Integration
Microsoft 365, im Einklang mit Ihrem Tagebuch
Eine OAuth-Verbindung auf Organisationsebene und pro Agent, Verfügbarkeitsprüfungen vor der Terminvergabe, Erstellung, Aktualisierung und Stornierung von Terminen bei Änderungen sowie Änderungsbenachrichtigungen von Microsoft. Dieselbe Förderung ermöglicht dem KI-gestützten Sekretär/der KI-gestützten Sekretärin den Zugriff auf das Outlook-Postfach.
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Kurze Antwort
Was Sie erhalten
Alles in ein Arbeitsbereich
OAuth für die Organisation
Stellen Sie eine einmalige Verbindung zu Microsoft 365 auf Organisationsebene über OAuth her, die pro Mandant verwaltet wird. So wird eine autorisierte Verbindung anstelle der Weitergabe von Anmeldeinformationen ermöglicht.
OAuth pro Agent
Jeder Agent kann außerdem seinen eigenen Microsoft 365-Kalender verbinden, sodass bei einer Verfügbarkeitsprüfung der Kalender angezeigt wird, den die jeweilige Person tatsächlich nutzt.
Frei- und Belegungsprüfungen
Bevor ein Termin angeboten oder reserviert wird, wird eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt, damit ein Termin nicht über einen bereits im Kalender eingetragenen Termin gelegt wird.
Erstelle das Ereignis
Ein bestätigter Termin wird zu einem Ereignis in dem Kalender, zu dem er gehört, ohne dass jemand die Uhrzeit in ein zweites System erneut eingeben muss.
Aktualisieren und neu terminieren
Bei einer Terminverschiebung wird der bestehende Termin aktualisiert, anstatt den alten Eintrag neben dem neuen zu belassen.
Sauber stornieren
Eine Stornierung führt zur Absage des Ereignisses, daher ist ein in DialerBee als frei angezeigter Termin auch in Microsoft 365 frei.
Änderungsbenachrichtigungen
Änderungsbenachrichtigungen übertragen Änderungen von Microsoft zurück an DialerBee, sodass die beiden Kalender zwischen den Überprüfungen synchron bleiben.
Layla nimmt Buchungen per Telefon entgegen.
Der KI-Sprachagent bucht, verschiebt und storniert Termine während des Telefonats nach einer Verfügbarkeitsprüfung und verwendet dabei ausschließlich Preise aus Ihrem Servicekatalog.
Ausblick für den Exekutivsekretär
Über dieselbe Microsoft-Verbindung erhält der KI-gestützte Sekretär die Mailbox: E-Mails werden empfangen und priorisiert, und ausgehende E-Mails werden Ihnen zunächst als Entwurf zugesendet.
Wir haben das mit Ihnen beim Onboarding besprochen.
Welche Postfächer, welche Kalender und welche OAuth-Bereiche festgelegt werden, wird während des Onboardings mit unserem Team abgestimmt und nicht einfach vorausgesetzt.
Zwei Verbindungen
Mieterweit, und pro Agent
Microsoft 365 stellt die Verbindung über OAuth auf Organisationsebene her und umfasst damit die freigegebenen Kalender, in die ein Team einträgt. In den meisten Unternehmen, die mit Terminen arbeiten, ist das jedoch nur die halbe Wahrheit, da die jeweilige Person, die die Arbeit erledigt, ihren eigenen Kalender führt.
Jeder Agent kann also seinen eigenen Kalender unter seinem eigenen Stipendium verknüpfen. Die Verfügbarkeitsprüfung greift dann auf den Kalender zu, der tatsächlich seine Verpflichtungen enthält, und kann Ihnen somit mitteilen, ob der Donnerstagnachmittag tatsächlich frei ist.
- OAuth-Verbindung auf Organisationsebene, pro Mandant
- Eine separate OAuth-Verbindung pro Agent für seinen eigenen Kalender
- Der Verfügbarkeitsstatus wurde mit dem Kalender abgeglichen, in dem die Verpflichtung enthalten ist.
- Kalender, Postfächer und Zuständigkeiten werden während des Onboardings vereinbart.
Schau im Kalender nach. dann die Buchung entgegennehmen
DialerBee prüft die Verfügbarkeit, bevor ein Termin vorgeschlagen wird, erstellt den Termin, sobald der Kunde zustimmt, aktualisiert ihn bei einer Terminverschiebung und storniert ihn bei einer Absage. Änderungsbenachrichtigungen zeigen alle Änderungen an, die in Microsoft 365 vorgenommen wurden.
Genau das macht eine Buchung per Live-Anruf sicher. Layla prüft den Kalender, schlägt einen tatsächlich verfügbaren Termin vor und bucht ihn – und nennt dabei ausschließlich Preise aus Ihrem Servicekatalog.
- Verfügbarkeit wird geprüft, bevor ein Termin angeboten wird
- Die Veranstaltung wurde bei Bestätigung erstellt, bei einer Terminverschiebung aktualisiert und bei einer Stornierung storniert.
- Änderungsbenachrichtigungen übertragen Änderungen von Microsoft zurück in DialerBee
- Layla bucht, verschiebt und storniert Anrufe während des Gesprächs, nachdem sie die Verfügbarkeit geprüft hat.
Ausblick
„Die Sekretärin liest die Mail vor“, und Entwürfe, die Sie genehmigen
Die Anbindung an Microsoft 365 ermöglicht es der KI-gestützten Sekretärin auch, auf Outlook-E-Mails zuzugreifen. Das Postfach wird erfasst und priorisiert, sodass die Sekretärin weiß, was eingegangen ist und worum es geht.
Senden bleibt bei Ihnen. Ausgehende E-Mails werden als Entwurf mit Anhängen eingereicht und erst nach Ihrer Genehmigung versendet. Kalenderaktionen folgen demselben Muster: vorschlagen, genehmigen, bestätigen.
- Outlook-E-Mails werden für den KI-gestützten Geschäftsführer erfasst und priorisiert.
- Ausgehende Post wird als Entwurf zur Genehmigung eingereicht, bevor sie versendet wird.
- Kalenderaktionen folgen auf Vorschlagen, Genehmigen, Bestätigen
- Jede Aktion ist nachvollziehbar und die gesamte Konfiguration wird exportiert.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Microsoft 365-Integration in DialerBee?+
DialerBee nutzt eine OAuth-Verbindung zu Microsoft 365, um Verfügbarkeiten zu prüfen, Kalenderereignisse zu erstellen, diese bei Terminverschiebungen zu aktualisieren und bei Absage zu stornieren. Änderungsbenachrichtigungen werden dabei an Microsoft zurückgesendet. Über dieselbe Verbindung hat die KI-gesteuerte Sekretärin Zugriff auf Outlook-E-Mails.
Ist DialerBee eine zertifizierte Microsoft AppSource-App?+
Nein. DialerBee verbindet sich über OAuth und die Microsoft-APIs mit Microsoft 365, nicht über einen AppSource-Eintrag. Es werden keine Zertifizierungen oder Partnerschaften beansprucht. Unser Team klärt die genaue Verbindung, die Kalender und die Berechtigungen mit Ihnen während des Onboardings.
Wird die Verbindung für die gesamte Organisation oder pro Agent hergestellt?+
Beides. Es besteht eine OAuth-Verbindung auf Organisationsebene für den Mandanten, und jeder Agent kann seinen eigenen Kalender unter seiner eigenen Berechtigung verbinden. Der Verfügbarkeitsstatus wird mit dem Kalender abgeglichen, der die tatsächlichen Verpflichtungen der jeweiligen Person enthält.
Kann es zu Doppelbuchungen kommen?+
Vor der Zuteilung oder Reservierung eines Termins wird eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt, sodass bereits belegte Zeiten nicht angeboten werden. Die Kapazitätsregeln im Servicekatalog werden auch bei der Buchung berücksichtigt, und eine Buchung wird abgelehnt, wenn die Kapazität für den gewünschten Service ausgeschöpft ist.
Was passiert, wenn der Termin stattdessen in Outlook bearbeitet wird?+
Änderungsbenachrichtigungen informieren DialerBee über vorgenommene Änderungen, sodass Portal und Kalender zwischen den Überprüfungen nicht voneinander abweichen. Dies ist besonders wichtig für Mitarbeiter, die mit ihrem eigenen Kalender und nicht mit dem Terminportal arbeiten.
Kann der KI-Sprachagent während eines Anrufs Buchungen in Microsoft 365 vornehmen?+
Ja. Layla prüft die Verfügbarkeit während des Anrufs, schlägt einen freien Termin vor und bucht, verschiebt oder storniert den Termin direkt. Dabei werden nur Preise angezeigt, die in Ihrem Servicekatalog enthalten sind.
Was macht die Outlook-Seite?+
Die KI-gestützte Sekretärin liest und priorisiert Ihre E-Mails und sendet Ihnen ausgehende Post als Entwurf inklusive Anhängen. Nichts wird versendet, bevor Sie es freigegeben haben, und jeder Vorgang ist nachvollziehbar.
Wie ist es aufgebaut?+
Während des Onboardings legt unser Team fest, welche Kalender und Postfächer auf Organisationsebene gelten, welche Agenten ihre eigenen verbinden und welche OAuth-Berechtigungen erteilt werden. Da jeder Microsoft 365-Tenant anders konfiguriert ist, erfolgt die Festlegung des Umfangs in Absprache mit Ihnen und nicht ohne weitere Planung.
Sehen Sie Ihr Anrufbuch in Ihrem Microsoft 365-Kalender.
Ein 30-minütiger Rundgang durch eine Demo-Mieterwohnung, in Englisch oder Arabisch.