numéro principal pour chaque appelant, réserve les clients dans l'agenda de l'entreprise et transfère les appels à l'équipe. Un secrétaire IA travaille pour un dirigeant ou une petite équipe : ses appels, sa boîte mail, son agenda et les promesses faites en son nom. Sur DialerBee, le Réceptionniste IA est l'agent vocal IA sur votre numéro professionnel ; le Secrétaire de direction IA y ajoute la boîte mail, l'étape d'autorisation dans l'agenda, les missions, les engagements et les limites d'autonomie.
Un secrétaire IA peut-il répondre à mes appels ?+
Oui. La voix est l'un des six canaux du secrétaire, et elle repose sur l'agent vocal IA de DialerBee, qui répond aux appels entrants routés depuis un numéro, répond aux questions à partir d'une base de connaissances que vous chargez, prend une demande de rappel, réserve après vérification des disponibilités, transfère l'appelant à une personne et assure le suivi par SMS ou WhatsApp. Les modifications de votre agenda passent par l'étape d'autorisation, pour que votre agenda reste le vôtre.
Enverra-t-elle des e-mails sans que je les voie d'abord ?+
Non. La boîte mail est connectée via Google ou Microsoft, la boîte de réception est ingérée et triée, et tout ce que rédige la secrétaire vous est soumis sous forme de brouillon, pièces jointes comprises, pour validation avant envoi. La piste d'audit enregistre ce qui a été rédigé, ce qui a été validé et ce qui est parti.
Combien coûte un secrétaire IA ?+
La composante publiée est le tarif de l'agent vocal IA : $0.60 par minute connectée entamée en IA managée, en plus d'un forfait Professional à $129 par agent et par mois. Par exemple, 150 appels par mois de 2 minutes chacun font 300 minutes, soit $180, plus un poste Professional : environ $309 par mois hors minutes opérateur, facturées par votre opérateur. Avec vos propres clés de modèle, un forfait mensuel fixe remplace le tarif à la minute. Confirmez le prix complet du Secrétaire de direction lors d'une démo.
Comment limiter ce qu'elle peut faire de manière autonome ?+
Grâce à des limites d'autorité et d'autonomie, que vous configurez au lieu de les écrire dans un prompt. Des limites de rayon d'impact plafonnent aussi ce que chaque action peut atteindre, avec des fonctions d'arrêt et de reprise et des coupe-circuits. Les instructions permanentes sont enregistrées sous forme de contrats d'instructions que vous pouvez relire à tout moment.
Dans quelles langues fonctionne-t-elle ?+
En anglais et en arabe. C'est plus restreint que la plateforme DialerBee, qui gère 11 langues : mieux vaut donc vérifier les langues dans lesquelles vos interlocuteurs correspondent réellement avant de la déployer.
Puis-je prouver ce qu'elle a fait, des mois plus tard ?+
Chaque action est auditable et l'intégralité de la configuration est exportable : vous pouvez donc montrer à la fois ce qui s'est passé et les limites dans lesquelles elle opérait à ce moment-là. Pour une entreprise réglementée, cette combinaison est généralement la condition pour laisser un agent approcher une boîte mail.
Voyez le secrétaire prendre un appel, proposer un rendez-vous et attendre votre accord
Une présentation de 30 minutes sur un tenant de démo, en anglais ou en arabe.