Integration
Google Calendar, geprüft vor der Buchung
Eine OAuth-Verbindung auf Organisationsebene und pro Agent, Frei/Belegt-Prüfungen, bevor ein Termin angeboten wird, Ereignisse, die bei Terminänderungen angelegt, aktualisiert und storniert werden, sowie Änderungsbenachrichtigungen von Google zurück. Dieselbe Berechtigung gibt dem KI-Executive-Secretary Zugriff auf das Gmail-Postfach.
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Die kurze Antwort
Was Sie bekommen
Alles in einem Workspace
OAuth für die Organisation
Verbinden Sie Google Calendar einmalig per OAuth auf Organisationsebene. Eine autorisierte Verbindung, gespeichert pro Mandant – statt eines Passworts, das in ein Einstellungsfeld kopiert wird.
OAuth pro Agent
Jeder Agent kann zusätzlich seinen eigenen Kalender verbinden. Geprüft wird eine Buchung dann gegen den Kalender, den diese Person tatsächlich führt.
Frei/Belegt-Prüfungen
Bevor ein Termin angeboten oder reserviert wird, führt DialerBee eine Frei/Belegt-Prüfung im Kalender durch, damit eine Buchung nichts überschreibt, was dort bereits steht.
Ereignis anlegen
Ein bestätigter Termin wird als Ereignis im zugehörigen Kalender angelegt, ohne dass ihn jemand abtippen muss.
Aktualisieren und verschieben
Wird ein Termin verschoben, wird das bestehende Ereignis direkt aktualisiert, statt die alte Zeit neben der neuen im Kalender stehen zu lassen.
Sauber stornieren
Ein abgesagter Termin storniert das Ereignis, sodass ein in DialerBee freier Termin auch im Kalender frei ist.
Änderungsbenachrichtigungen
Änderungsbenachrichtigungen informieren DialerBee, wenn sich auf Google-Seite etwas verschoben hat, damit die beiden Kalender zwischen den Prüfungen nicht auseinanderlaufen.
Layla bucht im Gespräch
Der KI-Sprachagent bucht, verschiebt und storniert während des Telefonats selbst nach einer Frei/Belegt-Prüfung und nennt nur Preise, die in Ihrem Leistungskatalog stehen.
Gmail für den Executive Secretary
Dieselbe Google-Verbindung gibt dem KI-Executive-Secretary Zugriff auf das Postfach: E-Mails werden eingelesen und priorisiert, und alles, was er senden möchte, wird Ihnen zuerst als Entwurf vorgelegt.
Beim Onboarding mit Ihnen abgestimmt
Welche Kalender, welche Agenten und welche Berechtigungsumfänge – das wird beim Onboarding mit unserem Team vereinbart, nicht vorausgesetzt.
Zwei Verbindungen
Der Kalender der Organisation und der eigene jedes Agenten
Google Calendar wird per OAuth auf Organisationsebene verbunden, was die gemeinsamen Kalender abdeckt, in die ein Team bucht. Für ein Unternehmen, in dem die ausführende Person ihren eigenen Kalender führt, reicht das allein nicht aus.
Deshalb kann jeder Agent auch seinen eigenen Kalender mit eigener OAuth-Berechtigung verbinden. Eine Frei/Belegt-Prüfung liest dann den Kalender, nach dem diese Person wirklich lebt – der einzige, der zuverlässig sagt, ob sie am Donnerstag um vier Uhr frei ist.
- OAuth-Verbindung auf Organisationsebene, gespeichert pro Mandant
- Eine separate OAuth-Verbindung pro Agent für den eigenen Kalender
- Frei/Belegt-Prüfung gegen den Kalender, in dem die Verpflichtung tatsächlich steht
- Welche Kalender und Berechtigungsumfänge verbunden werden, wird beim Onboarding vereinbart
Im Anruf
Zuerst Frei/Belegt, dann die Buchung
Die Reihenfolge zählt. DialerBee prüft Frei/Belegt, bevor eine Zeit angeboten wird, und legt das Ereignis an, sobald der Kunde zustimmt. Wird der Termin später verschoben, wird das Ereignis aktualisiert; wird er abgesagt, wird es storniert.
Diese Abfolge ermöglicht es dem KI-Sprachagenten, eine Buchung in einem Live-Anruf entgegenzunehmen. Layla prüft den Kalender, bietet eine Zeit an, die tatsächlich frei ist, bucht sie und nennt nur Preise, die in Ihrem Leistungskatalog stehen.
- Frei/Belegt-Prüfung, bevor ein Termin angeboten wird
- Ereignis wird bei Bestätigung angelegt, bei Verschiebung aktualisiert und bei Absage storniert
- Änderungsbenachrichtigungen übertragen Änderungen auf Google-Seite zurück in DialerBee
- Layla bucht, verschiebt und storniert während des Anrufs nach der Frei/Belegt-Prüfung
Gmail
Dieselbe Berechtigung umfasst das Postfach
Über die Google-Verbindung erhält auch der KI-Executive-Secretary Zugriff auf E-Mails. Gmail wird eingelesen und priorisiert, sodass der Secretary weiß, was eingegangen ist und worum es geht.
Das Senden erfolgt bewusst nicht automatisch. Ausgehende E-Mails werden Ihnen mit ihren Anhängen als Entwurf vorgelegt, und nichts wird verschickt, bevor Sie zustimmen. Die Kalenderseite funktioniert genauso: vorschlagen, autorisieren, bestätigen.
- Gmail wird für den KI-Executive-Secretary eingelesen und priorisiert
- Ausgehende E-Mails werden vor dem Versand als Entwurf zur Freigabe vorgelegt
- Kalenderaktionen folgen dem Ablauf vorschlagen, autorisieren, bestätigen
- Jede Aktion ist prüfbar, und die gesamte Konfiguration lässt sich exportieren
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Google-Calendar-Integration in DialerBee?+
Es ist eine OAuth-Verbindung zu Google Calendar, mit der DialerBee Frei/Belegt prüft, Ereignisse anlegt, sie bei Terminverschiebungen aktualisiert und bei Absagen storniert. Änderungsbenachrichtigungen informieren DialerBee, wenn sich auf Google-Seite etwas geändert hat. Dieselbe Google-Verbindung gibt dem KI-Executive-Secretary Zugriff auf Gmail.
Ist DialerBee eine gelistete App im Google Workspace Marketplace?+
Nein. DialerBee verbindet sich über OAuth und die Google-APIs mit Google Kalender und Gmail, nicht über einen Marketplace-Eintrag, und es wird keine Zertifizierung beansprucht. Unser Team legt die genaue Verbindung, die Kalender und die Berechtigungen beim Onboarding gemeinsam mit Ihnen fest.
Wird die Verbindung für die ganze Organisation oder pro Agent hergestellt?+
Beides. Für den Mandanten gibt es eine OAuth-Verbindung auf Organisationsebene, und jeder Agent kann seinen eigenen Kalender mit einer eigenen Freigabe verbinden. Die Frei/Belegt-Prüfung läuft dann gegen den Kalender, in dem die Termine dieser Person tatsächlich stehen.
Kann es zu Doppelbuchungen kommen?+
Bevor ein Termin angeboten oder reserviert wird, läuft eine Frei/Belegt-Prüfung, sodass bereits belegte Zeiten nicht angeboten werden. Die Kapazitätsregeln im Servicekatalog greifen auch beim Buchen: Ist die Kapazität für einen Service ausgeschöpft, wird die Buchung abgelehnt.
Was passiert, wenn jemand den Termin in Google Kalender ändert?+
Änderungsbenachrichtigungen melden DialerBee, dass sich etwas verschoben hat, sodass beide Seiten zwischen den Prüfungen nicht auseinanderlaufen. Das ist vor allem für Agenten wichtig, die in ihrem eigenen Kalender arbeiten und Änderungen dort statt im Portal vornehmen.
Kann der KI-Sprachagent während eines Anrufs Termine in Google Kalender buchen?+
Ja. Layla führt die Frei/Belegt-Prüfung während des Anrufs durch, bietet eine freie Zeit an und bucht, verschiebt oder storniert sofort. Sie nennt nur Preise aus Ihrem Servicekatalog, sodass Anrufern kein Betrag genannt werden kann, den es nicht gibt.
Was übernimmt die Gmail-Anbindung?+
Das KI-Chefsekretariat liest das Postfach ein, priorisiert es und legt Ihnen ausgehende E-Mails als Entwurf mit Anhängen vor. Nichts wird versendet, bevor Sie es freigeben, und jede Aktion ist prüfbar.
Wie wird das eingerichtet?+
Unser Team legt die Verbindung beim Onboarding gemeinsam mit Ihnen fest: welche Kalender auf Organisationsebene einbezogen werden, welche Agenten ihren eigenen verbinden und welche OAuth-Berechtigungen erteilt werden. Jede Google-Umgebung ist anders aufgebaut – deshalb ist das ein Gespräch und kein Schalter.
Sehen Sie, wie ein Anruf direkt in Ihrem Google Kalender bucht
Eine 30-minütige Führung auf einem Demo-Mandanten, auf Englisch oder Arabisch.