Integration
Google Kalender, vor der Buchung geprüft
Eine OAuth-Verbindung auf Organisationsebene und pro Agent, Verfügbarkeitsprüfungen vor der Terminvergabe, Erstellung, Aktualisierung und Stornierung von Terminen bei Änderungen sowie Änderungsbenachrichtigungen von Google. Dieselbe Förderung ermöglicht dem KI-gestützten Sekretär den Zugriff auf ein Gmail-Postfach.
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Kurze Antwort
Was Sie erhalten
Alles in ein Arbeitsbereich
OAuth für die Organisation
Verbinden Sie Google Kalender einmalig organisationsweit über OAuth. Eine autorisierte Verbindung pro Mandant anstelle eines Passworts, das in ein Einstellungsfeld eingefügt werden muss.
OAuth pro Agent
Jeder Agent kann auch seinen eigenen Kalender verknüpfen. Der Kalender, mit dem eine Buchung abgeglichen wird, ist dann der Kalender, den diese Person tatsächlich führt.
Frei- und Belegungsprüfungen
Bevor ein Termin angeboten oder reserviert wird, führt DialerBee eine Verfügbarkeitsprüfung im Kalender durch, damit eine Buchung nicht etwas überschreibt, was bereits vorhanden ist.
Erstelle das Ereignis
Ein bestätigter Termin wird als Ereignis in dem Kalender angelegt, zu dem er gehört, ohne dass ihn jemand erneut eintippen muss.
Aktualisieren und neu terminieren
Wenn ein Termin verschoben wird, wird der bestehende Termin aktualisiert, anstatt den alten Termin neben dem neuen im Kalender stehen zu lassen.
Sauber stornieren
Wenn ein Termin abgesagt wird, wird die Veranstaltung abgesagt; ein freier Platz in DialerBee ist also auch im Kalender frei.
Änderungsbenachrichtigungen
Änderungsbenachrichtigungen informieren DialerBee darüber, wenn sich auf der Google-Seite etwas geändert hat, sodass die beiden Kalender zwischen den Überprüfungen nicht auseinanderlaufen.
Layla nimmt Buchungen per Telefon entgegen.
Der KI-Sprachassistent bucht, verschiebt und storniert Termine bereits während des Telefonats, nach einer Verfügbarkeitsprüfung, und nennt dabei nur Preise, die in Ihrem Servicekatalog enthalten sind.
Gmail für den Geschäftsführer
Über dieselbe Google-Verbindung verfügt der KI-Geschäftsführersekretär über das Postfach: E-Mails werden empfangen und priorisiert, und alles, was er senden möchte, wird Ihnen zunächst als Entwurf übermittelt.
Wir haben das mit Ihnen beim Onboarding besprochen.
Welche Kalender, welche Agenten und welche Aufgabenbereiche werden während des Onboardings mit unserem Team abgestimmt und nicht einfach vorausgesetzt.
Zwei Verbindungen
Der Kalender der Organisation, und die jeweiligen Agenten selbst
Google Kalender verbindet sich über OAuth auf Organisationsebene und umfasst somit die gemeinsamen Kalender, in die ein Team einträgt. Das allein reicht jedoch nicht für Unternehmen aus, in denen jeder Mitarbeiter seinen eigenen Kalender führt.
Jeder Agent kann also seinen eigenen Kalender über seine eigene OAuth-Berechtigung einbinden. Eine Verfügbarkeitsprüfung greift dann auf den Kalender zu, den die jeweilige Person tatsächlich nutzt, denn nur dieser gibt zuverlässig an, ob sie donnerstags um 16:00 Uhr verfügbar ist.
- OAuth-Verbindung auf Organisationsebene, pro Mandant
- Eine separate OAuth-Verbindung pro Agent für seinen eigenen Kalender
- Die Verfügbarkeit wurde mit dem Kalender abgeglichen, in dem die Verpflichtung tatsächlich eingetragen ist.
- Welche Kalender und Bereiche miteinander verbunden sind, wird während des Onboardings vereinbart.
Frei-Beschäftigt zuerst, dann die Buchung
Die Reihenfolge ist wichtig. DialerBee prüft die Verfügbarkeit des Kunden, bevor ein Termin vorgeschlagen wird, und erstellt den Termin erst, wenn der Kunde zustimmt. Wird der Termin später verschoben, wird der Termin aktualisiert; wird er abgesagt, wird er storniert.
Diese Abfolge ermöglicht es dem KI-Sprachassistenten, Buchungen während eines Live-Anrufs entgegenzunehmen. Layla prüft den Kalender, schlägt einen tatsächlich verfügbaren Termin vor, bucht ihn und nennt ausschließlich Preise aus Ihrem Servicekatalog.
- Verfügbarkeit wird geprüft, bevor ein Termin angeboten wird
- Die Veranstaltung wurde bei Bestätigung erstellt, bei einer Terminverschiebung aktualisiert und bei einer Stornierung storniert.
- Änderungsbenachrichtigungen übertragen Änderungen von Google-Seite zurück an DialerBee
- Layla bucht, verschiebt und storniert während des Anrufs, nach der Verfügbarkeitsprüfung.
Gmail
Der gleiche Zuschuss beinhaltet der Briefkasten
Die Anbindung an Google ermöglicht es der KI-gestützten Sekretärin auch, ihre E-Mails abzurufen. Gmail-Nachrichten werden empfangen und priorisiert, sodass die Sekretärin weiß, was angekommen ist und worum es geht.
Der Versand erfolgt bewusst nicht automatisch. Ausgehende E-Mails werden Ihnen als Entwurf mit allen Anhängen zugesendet und erst nach Ihrer Freigabe freigegeben. Die Kalenderfunktion funktioniert genauso: vorschlagen, genehmigen, bestätigen.
- Gmail-E-Mails werden für den KI-gestützten Geschäftsführer erfasst und priorisiert.
- Ausgehende Post wird als Entwurf zur Genehmigung eingereicht, bevor sie versendet wird.
- Kalenderaktionen folgen auf Vorschlagen, Genehmigen, Bestätigen
- Jede Aktion ist nachvollziehbar und die gesamte Konfiguration wird exportiert.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Google Kalender-Integration in DialerBee?+
DialerBee nutzt eine OAuth-Verbindung zu Google Kalender, um Verfügbarkeiten zu prüfen, Termine zu erstellen, diese bei Verschiebungen zu aktualisieren und sie bei Absage zu stornieren. Änderungsbenachrichtigungen informieren DialerBee über Änderungen bei Google. Über dieselbe Google-Verbindung hat die KI-gesteuerte Sekretärin auch Zugriff auf Gmail.
Ist DialerBee eine gelistete App im Google Workspace Marketplace?+
Nein. DialerBee verbindet sich über OAuth und die Google-APIs mit Google Kalender und Gmail, nicht über einen Marketplace-Eintrag, und es wird keine Zertifizierung beansprucht. Unser Team bespricht die genaue Verbindung, die Kalender und die Berechtigungen mit Ihnen während des Onboardings.
Wird die Verbindung für die gesamte Organisation oder pro Agent hergestellt?+
Beides. Es besteht eine OAuth-Verbindung auf Organisationsebene für den Mandanten, und jeder Agent kann seinen eigenen Kalender unter seiner eigenen Berechtigung verbinden. Der Verfügbarkeitsstatus wird dann mit dem Kalender abgeglichen, der die tatsächlichen Verpflichtungen der jeweiligen Person enthält.
Kann es jemals zu einer Doppelbuchung kommen?+
Vor der Zuteilung oder Reservierung eines Termins wird eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt, sodass bereits belegte Zeiten nicht angeboten werden. Die Kapazitätsregeln im Servicekatalog werden auch bei der Buchung berücksichtigt, und eine Buchung wird abgelehnt, wenn die Kapazität für den gewünschten Service ausgeschöpft ist.
Was passiert, wenn jemand einen Termin im Google Kalender bearbeitet?+
Änderungsbenachrichtigungen informieren DialerBee über vorgenommene Änderungen, sodass die Daten beider Systeme zwischen den Überprüfungen nicht auseinanderlaufen. Dies ist besonders wichtig für Agenten, die mit ihrem eigenen Kalender arbeiten und Änderungen dort und nicht im Portal vornehmen.
Kann der KI-Sprachassistent während eines Anrufs einen Eintrag im Google Kalender vornehmen?+
Ja. Layla prüft die Verfügbarkeit des Anrufers, schlägt einen freien Termin vor und bucht, verschiebt oder storniert diesen direkt. Dabei werden nur Preise aus Ihrem Servicekatalog angezeigt, sodass Anrufern keine nicht existierende Nummer genannt werden kann.
Was macht die Gmail-Seite?+
Die KI-gestützte Sekretärin erfasst und priorisiert Ihre E-Mails und übermittelt Ihnen ausgehende Post als Entwurf inklusive Anhängen. Nichts wird versendet, bevor Sie es freigegeben haben, und jeder Vorgang ist nachvollziehbar.
Wie richten wir das ein?+
Unser Team klärt während des Onboardings mit Ihnen die benötigte Verbindung: Welche Kalender auf Organisationsebene relevant sind, welche Agenten ihre eigenen Kalender verbinden und welche OAuth-Berechtigungen erteilt werden. Jede Google-Umgebung ist anders aufgebaut, daher handelt es sich eher um einen Dialog als um eine einfache Umstellung.
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Ein 30-minütiger Rundgang durch eine Demo-Mieterwohnung, in Englisch oder Arabisch.