Intégration
Google Agenda, vérifié avant la réservation
Une connexion OAuth au niveau de l'organisation et par agent, des vérifications de disponibilité avant la proposition d'un créneau, la création, la mise à jour et l'annulation d'événements en fonction des changements de rendez-vous, et la réception des notifications de modification de Google. La même autorisation octroie à la secrétaire exécutive IA une boîte mail Gmail.
Essai gratuit de 14 jours · Aucune carte de crédit requise
Réponse rapide
Ce que vous obtenez
Tout dans un espace de travail
OAuth pour l'organisation
Connectez Google Agenda une seule fois au niveau de l'organisation via OAuth. Une seule connexion autorisée par locataire, au lieu d'un mot de passe à saisir dans un champ de paramètres.
OAuth par agent
Chaque agent peut également connecter son propre calendrier. Le calendrier dans lequel une réservation est vérifiée est alors celui que la personne tient réellement.
chèques de disponibilité
Avant de proposer ou de réserver un créneau horaire, DialerBee effectue une vérification de disponibilité sur le calendrier afin qu'une réservation ne soit pas ajoutée à un créneau déjà existant.
Créer l'événement
Un rendez-vous confirmé est créé comme un événement dans le calendrier auquel il appartient, sans que personne n'ait besoin de le ressaisir.
Mise à jour et reprogrammation
Lorsqu'un rendez-vous est déplacé, l'événement existant est mis à jour directement dans l'agenda au lieu de laisser l'ancien horaire à côté du nouveau.
Annulation propre
Un rendez-vous annulé entraîne l'annulation de l'événement ; par conséquent, un créneau horaire libre dans DialerBee est également libre dans le calendrier.
Notifications de modification
Les notifications de modification indiquent à DialerBee quand quelque chose a bougé du côté de Google, afin que les deux journaux ne se désynchronisent pas entre les vérifications.
Layla réserve sur l'appel
L'agent vocal IA effectue les réservations, les reports et les annulations pendant l'appel téléphonique lui-même, après une vérification de disponibilité, en ne citant que les prix figurant dans votre catalogue de services.
Adresse Gmail du secrétaire exécutif
C’est grâce à cette même connexion Google que le secrétaire exécutif IA a accès à la boîte mail : les messages sont ingérés et triés, et tout ce qu’il souhaite envoyer vous est d’abord soumis sous forme de brouillon.
Nous avons évalué la situation avec vous lors de votre intégration.
Quels calendriers, quels agents et quels périmètres sont convenus avec notre équipe lors de l'intégration, au lieu d'être présumés.
Deux connexions
Le calendrier de l'organisation, et les propres
Google Agenda se connecte via OAuth au niveau de l'organisation, ce qui couvre les agendas partagés utilisés par une équipe. Cela ne suffit pas pour une entreprise où chaque personne gère son propre agenda.
Ainsi, chaque agent peut également connecter son propre calendrier, grâce à son autorisation OAuth. Une vérification de disponibilité s'appuie alors sur l'agenda que la personne consulte réellement, car c'est le seul qui indique avec certitude si elle est disponible à 16 heures le jeudi.
- Connexion OAuth au niveau de l'organisation, détenue par locataire
- Une connexion OAuth distincte par agent pour son propre calendrier.
- J'ai vérifié ma disponibilité par rapport au calendrier qui contient effectivement l'engagement.
- Les calendriers et les périmètres connectés sont définis lors de l'intégration.
Premier arrivé, premier servi, premier servi, puis la réservation
L'ordre est important. DialerBee vérifie la disponibilité du client avant de lui proposer un créneau horaire, puis crée l'événement une fois que celui-ci a donné son accord. Si le rendez-vous est reporté, l'événement est mis à jour ; s'il est annulé, il est supprimé.
Cette procédure permet à l'agent vocal IA de prendre une réservation lors d'un appel en direct. Layla consulte le calendrier, propose un créneau horaire disponible, effectue la réservation et n'affiche que les tarifs figurant dans votre catalogue de services.
- La disponibilité est vérifiée avant qu'un créneau horaire ne soit proposé.
- Événement créé lors de la confirmation, mis à jour lors d'un report, annulé lors de l'annulation.
- Les notifications de modification répercutent les changements effectués côté Google dans DialerBee
- Layla effectue des réservations, des reports et des annulations pendant l'appel, après la vérification de disponibilité.
Gmail
La même subvention porte la boîte aux lettres
C’est également grâce à la connexion à Google que la secrétaire exécutive IA accède aux e-mails. Les messages Gmail sont importés et triés, permettant ainsi à la secrétaire de savoir ce qui est arrivé et de quoi il s’agit.
L'envoi n'est volontairement pas automatique. Les courriels sortants vous sont soumis en tant que brouillon, avec leurs pièces jointes, et ne sont envoyés qu'après votre approbation. Le calendrier fonctionne de la même manière : proposer, autoriser, confirmer.
- Courriels Gmail ingérés et triés pour le secrétaire exécutif de l'IA
- Courrier sortant soumis comme brouillon pour approbation avant envoi
- Les actions du calendrier suivent : proposer, autoriser, confirmer
- Chaque action est auditable et l'intégralité de la configuration est exportée.
Foire aux questions
Qu'est-ce que l'intégration de Google Agenda dans DialerBee ?+
DialerBee utilise une connexion OAuth à Google Agenda pour consulter les disponibilités, créer des événements, les mettre à jour en cas de changement de rendez-vous et les annuler. Les notifications de modification informent DialerBee des changements survenus côté Google. Cette même connexion Google permet à l'assistante virtuelle d'accéder à Gmail.
DialerBee est-elle une application répertoriée sur Google Workspace Marketplace ?+
Non. DialerBee se connecte à Google Agenda et Gmail via OAuth et les API de Google, et non via une plateforme de vente. Aucune certification n'est revendiquée. Notre équipe définit avec vous les modalités exactes de connexion, les agendas concernés et les autorisations nécessaires lors de votre prise en main.
La connexion s'effectue-t-elle pour l'ensemble de l'organisation ou par agent ?+
Les deux. Une connexion OAuth est établie au niveau de l'organisation pour le locataire, et chaque agent peut connecter son propre calendrier avec ses propres droits d'accès. La disponibilité est ensuite vérifiée par rapport au calendrier contenant les engagements réels de chaque personne.
Peut-on arriver qu'une réservation entraîne une double réservation pour une même personne ?+
Avant de proposer ou de réserver un créneau horaire, une vérification de disponibilité est effectuée afin d'éviter de proposer un horaire déjà réservé. Les règles de capacité du catalogue de services sont également appliquées lors de la réservation, et une réservation est refusée si le service est complet.
Que se passe-t-il lorsqu'une personne modifie le rendez-vous dans Google Agenda ?+
Les notifications de modification informent DialerBee qu'un élément a été déplacé, évitant ainsi tout décalage entre les vérifications. Ceci est particulièrement important pour les agents qui utilisent leur propre calendrier et y effectuent leurs modifications plutôt que dans le portail.
L'agent vocal IA peut-il enregistrer une demande dans Google Agenda pendant un appel ?+
Oui. Layla vérifie la disponibilité de l'appelant, propose un créneau horaire et effectue les réservations, les modifications ou les annulations immédiatement. Elle n'affiche que les tarifs figurant dans votre catalogue de services, évitant ainsi de communiquer un numéro inexistant.
Que fait le côté Gmail ?+
Le système de secrétariat automatisé ingère et trie les courriels, puis vous les soumet sous forme de brouillon avec leurs pièces jointes. Aucun message n'est envoyé sans votre approbation, et chaque action est traçable.
Comment procéder à la mise en place ?+
Lors de votre intégration, notre équipe définira avec vous le périmètre de la connexion : quels calendriers sont concernés au niveau de l’organisation, quels agents connectent les leurs et quelles autorisations OAuth sont accordées. Chaque environnement Google étant différent, il s’agit d’un dialogue plutôt que d’une simple activation.
Consultez votre agenda Google en y intégrant votre carnet d'appels.
Visite guidée de 30 minutes d'un appartement témoin, en anglais ou en arabe.