AI रिसेप्शनिस्ट
कॉल, बुकिंग और सवालों के लिए AI रिसेप्शनिस्ट और ह्यूमन हैंडऑफ़
एक बहुभाषी AI रिसेप्शनिस्ट जो आपके नंबर पर कॉल उठाता है, आपके असली कैलेंडर में बुकिंग करता है, आपके अपने दस्तावेज़ों से जवाब देता है और ज़रूरत पड़ने पर कॉल आपकी टीम को सौंप देता है। यह एक पूरे कॉन्टैक्ट सेंटर के भीतर चलता है, जिसके पीछे क्यू, स्टाफ़, बुकिंग, CRM और WhatsApp व SMS पहले से मौजूद हैं।
संक्षिप्त उत्तर
DialerBee का AI रिसेप्शनिस्ट क्या है? यह DialerBee का AI वॉइस एजेंट Layla है, जो आपकी DID इन्वेंट्री से उस पर रूट किए गए इनबाउंड नंबर की कॉल उठाता है। यह आपके अपलोड किए गए नॉलेज बेस से सवालों के जवाब देता है, सिर्फ़ आपके सर्विस कैटलॉग की कीमतें बताता है, और Google Calendar या Microsoft 365 कैलेंडर पर फ़्री-बिज़ी जाँच के बाद अपॉइंटमेंट बुक, रीशेड्यूल या कैंसल करता है। ज़रूरत पड़ने पर यह कॉल किसी व्यक्ति को सौंपता है और SMS या WhatsApp से फ़ॉलो-अप करता है। यह गल्फ़, लेवेंटाइन और मिस्री समेत अरबी की बोलियाँ बोलता है, साथ में 10 और भाषाएँ, महिला आवाज़ (Layla) में। आप इसे Agent Studio में कॉन्फ़िगर करते हैं, अपने नियंत्रण वाले किल स्विच के साथ, और Professional व Enterprise प्लान पर इसका बिल इस्तेमाल के हिसाब से बनता है।
प्लेटफ़ॉर्म क्यों मायने रखता है
एक रिसेप्शनिस्ट को चाहिए कॉल भेजने के लिए कोई जगह
कई AI आंसरिंग सर्विसेज़ आपकी फ़ोन लाइन के आगे बैठकर सिर्फ़ मैसेज लेती हैं। इससे बजती हुई घंटी की समस्या हल हो जाती है, लेकिन इससे आपकी टीम के पास निपटने के लिए एक लिस्ट रह जाती है, एक कैलेंडर जिसे बॉट ने कभी छुआ ही नहीं, और ऐसे कॉलर जिन्हें अब भी जवाब नहीं मिला।
एक असली फ़्रंट डेस्क डायरी, कीमतें और यह जानता है कि टीम में कौन क्या संभालता है। DialerBee का AI रिसेप्शनिस्ट उसी प्लेटफ़ॉर्म पर चलता है जिस पर आपके इनबाउंड क्यू, एजेंट डेस्कटॉप, अपॉइंटमेंट पोर्टल और मैसेजिंग हैं, इसलिए जो कॉल एजेंट पूरी नहीं कर पाता उसके जाने के लिए जगह होती है, और जो कॉल वह पूरी करता है वह उसी कस्टमर हिस्ट्री में दर्ज होती है जिसमें आपकी टीम की कॉल।
यह क्या संभालता है
वे कॉल जो आपका फ़्रंट डेस्क हर दिन लेता है
नंबर का जवाब देना
आपकी DID इन्वेंट्री का कोई इनबाउंड नंबर AI वॉइस एजेंट पर उसी तरह रूट होता है जैसे किसी क्यू, व्यक्ति या IVR फ़्लो पर होता। कॉलर का स्वागत आपके तय किए गए पर्सोना से होता है, किसी मेन्यू से नहीं।
बुकिंग और बदलाव
एजेंट कनेक्टेड कैलेंडर पर फ़्री-बिज़ी जाँचता है, फिर कॉल के दौरान ही बुकिंग करता है, उसे बदलता है या कैंसल करता है। यह मैसेज लेकर यह वादा नहीं करता कि बाद में कोई इसे सुलझा देगा।
आपके बिज़नेस के बारे में सवाल
खुलने का समय, सेवाएँ, नीतियाँ, रास्ता, साथ क्या लाना है। जवाब उन दस्तावेज़ों से आते हैं जो आप नॉलेज बेस में अपलोड करते हैं, सिमैंटिक सर्च से निकाले जाते हैं।
जो कीमतें आप असल में लेते हैं
सिर्फ़ आपके सर्विस कैटलॉग की कीमतें ही बोली जा सकती हैं। अगर कोई कीमत कैटलॉग में नहीं है, तो एजेंट अपनी तरफ़ से कोई कीमत नहीं गढ़ता।
फ़ॉलो-अप मैसेज
कॉल के बाद SMS या WhatsApp पर पुष्टि या फ़ॉलो-अप जाता है, उसी आवाज़ के अंदाज़ में जो कॉलर ने सुनी थी।
कॉलर को किसी व्यक्ति तक पहुँचाना
जब कॉल को इंसान की ज़रूरत होती है, तो एजेंट उसे किसी व्यक्ति को सौंप देता है। यह बातचीत की सोच-समझकर बनाई गई शाखा है, कोई फ़ेलियर स्थिति नहीं।
यह जानबूझकर क्या लोगों को सौंपता है
कुछ कॉल कभी मशीन के पास नहीं रहनी चाहिए
AI रिसेप्शनिस्ट इसलिए उपयोगी है क्योंकि वह अपनी सीमाएँ जानता है। लॉन्च से पहले तय करें कि कौन-सी कॉल सीधे किसी व्यक्ति के पास जाएँगी, और हैंडऑफ़ को बातचीत का हिस्सा बनाकर डिज़ाइन करें, किसी लूप के अंत में फ़ॉलबैक की तरह नहीं। एजेंट स्टाफ़ की मदद करता है; जिन कॉल में समझदारी या संवेदनशीलता चाहिए, उनमें यह उनकी जगह नहीं लेता।
- कोई शिकायत, या कोई कॉलर जो गुस्से में या परेशान हो
- कोई पेमेंट विवाद या कोई असामान्य अनुरोध
- जो कुछ भी इमरजेंसी जैसा लगे
- किसी भी तरह की मेडिकल, कानूनी या वित्तीय सलाह
- भावनात्मक रूप से संवेदनशील कॉल: शोक, बुरी ख़बर, डरा हुआ कॉलर
- कोई भी कॉलर जो किसी व्यक्ति से बात करना चाहे, और दो बार कहने वाला तो ज़रूर
यह जो कहता है वह सच होना चाहिए
आपकी डायरी, आपके दस्तावेज़, आपकी कीमतें
बुकिंग और कैलेंडर
समय सुझाने से पहले एजेंट कनेक्टेड कैलेंडर पर फ़्री-बिज़ी जाँचता है। Google Calendar और Microsoft 365, संगठन के स्तर पर और हर स्टाफ़ सदस्य के अपने कैलेंडर के साथ सिंक होते हैं, और बदलाव की सूचनाएँ वापस आती हैं। सर्विस कैटलॉग में हर सेवा की अवधि और संसाधन दर्ज रहते हैं, और कैपेसिटी नियम सेवा भर जाने पर डबल-बुकिंग करने के बजाय बुकिंग मना कर देते हैं।
एजेंट कॉलर को तभी बताता है कि बुकिंग हो गई, बदल गई या कैंसल हो गई, जब सिस्टम उसकी पुष्टि कर दे।
आपके नॉलेज बेस से जवाब
अपने दस्तावेज़ अपलोड करें और एजेंट सिमैंटिक सर्च से उन्हीं से जवाब देता है, इसलिए जो कॉलर आपकी पॉलिसी के शब्दों से अलग ढंग से सवाल पूछे, उसे भी सही हिस्सा मिलता है। दस्तावेज़ बदलिए, और एजेंट की जानकारी बदल गई, कोई स्क्रिप्ट दोबारा लिखे बिना।
प्राइस-ट्रुथ गार्ड
गलत कीमत वह एक ग़लती है जिसके लिए ग्राहक आपको ज़रूर ज़िम्मेदार ठहराएगा। प्राइस-ट्रुथ गार्ड का मतलब है कि सिर्फ़ आपके कैटलॉग की कीमतें ही बोली जा सकती हैं, और हर संभावित वाक्य आवाज़ में बदलने से पहले गार्डरेल्स से होकर गुज़रता है।
बुकिंग के बारे में और जानकारी: अपॉइंटमेंट और रिमाइंडर और अपॉइंटमेंट-आधारित व्यवसाय.
कॉल से पहले, दौरान और बाद में
वे हिस्से जो एक आंसरिंग ऐप आप पर छोड़ देता है
कस्टमर हिस्ट्री और CRM
हर AI कॉल का एक नतीजा दर्ज होता है: रिकॉर्डिंग, ट्रांसक्रिप्ट और आउटकम, जो आपके CRM में भेजे जाते हैं। जब आपकी टीम बाद में उस ग्राहक से बात करती है, तो AI कॉल उसी हिस्ट्री में होती है जिसमें टीम की कॉल, एजेंट डेस्कटॉप के Customer 360 पैनल में दिखती हुई।
SMS और WhatsApp फ़ॉलो-अप और रिमाइंडर
कॉल के बाद एजेंट SMS या WhatsApp पर फ़ॉलो-अप भेज सकता है। अपॉइंटमेंट रिमाइंडर आपकी तय पॉलिसी के हिसाब से SMS, WhatsApp और ईमेल पर ICS अटैचमेंट के साथ जाते हैं, और मैसेज-सेंट रिपोर्ट दिखाती है कि असल में क्या भेजा गया। देखें WhatsApp और SMS.
ऑफ़िस समय के बाद
बिज़नेस-आवर्स और छुट्टियों के कैलेंडर हर टेनेंट के लिए सेट होते हैं और शेड्यूल गेट से लागू होते हैं, इसलिए किसी सार्वजनिक छुट्टी को किसी को याद रखने की ज़रूरत नहीं। जब आप बंद होते हैं, तो क्यू पर कॉल करने वालों को आपकी चुनी आवाज़ में टेक्स्ट-टू-स्पीच मैसेज सुनाई देता है, और एक SMS फ़ॉलबैक टेम्पलेट भेजा जा सकता है ताकि उन्हें पता रहे कि उनकी बात सुनी गई।
मिस्ड कॉल
जब कोई क्यू आपके रिंग टाइमआउट (डिफ़ॉल्ट रूप से 5 सेकंड से 5 मिनट 45 सेकंड तक) के भीतर जवाब नहीं देता, तो कॉलर आपका अपना अनाउंसमेंट सुनता है और एक तय मैनेजर को आपके अपने सेंडर ID से कॉलर का नाम बताता SMS मिलता है। देखें मिस्ड-कॉल रिकवरी और हमारा गल्फ़ बिज़नेस के लिए गाइड.
बहुभाषी और अरबी
एक AI रिसेप्शनिस्ट जो कॉलर की अपनी अरबी में जवाब देता है
अरबी को एक सपाट भाषा की तरह नहीं, बल्कि बोलियों के रूप में संभाला जाता है, जिनमें गल्फ़, लेवेंटाइन और मिस्री शामिल हैं, इसलिए दुबई का कॉलर और अम्मान का कॉलर, दोनों को कुछ ऐसा सुनाई देता है जो लोकल लगे। एजेंट इसके अलावा 10 और भाषाओं में काम करता है, कुल 11, जो उन शहरों में अहम है जहाँ बुकिंग करने वाला शायद ही कभी अपने रिसेप्शनिस्ट की मातृभाषा बोलता हो।
हर पर्सोना के लिए Layla (महिला आवाज़) बोलती है। कॉलर बीच में बोल सकते हैं, और एजेंट रुककर सुनता है। लाइव जाने से पहले Agent Studio से एक टेस्ट कॉल करें और उस बोली में सुनें जो आपके ग्राहक असल में बोलते हैं।
ह्यूमन हैंडऑफ़ और क्यू
जब एजेंट कॉल सौंपता है, तो एक असली कॉन्टैक्ट सेंटर इंतज़ार कर रहा होता है
हैंडऑफ़ उतना ही अच्छा होता है जितना उसके दूसरी तरफ़ मौजूद व्यवस्था। DialerBee में आपका स्टाफ़ ऐसे इनबाउंड क्यू में काम करता है जो FIFO, राउंड-रॉबिन या लॉन्गेस्ट-आइडल से रूट होते हैं, हर एक की अपनी प्रायोरिटी, अधिकतम वेटिंग और रैप-अप टाइम के साथ, और कॉलर अंधेरे में इंतज़ार करने के बजाय अपनी पोज़िशन और अनुमानित वेटिंग टाइम सुन सकते हैं।
सुपरवाइज़र वॉलबोर्ड पर क्यू की लंबाई लाइव देखते हैं और किसी कॉल को सुन सकते हैं, एजेंट से व्हिस्पर कर सकते हैं या बार्ज कर सकते हैं।
नियंत्रण आपके ही हाथ में रहता है
- पर्सोना, आवाज़, नॉलेज बेस और फ़्लो प्रोफ़ाइल, Agent Studio में कॉन्फ़िगर
- पब्लिश और रोलबैक वाले वर्ज़न, ताकि ख़राब बदलाव पलटा जा सके
- कॉल लगाने से पहले तय नंबर एक्सेप्शन और कैपेसिटी लिमिट
- एक एजेंट, एक कैंपेन या पूरी AI कॉलिंग रोकने के लिए किल स्विच
- AI फ़ीचर सिर्फ़ टेनेंट के स्पष्ट कॉन्फ़िगरेशन से ही चालू होते हैं
एजेंट के बारे में और जानकारी: AI वॉइस एजेंट.
एक सीधा फ्रेमवर्क
यह कॉल AI संभाले या इंसान?
एक भी नंबर रूट करने से पहले अपनी कॉल के प्रकारों को तीन समूहों में बाँटें। इंसानों वाला समूह सबसे छोटा हो सकता है, लेकिन वही तय करता है कि ग्राहक बाकी पर भरोसा करेंगे या नहीं।
तय ढाँचे वाली, दोहराई जाने वाली कॉल, जिनका सही जवाब पहले से आपकी डायरी या दस्तावेज़ों में मौजूद है।
- अपॉइंटमेंट बुक करना, रीशेड्यूल करना और कैंसिल करना
- स्टेटस और खुलने के समय से जुड़े सवाल
- आपके नॉलेज बेस से जवाब दिए गए अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
- रिमाइंडर और पुष्टि
- कॉलर के कहने पर उसे किसी व्यक्ति तक पहुँचाना
ऐसी कॉल जो सामान्य ढंग से शुरू होती हैं पर मोड़ ले सकती हैं, जिनमें एजेंट सामान्य हिस्सा संभालता है और फिर कोई व्यक्ति कमान ले लेता है।
- शिकायतें, जिनमें कॉलर को जल्दी किसी व्यक्ति तक पहुँचना चाहिए
- जटिल मामले जो कई सेवाओं या बुकिंग से जुड़े हों
- ऐसे अनुरोध जिनमें विवेक या पॉलिसी से हटकर अपवाद चाहिए
- ऐसे कॉलर जिन्हें यह साफ़ नहीं कि उन्हें क्या चाहिए
ऐसी कॉल जिनमें ग़लत या रूखे जवाब की कीमत किसी भी ऑटोमेटेड सिस्टम के लिए बहुत ज़्यादा है।
- इमरजेंसी, जिन्हें सीधे किसी व्यक्ति या इमरजेंसी सेवाओं तक जाना चाहिए
- मेडिकल या कानूनी सलाह
- भावनात्मक रूप से संवेदनशील बातचीत
- ऐसी कोई भी चीज़ जिसे आपकी अपनी पॉलिसी के मुताबिक इंसान को ही संभालना है
यह फ़्रेमवर्क सामान्य मार्गदर्शन है, मेडिकल, कानूनी या नियामक सलाह नहीं। कौन-सी कॉल किसी व्यक्ति को संभालनी हैं, यह आपकी अपनी पॉलिसी और आपके सेक्टर पर लागू नियम तय करते हैं।
सामान्य तुलना
AI रिसेप्शनिस्ट बनाम इंसानी रिसेप्शनिस्ट बनाम हाइब्रिड
| सिर्फ़ इंसानी रिसेप्शनिस्ट | सिर्फ़ AI रिसेप्शनिस्ट | हाइब्रिड, AI और स्टाफ़ | |
|---|---|---|---|
| टीम व्यस्त होने पर जवाब देना | रिसेप्शनिस्ट किसी और के साथ व्यस्त हो तो कॉल इंतज़ार करती हैं या बजकर कट जाती हैं | एजेंट उस पर रूट किए गए नंबर की कॉल उठाता है, आपकी तय सीमाओं के भीतर | सामान्य कॉल एजेंट लेता है; बाकी आपकी टीम |
| बुकिंग | सटीक, लेकिन एक समय में केवल एक कॉल | फ़्री-बिज़ी जाँच के बाद बुकिंग, रीशेड्यूल और कैंसल करता है | सामान्य बुकिंग एजेंट करता है, अपवाद स्टाफ़ संभालता है |
| कीमतें और नीतियाँ | इंसान को जो याद रहे उस पर निर्भर | केवल कैटलॉग की कीमतें; जवाब आपके दस्तावेज़ों से | वही गार्डरेल्स, और स्क्रिप्ट से बाहर की हर बात के लिए एक इंसान |
| शिकायतें और संवेदनशील कॉल | सहानुभूति और विवेक के साथ संभाली जाती हैं | एजेंट पर नहीं छोड़ी जानी चाहिए | डिज़ाइन के तहत किसी व्यक्ति को सौंपी जाती हैं |
| भाषाएँ | जो भी भाषा आपका स्टाफ़ बोलता है | अरबी की बोलियाँ और 10 और भाषाएँ | एजेंट उन भाषाओं को कवर करता है जो आपका स्टाफ नहीं बोलता |
| कॉल के बाद | नोट्स, अगर कोई लिखे | रिकॉर्डिंग, ट्रांसक्रिप्ट और आउटकम CRM में भेजे जाते हैं | AI और इंसानी कॉल, दोनों की एक ही कस्टमर हिस्ट्री |
ऑपरेटिंग मॉडलों की एक गुणात्मक तुलना। AI कॉलम DialerBee के AI वॉइस एजेंट के बारे में है; नतीजे आपके कॉन्फ़िगरेशन, कॉल मिक्स और स्टाफ़िंग पर निर्भर करते हैं।
प्राइवेसी और सिक्योरिटी
रिसेप्शनिस्ट दिन भर नाम, फ़ोन नंबर और अपॉइंटमेंट की जानकारी सुनता है। हर टेनेंट का डेटा PostgreSQL रो-लेवल सिक्योरिटी से अलग रखा जाता है, डेटा ट्रांज़िट में TLS 1.2+ और स्टोरेज में AES-256 से एन्क्रिप्ट होता है, और रिकॉर्डिंग साइन किए गए, एक्सपायर होने वाले लिंक से दी जाती हैं। रिटेंशन अवधि हर टेनेंट के लिए कॉन्फ़िगर की जा सकती है, और डिफ़ॉल्ट रूप से ग्राहक कॉल डेटा का इस्तेमाल शेयर्ड क्रॉस-टेनेंट मॉडल ट्रेन करने में नहीं होता।
ये अनुपालन में सहायक नियंत्रण हैं; DialerBee कानूनी सलाह नहीं देता और नियामक अनुपालन की गारंटी नहीं देता। विवरण पढ़ें ट्रस्ट सेंटर और AI डेटा पॉलिसी.
बायर चेकलिस्ट
कैसे परखें कोई भी AI रिसेप्शनिस्ट
छह जाँचें जो हर वेंडर के साथ करनी चाहिए, हमारे साथ भी।
अपने कॉलर की भाषा में एक टेस्ट कॉल सुनें
ट्रांसक्रिप्ट काफ़ी नहीं है। अपने ग्राहकों की बोली में टेस्ट कॉल करें और सुनें कि वह कैसी लगती है, बीच में टोके जाने को कैसे संभालती है और कैसे ख़त्म होती है।
पूछें कि जब इसे कुछ न पता हो तो क्या होता है
जानें कि जवाब कहाँ से आते हैं और मनगढ़ंत कीमत को क्या रोकता है।
कुछ असली बुक करें
किसी असली कैलेंडर पर बुकिंग करें, उसे बदलें और कैंसल करें, फिर डायरी जाँचें।
किसी व्यक्ति तक पहुँचने की कोशिश करें
इंसान से बात करने के लिए कहें, फिर दोबारा कहें, और पुष्टि करें कि हैंडऑफ़ आपकी टीम के काम करने के तरीके से मेल खाता है।
जाँचें कि इसे कौन बंद कर सकता है
आपका सुपरवाइज़र बिना टिकट उठाए, कंसोल से एक एजेंट, एक कैंपेन या पूरी AI कॉलिंग रोक सके।
डेटा शर्तें पढ़ें
रिकॉर्डिंग कहाँ स्टोर होती हैं, कितने समय तक रखी जाती हैं, और क्या आपकी कॉल से किसी और के मॉडल ट्रेन होते हैं। लॉन्च से पहले ये बातें लिखित में होनी चाहिए।
प्राइसिंग: AI वॉइस एजेंट, Professional और Enterprise पर इस्तेमाल के हिसाब से बिल होने वाला ऐड-ऑन है, जिसकी मीटरिंग मिनटों में होती है। देखें प्राइसिंग.
सवाल
AI रिसेप्शनिस्ट FAQ
AI रिसेप्शनिस्ट क्या है?
क्या AI रिसेप्शनिस्ट अपॉइंटमेंट बुक कर सकता है?
क्या यह अरबी बोलता है?
क्या यह मेरे रिसेप्शनिस्ट की जगह ले लेगा?
जब हम बंद हों या कोई जवाब न दे, तो कॉल का क्या होता है?
AI रिसेप्शनिस्ट की प्राइसिंग कैसे होती है?
डेमो टेनेंट पर AI रिसेप्शनिस्ट सुनें
हम आपको कॉल पर हुई एक बुकिंग, नॉलेज बेस से दिया गया एक जवाब, और किसी व्यक्ति को हैंडऑफ़ दिखाएँगे, अंग्रेज़ी या अरबी में।
अभी तय नहीं? लें AI रिसेप्शनिस्ट रेडीनेस असेसमेंट या मूल्य का अनुमान लगाएँ AI रिसेप्शनिस्ट ROI कैलकुलेटर.
और जानें
AI वॉइस एजेंट
Layla जो भी कर सकती है, इनबाउंड और आउटबाउंड में।
मिस्ड कॉल रिकवरी
जब कोई जवाब नहीं देता, तो कॉलर क्या सुनते हैं और किसे बताया जाता है।
अपॉइंटमेंट और रिमाइंडर
पोर्टल, सर्विस कैटलॉग और रिमाइंडर पॉलिसी।
अपॉइंटमेंट-आधारित व्यवसाय
डायरी पर चलने वाली टीमों के लिए तैयार पूरा बुकिंग वर्कफ़्लो।
सैलून और स्पा
जब टीम क्लाइंट के साथ व्यस्त हो, तब भी बुकिंग ली जाती हैं।
हेल्थकेयर आउटरीच
सहमति नियंत्रणों के साथ रिमाइंडर और मरीज़ों का फ़ॉलो-अप।
गल्फ़ में मिस्ड कॉल
मिस्ड कॉल रिकवर करने की एक व्यावहारिक गाइड।
ट्रस्ट और सिक्योरिटी
टेनेंट आइसोलेशन, एन्क्रिप्शन और AI डेटा प्रैक्टिस।