Intégration
Google Agenda, vérifié avant la réservation
Une connexion OAuth au niveau de l'organisation et par agent, une vérification des disponibilités avant de proposer un créneau, des événements créés, mis à jour et annulés au gré des rendez-vous, et des notifications de modification en retour depuis Google. La même autorisation donne à la Secrétaire exécutive IA l'accès à la boîte Gmail.
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Réponse rapide
Ce que vous obtenez
Tout dans un seul espace de travail
OAuth pour l'organisation
Connectez Google Agenda une seule fois au niveau de l'organisation via OAuth. Une connexion autorisée, conservée par tenant, plutôt qu'un mot de passe collé dans un champ de paramètres.
OAuth par agent
Chaque agent peut aussi connecter son propre agenda. L'agenda utilisé pour vérifier une réservation est alors celui que la personne tient réellement.
Vérification des disponibilités
Avant de proposer ou de bloquer un créneau, DialerBee effectue une vérification des disponibilités dans l'agenda, pour qu'une réservation n'écrase pas un engagement existant.
Créer l'événement
Un rendez-vous confirmé est créé comme événement dans l'agenda concerné, sans que personne n'ait à le ressaisir.
Mise à jour et report
Lorsqu'un rendez-vous est déplacé, l'événement existant est mis à jour sur place au lieu de laisser l'ancien horaire dans l'agenda à côté du nouveau.
Annulation propre
Un rendez-vous annulé annule l'événement : un créneau libre dans DialerBee l'est aussi dans l'agenda.
Notifications de modification
Les notifications de modification signalent à DialerBee qu'un élément a bougé côté Google, pour que les deux agendas ne divergent pas entre deux vérifications.
Layla réserve pendant l'appel
L'agent vocal IA réserve, reporte et annule pendant l'appel téléphonique, après une vérification des disponibilités, en ne citant que les prix présents dans votre catalogue de services.
Gmail pour la Secrétaire exécutive IA
La même connexion Google donne à la Secrétaire exécutive IA l'accès à la boîte mail : le courrier est ingéré et trié, et tout ce qu'elle veut envoyer vous est d'abord soumis sous forme de brouillon.
Cadré avec vous à l'onboarding
Les agendas, les agents et les autorisations concernés sont convenus avec notre équipe lors de l'onboarding, plutôt que supposés.
Deux connexions
L'agenda de l'organisation, et celui de chaque agent
Google Agenda se connecte via OAuth au niveau de l'organisation, ce qui couvre les agendas partagés dans lesquels une équipe réserve. Cela ne suffit pas pour une entreprise où la personne qui réalise la prestation tient son propre agenda.
Chaque agent peut donc aussi connecter son propre agenda, avec sa propre autorisation OAuth. La vérification des disponibilités lit alors l'agenda que la personne suit vraiment — le seul qui indique de façon fiable si elle est libre jeudi à 16 heures.
- Connexion OAuth au niveau de l'organisation, conservée par tenant
- Une connexion OAuth distincte par agent pour son propre agenda
- Disponibilités vérifiées dans l'agenda qui porte réellement l'engagement
- Les agendas et autorisations connectés sont convenus lors de l'onboarding
Pendant l'appel
D'abord les disponibilités, ensuite la réservation
L'ordre compte. DialerBee vérifie les disponibilités avant de proposer un créneau, puis crée l'événement une fois que le client a accepté. Si le rendez-vous est ensuite déplacé, il met à jour cet événement ; s'il est annulé, il l'annule.
C'est cette séquence qui permet à l'agent vocal IA de prendre une réservation pendant un appel en direct. Layla consulte l'agenda, propose un créneau réellement libre, le réserve, et ne cite que les prix présents dans votre catalogue de services.
- Disponibilités vérifiées avant de proposer un créneau
- Événement créé à la confirmation, mis à jour lors d'un report, annulé lors d'une annulation
- Les notifications de modification rapportent dans DialerBee les changements faits côté Google
- Layla réserve, reporte et annule pendant l'appel, après la vérification des disponibilités
Gmail
La même autorisation ouvre la boîte mail
Connecter Google, c'est aussi ce qui donne à la Secrétaire exécutive IA l'accès au courrier. Gmail est ingéré et trié : la secrétaire sait ce qui est arrivé et de quoi il s'agit.
L'envoi n'est volontairement pas automatique. Les e-mails sortants vous sont soumis sous forme de brouillon, avec leurs pièces jointes, et rien ne part avant votre approbation. Côté agenda, c'est pareil : proposer, autoriser, confirmer.
- Gmail ingéré et trié pour la Secrétaire exécutive IA
- E-mails sortants soumis en brouillon pour approbation avant envoi
- Les actions d'agenda suivent le principe proposer, autoriser, confirmer
- Chaque action est auditable et toute la configuration est exportable
Questions fréquentes
Qu'est-ce que l'intégration Google Agenda dans DialerBee ?+
C'est une connexion OAuth à Google Agenda que DialerBee utilise pour vérifier les disponibilités, créer des événements, les mettre à jour quand un rendez-vous est déplacé et les annuler quand il est annulé. Les notifications de modification signalent à DialerBee les changements survenus côté Google. La même connexion Google donne à la Secrétaire exécutive IA l'accès à Gmail.
DialerBee est-il une application référencée sur Google Workspace Marketplace ?+
Non. DialerBee se connecte à Google Agenda et à Gmail via OAuth et les API de Google, et non en tant qu'application référencée sur la Marketplace ; aucune certification n'est revendiquée. Notre équipe définit avec vous la connexion exacte, les agendas et les autorisations lors de la mise en service.
La connexion s'effectue-t-elle pour l'ensemble de l'organisation ou par agent ?+
Les deux. Une connexion OAuth est établie au niveau de l'organisation pour le tenant, et chaque agent peut connecter son propre agenda avec sa propre autorisation. Les disponibilités (free-busy) sont ensuite vérifiées dans l'agenda qui contient réellement les engagements de chaque personne.
Une réservation peut-elle créer un doublon dans l'agenda de quelqu'un ?+
Une vérification des disponibilités est effectuée avant qu'un créneau ne soit proposé ou bloqué : un horaire déjà pris n'est donc pas proposé. Les règles de capacité du catalogue de services sont également appliquées au moment de la réservation, et une réservation est refusée lorsque la capacité du service est atteinte.
Que se passe-t-il lorsqu'une personne modifie le rendez-vous dans Google Agenda ?+
Les notifications de modification signalent à DialerBee qu'un rendez-vous a changé, afin que les deux côtés ne se désynchronisent pas entre deux vérifications. C'est surtout utile pour les agents qui travaillent dans leur propre agenda et y font leurs modifications plutôt que dans le portail.
L'agent vocal IA peut-il prendre un rendez-vous dans Google Agenda pendant un appel ?+
Oui. Layla vérifie les disponibilités pendant l'appel, propose un créneau libre, puis réserve, déplace ou annule le rendez-vous sur-le-champ. Elle ne cite que les tarifs présents dans votre catalogue de services : un appelant ne peut donc pas se voir annoncer un prix qui n'existe pas.
Que fait l'intégration Gmail ?+
Le secrétaire de direction IA importe et trie la boîte mail, puis vous soumet le courrier sortant sous forme de brouillon avec ses pièces jointes. Rien n'est envoyé sans votre approbation, et chaque action est auditable.
Comment se passe la mise en place ?+
Notre équipe définit la connexion avec vous lors de la mise en service : quels agendas sont concernés au niveau de l'organisation, quels agents connectent le leur et quelles autorisations OAuth sont accordées. Chaque environnement Google est organisé différemment : c'est donc un échange, pas un simple interrupteur.
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Une présentation de 30 minutes sur un tenant de démo, en anglais ou en arabe.