Cara Mengatur Jam Panggilan, DNC, dan Aturan Persetujuan

Kegagalan kepatuhan jarang merupakan keputusan. Kegagalan itu berupa supervisor yang tidak tahu jendela waktu panggilan di negara lain, daftar yang bersih saat diunggah dua minggu lalu, atau upaya keempat ke kontak yang sudah dua kali meminta untuk tidak diganggu. Mengonfigurasi aturan ini sekali berarti tidak ada lagi yang perlu mengingatnya.

Panduan ini adalah prosedur admin console untuk tiga kontrol yang paling sering ditanyakan: jendela waktu panggilan, daftar do-not-call, dan aturan persetujuan. Ikhtisar kemampuannya ada di halaman Compliance Autopilot. Berikut ini adalah di mana harus mengklik, nilai bawaan setiap kolom, dan cara membuktikan aturan tersebut benar-benar berjalan. Ini adalah kontrol yang sama yang membuat software telemarketing aman dijalankan dalam skala besar.

Satu catatan. Ini adalah kontrol yang mendukung kepatuhan yang membantu Anda memenuhi kewajiban berdasarkan kerangka seperti TCPA dan GDPR serta regulator regional. Kontrol ini tidak menggantikan penasihat hukum Anda sendiri.

Langkah 1: Buka compliance dashboard

Buka Admin console → Compliance. Layar ini berjudul Compliance Dashboard dan subjudulnya berbunyi “DNC management, calling hours, CLI verification, and compliance audit log”. Empat kartu berada di bagian atas: Total Checks, Allowed, Blocked dan Block Rate.

Jika layar menampilkan banner “Compliance is not configured for this tenant”, berarti belum ada yang diatur di bawahnya. Jangan pernah membiarkan banner itu tetap muncul pada tenant yang melakukan panggilan.

Langkah 2: Atur jendela waktu panggilan

Temukan bagian Jam Panggilan . Bagian ini memiliki lima kontrol.

• Start Hour, yang default-nya 08:00.
• End Hour, yang default-nya 21:00.
• Timezone, yang default-nya America/New_York. Daftarnya mencakup Asia/Dubai, Asia/Riyadh, Asia/Amman, dan Africa/Cairo di samping zona Amerika Utara.
• Jurisdiction, dengan pilihan United States (US), United Arab Emirates (AE), Saudi Arabia (SA), Jordan (JO), dan Egypt (EG). Petunjuk di bawahnya berbunyi “This window applies to calls whose destination is this country.” (jendela ini berlaku untuk panggilan yang tujuannya negara ini).
• Calling Days, tujuh tombol hari dengan ketujuhnya terpilih secara default. Petunjuknya berbunyi “Days left off are blocked, no calls that day (e.g. weekend).” (hari yang tidak dipilih diblokir, tidak ada panggilan pada hari itu, misalnya akhir pekan).

An Allowed Hours menampilkan jendela yang dihasilkan sepanjang 24 jam sehari, yang merupakan cara tercepat untuk mendeteksi jendela yang tersimpan terbalik. Klik Save.

Jendela ini berlaku untuk panggilan yang tujuannya negara tersebut, sehingga aturannya mengikuti nomor yang ditelepon, bukan lokasi tim yang menelepon. Tim yang menelepon empat negara perlu mengatur jendela untuk masing-masing negara.

Langkah 3: Sesuaikan jendela dengan regulator

Nilai di bawah ini adalah default per yurisdiksi yang tercatat dalam panduan admin BroadNet Engage. Gunakan sebagai titik awal, dan konfirmasikan aturan terkini kepada regulator atau penasihat hukum Anda sebelum mengandalkannya.

Override tenant boleh lebih ketat daripada default yurisdiksi, tetapi tidak boleh lebih longgar, sehingga Anda tidak dapat memperpanjang jam panggilan melebihi yang diizinkan regulator hanya dengan mengedit sebuah kolom.

Langkah 4: Muat daftar do-not-call

Bagian DNC Import memiliki area unggah berlabel “Drag and drop DNC file (CSV/TXT)” dengan catatan “CSV or TXT, one phone number per line (+E.164 format)”. Dua penghitung berada di sampingnya: Total DNC Numbers dan Last Import. Nomor divalidasi sepanjang 7 hingga 15 digit, sehingga baris yang salah format tertangkap saat impor, bukan saat dihubungi.

Di bawahnya, Manage DNC Numbers menangani pekerjaan sehari-hari:

• Add number to DNC menerima satu nomor dan alasannya. Alasan default-nya Manual Entry, dengan Customer Request, Legal Request dan Complaint sebagai alternatif. Klik Add to DNC.
• Search and remove from DNC menerima nomor minimal tujuh digit dan menyediakan Remove from DNC pada setiap hasil yang cocok.

Langkah 5: Aktifkan aturan per panggilan

Bagian Compliance Rules berisi sekumpulan toggle, masing-masing dengan deskripsinya sendiri di layar.

Consent Check memerlukan keputusan, bukan sekadar default: mengaktifkannya berarti panggilan pemasaran tidak akan dilakukan tanpa catatan persetujuan untuk kontak tersebut. Panduan admin mencatat jenis persetujuan yang disimpan (Marketing Voice, Marketing SMS, Marketing WhatsApp, Marketing Email, Transactional, dan Recording), sumber yang diterima (formulir web, pengambilan via IVR, panggilan yang direkam, API, dan impor), serta bahwa TDRA UEA mewajibkan pembaruan persetujuan setiap dua tahun.

Langkah 6: Integrasi registri dan override

Bagian DNC Registry Integration memiliki dua toggle yang aktif secara default: Auto-check on import dan Block DNC during campaigns. Kolom DNC API Key menyimpan kredensial untuk scrubbing eksternal.

Di bawahnya terdapat Supervisor DNC override, nonaktif secara default, dengan peringatan di layar “Caution: May violate compliance regulations”. Biarkan nonaktif kecuali Anda sudah memutuskan siapa yang boleh menggunakannya dan Anda membaca log auditnya sesudahnya.

Default dan batasan

Verifikasi bahwa semuanya berfungsi

Aturan kepatuhan yang belum pernah Anda lihat memblokir apa pun hanyalah aturan yang Anda harapkan berfungsi. Buktikan masing-masing.

1. Tambahkan nomor uji yang Anda kendalikan ke daftar DNC dengan alasan Customer Request, lalu coba hubungi dari sebuah kampanye. Upaya tersebut seharusnya diblokir.
2. Baca Recent Compliance Decisions di layar yang sama. Setiap entri menampilkan nomor telepon, alasan, badge keputusan Allowed atau Blocked, dan stempel waktu. Uji Anda seharusnya ada di sana.
3. Pantau kartu Blocked dan Block Rate setelah kampanye berjalan. Block rate nol pada daftar yang belum pernah di-scrub biasanya berarti ada aturan yang nonaktif.
4. Coba lakukan panggilan ke tujuan di luar jendela waktu yang diizinkan dan pastikan panggilan diblokir dengan alasan jam panggilan.
5. Buat laporan compliance audit dan DNC compliance , filter ke keputusan yang diblokir, lalu ekspor ke CSV untuk arsip Anda.

Pemecahan masalah

• Banner menyatakan kepatuhan belum dikonfigurasi. Belum ada yang disimpan di halaman ini untuk tenant tersebut. Atur jendela waktu panggilan terlebih dahulu, lalu aturannya.
• Tidak ada panggilan yang keluar sama sekali. Periksa Calling Days. Hari yang tidak dipilih akan diblokir, dan mudah saja menyimpan jendela dengan akhir pekan yang tidak dipilih untuk pasar yang akhir pekannya berbeda.
• Panggilan keluar pada waktu setempat yang salah. Jendela berlaku untuk negara tujuan, jadi periksa pasangan Jurisdiction dan Timezone, bukan jam di ruang kerja.
• Impor melaporkan jumlah nomor yang lebih sedikit daripada isi file. Baris di luar rentang 7 hingga 15 digit ditolak. Ekspor ulang dalam format E.164 dengan satu nomor per baris.
• Nomor dalam daftar DNC tetap dihubungi. Pastikan DNC Check dan Block DNC during campaigns keduanya aktif, dan periksa apakah Supervisor DNC override digunakan.
• Panggilan pemasaran diblokir karena persetujuan padahal Anda mengira akan berjalan. Consent Check mewajibkan catatan persetujuan untuk kontak tersebut, dan catatan yang sudah kedaluwarsa tidak dihitung. Layar mencatat bahwa pemeriksaan ini dapat dinonaktifkan untuk kampanye dengan persetujuan tersirat, yang merupakan keputusan bagi penasihat hukum Anda, bukan pengaturan default yang tinggal diubah.

Pertanyaan yang sering diajukan

Di mana saya mengatur jam panggilan di DialerBee?

Admin console, lalu Compliance, di bagian Calling Hours pada Compliance Dashboard. Atur Start Hour, End Hour, Timezone, Jurisdiction, dan Calling Days, lalu simpan. Jendela ini berlaku untuk panggilan yang tujuannya negara yang Anda pilih.

Berapa jam panggilan default di konsol?

Start Hour default-nya 08:00 dan End Hour 21:00, dengan zona waktu default America/New_York dan ketujuh hari panggilan terpilih. Ubah keempatnya agar sesuai dengan pasar yang Anda telepon, alih-alih menerima jendela default.

Format file apa yang diterima impor DNC?

CSV atau TXT dengan satu nomor telepon per baris dalam format E.164. Nomor divalidasi sepanjang 7 hingga 15 digit, sehingga baris yang salah format ditolak saat impor, bukan dihubungi dan ditagih.

Bisakah saya menambah atau menghapus satu nomor DNC tanpa mengimpor file?

Ya. Manage DNC Numbers menerima satu nomor dan alasannya, yang default-nya Manual Entry dan juga menyediakan Customer Request, Legal Request, dan Complaint. Kotak pencarian terpisah menemukan nomor dan menyediakan Remove from DNC.

Aturan kepatuhan apa saja yang dapat saya aktifkan per tenant?

Consent Check, DNC Check, Calling Hours, Frequency Cap, dan CLI Ownership, masing-masing dengan deskripsinya di layar. Ada juga dua toggle registri yang aktif secara default, Auto-check on import dan Block DNC during campaigns, serta Supervisor DNC override yang nonaktif secara default.

Apakah mengonfigurasi ini membuat operasi saya patuh?

Tidak ada produk yang dapat mengklaim hal itu. Ini adalah kontrol yang mendukung kepatuhan yang membantu Anda memenuhi kewajiban berdasarkan kerangka seperti TCPA dan GDPR serta regulator regional, dengan keputusan yang tercatat agar Anda dapat menjelaskannya kemudian. Penasihat hukum Anda sendiri tetap menjadi acuan atas kewajiban Anda.

Bacaan terkait

• Compliance Autopilot
• Kontrol Kepatuhan
• Jam Panggilan per Wilayah
• Alur Kerja Manajemen Persetujuan
• Panduan Kepatuhan TDRA UEA
• Daftar Periksa Kesiapan DNC dan Persetujuan