Integration
Microsoft 365, im Takt mit Ihrem Kalender
Eine OAuth-Verbindung auf Organisationsebene und pro Agent, Frei/Belegt-Prüfungen, bevor ein Termin angeboten wird, Termine, die bei Änderungen angelegt, aktualisiert und storniert werden, und Änderungsbenachrichtigungen zurück von Microsoft. Dieselbe Freigabe gibt dem KI-Chefsekretariat Zugriff auf das Outlook-Postfach.
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Die kurze Antwort
Was Sie bekommen
Alles in einem Workspace
OAuth für die Organisation
Verbinden Sie Microsoft 365 einmalig auf Organisationsebene über OAuth, verwaltet pro Mandant. Eine autorisierte Verbindung statt herumgereichter Zugangsdaten.
OAuth pro Agent
Jeder Agent kann außerdem seinen eigenen Microsoft 365-Kalender verbinden, sodass die Frei/Belegt-Prüfung den Kalender liest, mit dem diese Person tatsächlich arbeitet.
Frei/Belegt-Prüfungen
Bevor ein Termin angeboten oder reserviert wird, läuft eine Frei/Belegt-Prüfung, damit kein Termin über einen bereits eingetragenen gelegt wird.
Ereignis anlegen
Ein bestätigter Termin wird zum Eintrag in dem Kalender, zu dem er gehört – ohne dass jemand die Uhrzeit in ein zweites System abtippt.
Aktualisieren und verschieben
Ein verschobener Termin aktualisiert den bestehenden Eintrag, statt den alten Termin neben dem neuen stehen zu lassen.
Sauber stornieren
Eine Stornierung sagt den Termin ab, sodass ein Zeitfenster, das in DialerBee frei ist, auch in Microsoft 365 frei ist.
Änderungsbenachrichtigungen
Änderungsbenachrichtigungen melden Änderungen auf Microsoft-Seite an DialerBee zurück, damit beide Kalender zwischen den Prüfungen im Takt bleiben.
Layla bucht im Gespräch
Der KI-Sprachagent bucht, verschiebt und storniert während des Telefonats nach einer Frei/Belegt-Prüfung und nutzt dabei nur Preise aus Ihrem Servicekatalog.
Outlook für das Chefsekretariat
Dieselbe Microsoft-Verbindung gibt dem KI-Chefsekretariat Zugriff auf das Postfach: E-Mails werden eingelesen und priorisiert, und ausgehende E-Mails werden Ihnen zuerst als Entwurf vorgelegt.
Beim Onboarding mit Ihnen abgestimmt
Welche Postfächer, welche Kalender und welche OAuth-Berechtigungen gelten, wird beim Onboarding mit unserem Team vereinbart – nicht einfach angenommen.
Zwei Verbindungen
Mandantenweit, und pro Agent
Microsoft 365 wird über OAuth auf Organisationsebene verbunden; das deckt die gemeinsamen Kalender ab, in die ein Team bucht. In den meisten terminbasierten Unternehmen ist das nur die halbe Wahrheit, denn die Person, die die Arbeit erledigt, führt ihren eigenen Kalender.
Deshalb kann jeder Agent seinen eigenen Kalender mit einer eigenen Freigabe verbinden. Die Frei/Belegt-Prüfung liest dann den Kalender, in dem die Termine dieser Person tatsächlich stehen – und nur der kann sagen, ob der Donnerstagnachmittag wirklich frei ist.
- OAuth-Verbindung auf Organisationsebene, gespeichert pro Mandant
- Eine separate OAuth-Verbindung pro Agent für den eigenen Kalender
- Frei/Belegt-Prüfung gegen den Kalender, in dem der Termin tatsächlich steht
- Kalender, Postfächer und Berechtigungen werden beim Onboarding vereinbart
Im Anruf
Erst den Kalender prüfen, dann die Buchung annehmen
DialerBee prüft Frei/Belegt, bevor eine Zeit angeboten wird, legt den Termin an, sobald der Kunde zusagt, aktualisiert ihn bei einer Verschiebung und storniert ihn bei einer Absage. Änderungsbenachrichtigungen holen alles zurück, was direkt in Microsoft 365 bearbeitet wurde.
Genau das macht eine Buchung im Live-Anruf sicher. Layla prüft den Kalender, bietet eine wirklich freie Zeit an und bucht sie – und nennt dabei nur Preise aus Ihrem Servicekatalog.
- Frei/Belegt-Prüfung, bevor ein Termin angeboten wird
- Ereignis wird bei Bestätigung angelegt, bei Verschiebung aktualisiert und bei Absage storniert
- Änderungsbenachrichtigungen melden Änderungen auf Microsoft-Seite an DialerBee zurück
- Layla bucht, verschiebt und storniert während des Anrufs, nach der Frei/Belegt-Prüfung
Outlook
E-Mails, die das Sekretariat liest, und Entwürfe, die Sie freigeben
Über die Anbindung von Microsoft 365 erreicht das KI-Chefsekretariat auch Outlook-E-Mails. Das Postfach wird eingelesen und priorisiert, sodass das Sekretariat weiß, was eingegangen ist und worum es geht.
Das Senden bleibt bei Ihnen. Ausgehende E-Mails werden mit Anhängen als Entwurf vorgelegt und gehen erst raus, wenn Sie sie freigeben. Kalenderaktionen folgen demselben Muster: vorschlagen, autorisieren, bestätigen.
- Outlook-E-Mails, eingelesen und priorisiert für das KI-Chefsekretariat
- Ausgehende E-Mails werden vor dem Versand als Entwurf zur Freigabe vorgelegt
- Kalenderaktionen folgen dem Ablauf vorschlagen, autorisieren, bestätigen
- Jede Aktion ist prüfbar, und die gesamte Konfiguration lässt sich exportieren
Häufig gestellte Fragen
Was ist die Microsoft 365-Integration in DialerBee?+
Es ist eine OAuth-Verbindung zu Microsoft 365, über die DialerBee Frei/Belegt prüft, Kalendertermine anlegt, sie bei Verschiebungen aktualisiert und bei Absagen storniert; Änderungsbenachrichtigungen melden Änderungen auf Microsoft-Seite zurück. Dieselbe Verbindung gibt dem KI-Chefsekretariat Zugriff auf Outlook-E-Mails.
Ist DialerBee eine zertifizierte Microsoft AppSource-App?+
Nein. DialerBee verbindet sich über OAuth und die Microsoft-APIs mit Microsoft 365, nicht über einen AppSource-Eintrag, und es werden weder Zertifizierung noch Partnerschaft beansprucht. Unser Team legt die genaue Verbindung, die Kalender und die Berechtigungen beim Onboarding mit Ihnen fest.
Wird die Verbindung für die ganze Organisation oder pro Agent hergestellt?+
Beides. Für den Mandanten gibt es eine OAuth-Verbindung auf Organisationsebene, und jeder Agent kann seinen eigenen Kalender mit einer eigenen Freigabe verbinden. Frei/Belegt wird gegen den Kalender geprüft, in dem die Termine dieser Person tatsächlich stehen.
Kann es zu Doppelbuchungen kommen?+
Bevor ein Termin angeboten oder reserviert wird, läuft eine Frei/Belegt-Prüfung, sodass bereits belegte Zeiten nicht angeboten werden. Die Kapazitätsregeln im Servicekatalog greifen auch beim Buchen: Ist die Kapazität für einen Service ausgeschöpft, wird die Buchung abgelehnt.
Was passiert, wenn der Termin stattdessen in Outlook bearbeitet wird?+
Änderungsbenachrichtigungen melden DialerBee, dass sich etwas verschoben hat, sodass Portal und Kalender zwischen den Prüfungen nicht auseinanderlaufen. Das ist vor allem für Mitarbeiter wichtig, die in ihrem eigenen Kalender statt im Terminportal arbeiten.
Kann der KI-Sprachagent während eines Anrufs Termine in Microsoft 365 buchen?+
Ja. Layla führt die Frei/Belegt-Prüfung während des Anrufs durch, bietet eine freie Zeit an und bucht, verschiebt oder storniert sofort. Sie nennt nur Preise, die in Ihrem Servicekatalog stehen.
Was übernimmt die Outlook-Anbindung?+
Das KI-Chefsekretariat liest das Postfach ein, priorisiert es und legt Ihnen ausgehende E-Mails als Entwurf mit Anhängen vor. Nichts wird versendet, bevor Sie es freigeben, und jede Aktion ist prüfbar.
Wie wird es eingerichtet?+
Beim Onboarding vereinbart unser Team, welche Kalender und Postfächer auf Organisationsebene einbezogen werden, welche Agenten ihre eigenen verbinden und welche OAuth-Berechtigungen erteilt werden. Jeder Microsoft 365-Tenant ist anders aufgebaut – deshalb wird der Umfang mit Ihnen abgestimmt, statt blind eingeschaltet.
Sehen Sie, wie ein Anruf direkt in Ihrem Microsoft 365-Kalender bucht
Eine 30-minütige Führung auf einem Demo-Mandanten, auf Englisch oder Arabisch.