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जब फ़ोन आपका सामने का दरवाजा

अधिकांश डायलर कंपनियां आपको आउटबाउंड कॉल बेचती हैं और आने वाली कॉलों को अलग तरह से ट्रीट करती हैं। in किसी और की समस्या के रूप में। किसी होटल, क्लिनिक, बैंक या डिलीवरी सेंटर के लिए, आने वाली कॉल is यह व्यवसाय है — और हर अनुत्तरित प्रश्न वह राजस्व है जो विपणन में पहले ही अपनी लागत वसूल कर चुका है।

आप फ़ोन की घंटी बजवाने के लिए पैसा खर्च करते हैं। विज्ञापन, लिस्टिंग, साइनबोर्ड, वेबसाइट, सालों की मेहनत से बनी प्रतिष्ठा। फिर कोई ठीक उसी समय फ़ोन करता है जब आपकी टीम किसी दूसरे ग्राहक के साथ होती है, उन्हें कुछ भी ऐसा नहीं मिलता जिससे उन्हें आगे की जानकारी मिले, और वे पेज पर अगले विकल्प पर कॉल कर देते हैं।

इस घटना के बारे में उद्योग जगत में किसी को कभी पता नहीं चलता।

सबसे पहले इसी हिस्से को ठीक करना ज़रूरी है। ज़्यादा कॉल का जवाब न देना — जिन कॉल का जवाब नहीं दिया, उनके बारे में जानकारी रखना, और कॉलर को चुप रहने के बजाय इंतज़ार करने का कारण देना ताकि वे कॉल काट न दें।

ऐसी कॉलें जिनमें किसी व्यक्ति की आवश्यकता ही नहीं थी

कॉलर को इसे वे स्वयं समाप्त कर देंगे

सबसे सस्ता कॉल वह होता है जिसे आपकी टीम को कभी लेना ही न पड़े, और कॉल करने वाला भी आमतौर पर इसे ही पसंद करता है। इनमें से प्रत्येक IVR बिल्डर में एक नोड है - जिसे आप कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, इसके लिए किसी विकास की आवश्यकता नहीं है।

बुकिंग की जांच करें या उसमें बदलाव करें

कॉल करने वाला व्यक्ति किसी का इंतजार किए बिना ही कॉल की पुष्टि करता है, कॉल बदलता है या रद्द कर देता है - यही आपके फोन की घंटी बजने का सबसे आम कारण है।

प्रतीक्षा करने के बजाय कॉल बैक का अनुरोध करें

वे अपनी जगह पर बने रहते हैं और फोन काट देते हैं। जब कोई खाली हो तब आप दोबारा कॉल करें, और कोई भी आपको होल्ड पर रखकर परेशान करने वाला संगीत नहीं सुनेगा।

कतार में उनका स्थान सुनें

जब लोगों को पता होता है कि कितना समय लगेगा, तो वे काफी लंबे समय तक इंतजार करते हैं। चुप्पी ही उन्हें फोन काटने और किसी अन्य कंपनी से संपर्क करने के लिए मजबूर करती है।

उनकी भाषा चुनें

कॉल करने वाला व्यक्ति शुरुआत में ही विकल्प चुन लेता है, बजाय इसके कि वह अनुमान लगाए कि कौन सा विकल्प उसे उस व्यक्ति तक ले जाएगा जो उसकी भाषा बोलता है।

WhatsApp पर जाएं

ऐसे कॉलर को टाल दें जो पहले से खुले हुए चैनल पर टाइप करना पसंद करता है, और वहीं पर लिखित रूप में बातचीत जारी रखें।

पहचान प्राप्त करें

कॉल के दौरान CRM जानकारी मिलने का मतलब है कि कॉल करने वाले को पहले से ही पता होता है कि कोई हेलो कहने से पहले ही कॉल प्रोसेस शुरू हो जाता है।

सभी चालीस IVR नोड प्रकार देखें

जो अपने आप ही अपना खर्च निकाल लेता है

कोई जवाब नहीं देता। अब क्या करें?

सन्नाटे के बजाय दो चीजें होती हैं। कॉलर को आपकी ही रिकॉर्ड की गई घोषणा सुनाई देती है, आपके शब्दों और भाषा में, जिसमें उन्हें बताया जाता है कि उन्हें वापस कॉल किया जाएगा - इसलिए वे किसी प्रतिस्पर्धी को डायल करने के बजाय प्रतीक्षा करते हैं। और प्रबंधक को आपके ही प्रेषक आईडी से एक SMS मिलता है जिसमें कॉल करने वाले नंबर का नाम होता है।

जब तक पूछताछ का कुछ महत्व होता है, तब तक कोई न कोई वापस फोन कर देता है, बजाय इसके कि किसी को कभी पता ही न चले कि ऐसी कोई पूछताछ हुई थी।

मिस्ड कॉल रिकवरी कैसे काम करती है

आप रिंग टाइमआउट सेट करते हैं

घोषणा होने से पहले आपकी टीम को कितनी देर तक फोन आता है।

आपके शब्द, आपकी आवाज़

यह प्रत्येक किरायेदार के हिसाब से लिखा गया है, इसलिए क्लिनिक का उच्चारण क्लिनिक जैसा और होटल का उच्चारण होटल जैसा ही होता है।

आपका प्रबंधक, आपकी प्रेषक आईडी

यह अलर्ट आपके व्यवसाय के नाम से आता है, न कि किसी अज्ञात शॉर्टकोड से।

एक प्लेटफ़ॉर्म

इनबाउंड और आउटबाउंड, दो प्रणालियाँ नहीं

कई कंपनियां सुबह के समय आउटबाउंड कैंपेन चलाती हैं और दिन भर इनबाउंड क्यू को संभालती हैं। दो प्लेटफॉर्म पर ऐसा करने का मतलब है एजेंटों के दो समूह, रिपोर्टों के दो समूह और एक ही समय में दो चीजों के गलत होने की संभावना।

एक एजेंट डेस्कटॉप

कॉल चाहे जिस दिशा से भी आए, स्क्रीन वही रहेगी।

एक वॉलबोर्ड

पर्यवेक्षक उपकरण बदले बिना दोनों पर नजर रखते हैं।

रिपोर्टों का एक सेट

एक ही सीडीआर और कैंपेन रिपोर्टिंग में इनबाउंड और आउटबाउंड दोनों की जानकारी।

एक अनुपालन मॉडल

सहमति, DNC और रिकॉर्डिंग के नियम दोनों पर समान रूप से लागू होते हैं।

यह एक महत्वपूर्ण जानकारी है। आउटबाउंड कैंपेन में दिखाए गए नंबरों पर कॉल बैक आ सकती है - जो महत्वपूर्ण है, क्योंकि मिस्ड कॉल देखने वाला ग्राहक अक्सर उस नंबर पर कॉल करता है। कॉल करने पर अगर नंबर बजता है, तो यह कॉल न करने से भी बदतर है।

यह किसके लिए है?

कोई भी व्यवसाय जहाँ मिस्ड कॉल एक खोया हुआ ग्राहक

उद्योग बदलता रहता है; लेकिन गणित नहीं बदलता। अगर लोग आपको बुकिंग, खरीदारी, पूछताछ या किसी चीज़ में बदलाव के लिए फ़ोन करते हैं, तो जिन कॉलों का आप जवाब नहीं देते, वे आपकी सबसे महंगी संपत्ति होती हैं।

होटल और रेस्टोरेंट

बुकिंग, बदलाव और रद्द करने की जानकारी फोन द्वारा ठीक उसी समय प्राप्त होती है जब आपका फ्लोर सबसे व्यस्त होता है।

क्लीनिक और अस्पताल

अगर कॉल का जवाब नहीं मिलता है, तो आमतौर पर वह अपॉइंटमेंट होता है, और कॉल करने वाला एक घंटे के भीतर कहीं और अपॉइंटमेंट बुक कर लेता है।

डॉक्टर और दंत चिकित्सालय

छोटे-छोटे फ्रंट डेस्क, लगातार व्यवधान, और हर छूटी हुई कॉल का मतलब है कहीं और एक कुर्सी बुक होना।

बैंक और वित्तीय सेवाएं

कॉल करने वाले लोग बैलेंस, स्टेटस और अपॉइंटमेंट के बारे में जानना चाहते हैं - जिनमें से अधिकांश के लिए किसी व्यक्ति की आवश्यकता नहीं होती है।

बीमा

दावों और नवीनीकरणों में अप्रत्याशित रूप से वृद्धि होती है, और कॉल करने वाला शायद ही कभी प्रतीक्षा करने को तैयार होता है।

कार सेवा एवं डीलरशिप

सर्विस बुकिंग, सामान लेने का समय और स्थिति की जानकारी लेना, ये सभी वर्कशॉप के काम से प्रतिस्पर्धा करते हैं।

डिलीवरी और लॉजिस्टिक्स

यह कहाँ है, क्या आप इसे दोबारा पहुँचा सकते हैं, क्या आप पता बदल सकते हैं - उच्च मात्रा, कम जटिलता।

यात्रा एजेंसियां

प्रस्थान और व्यवधानों के संबंध में होने वाले बदलाव, रद्दीकरण और प्रश्न जो एक साथ कई बार सामने आते हैं।

सैलून और अपॉइंटमेंट व्यवसाय

जब फोन बजता है तो आप किसी ग्राहक के साथ होते हैं, और जो भी पहले फोन उठाता है, आप बुकिंग खो देते हैं।

उपयोगिताएँ और सार्वजनिक क्षेत्र

मौसमी उतार-चढ़ाव जो पूर्वानुमानित होते हैं और जिन्हें कोई भी स्टाफिंग योजना आसानी से संभाल नहीं पाती है।

प्रश्न

इनबाउंड, विस्तार से

क्या DialerBee केवल आउटबाउंड कॉलिंग के लिए है?
नहीं। इनबाउंड वॉइस क्यूइंग प्लेटफ़ॉर्म का हिस्सा है, और इनबाउंड कॉल्स पर भी वही एजेंट डेस्कटॉप, सुपरवाइज़र टूल्स, रिकॉर्डिंग, रिपोर्टिंग और कंप्लायंस कंट्रोल लागू होते हैं। कई ऑपरेशन दोनों तरह से काम करते हैं — सुबह आउटबाउंड कैंपेन और दिन भर जवाब देने वाली इनबाउंड क्यू — और इन्हें दो सिस्टम पर चलाने का मतलब है दो तरह की रिपोर्ट, दो तरह के एजेंट और दो तरह की गड़बड़ी की संभावना।
उन कॉलों का क्या होता है जिनका कोई जवाब नहीं देता?
कॉल करने वाले को आपकी रिकॉर्ड की गई घोषणा सुनाई देती है, न कि कोई आवाज़ नहीं आती, और मैनेजर को आपके ही सेंडर आईडी से कॉल करने वाले नंबर का नाम बताते हुए एक SMS मिलता है। रिंग टाइमआउट, घोषणा के शब्द और आवाज़, अलर्ट प्राप्तकर्ता और संदेश, ये सभी प्रत्येक टेनेंट के अनुसार कॉन्फ़िगर किए जा सकते हैं। यही एक मिस्ड कॉल और एक ग्राहक के खोने के बीच का अंतर है।
क्या कॉल करने वाले एजेंट से संपर्क किए बिना कुछ काम कर सकते हैं?
जी हां, और यहीं पर सबसे ज्यादा बचत होती है। IVR बिल्डर में चालीस प्रकार के नोड शामिल हैं, और इनमें से सबसे दिलचस्प हैं सेल्फ-सर्विस वाले: बुकिंग की जांच या बदलाव करना, कॉल बैक का अनुरोध करना और अपनी जगह सुरक्षित रखना, कतार में अपनी स्थिति जानना, भाषा चुनना, व्हाट्सएप पर कॉल करना, या कॉल के दौरान CRM में अपना रिकॉर्ड देखना। इनमें से हर एक कॉल में किसी व्यक्ति की जरूरत नहीं पड़ती।
क्या यह एक छोटी टीम के साथ-साथ एक संपर्क केंद्र के लिए भी काम करता है?
छोटी टीम के लिए वही विशेषताएं कम नहीं, बल्कि अधिक मायने रखती हैं। चार लोगों वाले क्लिनिक में छूटी हुई कॉल से होने वाला नुकसान दो सौ सीटों वाले क्लिनिक की तुलना में कहीं अधिक होता है, और उनके पास कॉल का जवाब देने के लिए कोई अतिरिक्त कर्मचारी नहीं होता। संरचना समान है; लेकिन संख्या भिन्न है।
क्या एक ही संख्या से इनबाउंड और आउटबाउंड दोनों का काम किया जा सकता है?
जी हां। आउटबाउंड कैंपेन में दिखाए गए नंबरों पर कॉल बैक आ सकती है, जो महत्वपूर्ण है क्योंकि मिस्ड कॉल देखने वाला ग्राहक अक्सर उस नंबर पर कॉल करता है। कॉल आने पर बजने वाला नंबर, कॉल न करने से भी बदतर है।
क्या एआई हमारी कॉल का जवाब देगा?
आज नहीं। कॉल का स्वतः उत्तर देने वाली वॉइस एआई अभी सीमित विकास चरण में है और इसे अंतिम उत्पाद में शामिल नहीं किया गया है - हम इसे बेचने के बजाय इसके डिज़ाइन पार्टनर चुन रहे हैं, और इसकी वर्तमान स्थिति के बारे में आप इसके अलग पेज पर पढ़ सकते हैं। यहां वर्णित अन्य सभी सुविधाएं पहले से ही सुचारू रूप से चल रही हैं, और IVR के माध्यम से आने वाली स्वयं-सेवा सुविधा से उन कॉलों का एक बड़ा हिस्सा समाप्त हो गया है जिनके लिए अन्यथा किसी व्यक्ति की आवश्यकता होती।

आपने पिछले सप्ताह कितनी कॉल मिस कीं?

अधिकांश व्यवसाय इसका उत्तर नहीं दे सकते, और यही मुख्य बात है। हमें अपना कॉल फ्लो दीजिए और हम आपको दिखाएंगे कि कॉलर क्या सुनता है, आपके मैनेजर को क्या मिलता है, और कॉलर बिना किसी की मदद के क्या कर सकता था।

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