كيفية ضبط ساعات الاتصال وقواعد DNC والموافقة

إخفاقات الامتثال نادراً ما تكون قرارات. إنها مشرف لم يعرف نافذة الاتصال في دولة أخرى، أو قائمة كانت نظيفة حين رُفعت قبل أسبوعين، أو محاولة رابعة مع شخص طلب مرتين أن يُترك وشأنه. وضبط هذه القواعد مرة واحدة يعني ألا يضطر أحد لتذكرها مجدداً.

هذا الدليل يشرح خطوات لوحة الإدارة للضوابط الثلاثة الأكثر سؤالاً عنها: نافذة الاتصال، وقائمة عدم الاتصال، وقاعدة الموافقة. أما النظرة العامة على القدرة فتجدها في صفحة نظام الامتثال الآلي. وما يلي هو أين تضغط، وما القيم الافتراضية للحقول، وكيف تُثبت أن القواعد تعمل فعليًا. هذه الضوابط نفسها هي التي تجعل برنامج التسويق الهاتفي آمنًا للتشغيل على نطاق واسع.

تنبيه واحد: هذه ضوابط داعمة للامتثال تساعدك على الوفاء بالتزاماتك بموجب أطر مثل TCPA وGDPR وبموجب الجهات التنظيمية الإقليمية. وهي لا تغني عن مستشارك القانوني.

الخطوة 1: افتح لوحة معلومات الامتثال

انتقل إلى لوحة الإدارة ← الامتثال. وعنوان الشاشة لوحة معلومات الامتثال وعنوانها الفرعي "إدارة DNC وساعات الاتصال والتحقق من CLI وسجل تدقيق الامتثال". وفي أعلاها أربع بطاقات: إجمالي الفحوص, المسموح, المحجوب و معدل الحجب.

إذا عرضت الشاشة الشريط "الامتثال غير مُعدّ لهذا المستأجر"، فلم يُضبط شيء مما يلي بعد. ولا تترك هذا الشريط قائماً أبداً على مستأجر يُجري اتصالات.

الخطوة 2: اضبط نافذة الاتصال

ابحث عن قسم ساعات الاتصال . ويضم خمسة عناصر تحكم.

• ساعة البدء، وقيمتها الافتراضية 08:00.
• ساعة الانتهاء، وقيمتها الافتراضية 21:00.
• المنطقة الزمنية، وقيمتها الافتراضية America/New_York. وتتضمن القائمة Asia/Dubai وAsia/Riyadh وAsia/Amman وAfrica/Cairo إلى جانب مناطق أمريكا الشمالية.
• النطاق القانوني، ويتيح الولايات المتحدة (US) والإمارات (AE) والسعودية (SA) والأردن (JO) ومصر (EG). والتلميح أسفله: "تنطبق هذه النافذة على المكالمات التي وجهتها هذه الدولة."
• أيام الاتصال، سبعة أزرار للأيام وكلها محددة افتراضياً. والتلميح: "الأيام غير المحددة محجوبة، فلا مكالمات في ذلك اليوم (مثل عطلة نهاية الأسبوع)."

An الساعات المسموحة : يعرض هذا الشريط النافذة الناتجة على مدار ساعات اليوم الـ 24، وهي أسرع طريقة لاكتشاف نافذة حُفظت معكوسة. انقر حفظ.

تنطبق النافذة على المكالمات التي وجهتها تلك الدولة، فالقاعدة تتبع الرقم المتصَل به لا موقع القاعة التي تُجري الاتصال. والقاعة التي تتصل بأربع دول تحتاج إلى ضبط النافذة لكل منها.

الخطوة 3: طابق النافذة مع الجهة التنظيمية

القيم أدناه هي القيم الافتراضية لكل نطاق قانوني المسجلة في دليل إدارة BroadNet Engage. استخدمها نقطة انطلاق، وتأكد من القاعدة الحالية لدى الجهة التنظيمية أو مستشارك القانوني قبل الاعتماد عليها.

يجوز أن يكون تخصيص المستأجر أكثر تقييداً من القيمة الافتراضية للنطاق القانوني، ولا يجوز أن يكون أقل تقييداً، فلا يمكنك تمديد ساعات الاتصال إلى ما بعد ما تسمح به الجهة التنظيمية بتعديل حقل.

الخطوة 4: حمّل قائمة عدم الاتصال

ال استيراد DNC : قسم يتضمن منطقة إفلات بعنوان "اسحب ملف DNC وأفلته (CSV/TXT)" مع الملاحظة "CSV أو TXT، رقم هاتف واحد في كل سطر (صيغة +E.164)". وبجانبه عدّادان: إجمالي أرقام DNC و آخر استيراد. ويُتحقق من أن الأرقام بين 7 و15 خانة، فيُكتشف الصف المشوّه عند الاستيراد بدلاً من الاتصال به.

وأسفله، يتولى قسم إدارة أرقام DNC العمل اليومي:

• إضافة رقم إلى DNC يأخذ رقماً واحداً وسبباً. والسبب الافتراضي إدخال يدوي، مع طلب العميل, طلب قانوني و شكوى كبدائل. انقر إضافة إلى DNC.
• البحث والإزالة من DNC يأخذ رقماً من سبع خانات على الأقل ويعرض إزالة من DNC عند كل نتيجة مطابقة.

الخطوة 5: فعّل قواعد كل مكالمة

ال قواعد الامتثال : مجموعة من المفاتيح، لكل منها وصفه على الشاشة.

فحص الموافقة يحتاج إلى قرار لا إلى قيمة افتراضية: تفعيله يعني أن مكالمة التسويق لن تُجرى دون سجل موافقة لذلك الشخص. ويوثّق دليل الإدارة أنواع الموافقة المحفوظة (Marketing Voice وMarketing SMS وMarketing WhatsApp وMarketing Email وTransactional وRecording)، والمصادر المقبولة (نموذج ويب، والتقاط عبر IVR، ومكالمة مسجلة، وAPI، والاستيراد)، وأن TDRA في الإمارات تشترط تجديد الموافقة كل عامين.

الخطوة 6: التكامل مع السجل والتجاوز

ال التكامل مع سجل DNC : قسم يتضمن مفتاحين مفعّلين افتراضياً: الفحص التلقائي عند الاستيراد و حجب DNC أثناء الحملات. ويخزّن حقل مفتاح DNC API بيانات الاعتماد الخاصة بالتنقية الخارجية.

وأسفلهما يوجد تجاوز DNC من المشرف، معطّل افتراضياً، ويحمل التحذير الظاهر على الشاشة "تنبيه: قد يخالف لوائح الامتثال". أبقِه معطّلاً ما لم تكن قد حددت من يحق له استخدامه وستقرأ سجل التدقيق بعد ذلك.

القيم الافتراضية والحدود

تحقق من أنه يعمل

قاعدة الامتثال التي لم ترها تحجب شيئاً هي قاعدة تكتفي بالأمل فيها. أثبت عمل كل واحدة.

1. أضف رقم اختبار تملكه إلى قائمة DNC بسبب "طلب العميل"، ثم حاول الاتصال به من حملة. يجب أن تُحجب المحاولة.
2. اقرأ قرارات الامتثال الأخيرة في الشاشة نفسها. يعرض كل إدخال رقم الهاتف والسبب وشارة القرار (مسموح أو محجوب) وطابعاً زمنياً. ويجب أن يظهر اختبارك هناك.
3. راقب بطاقات المحجوب و معدل الحجب بعد تشغيل الحملة. فمعدل حجب صفري على قائمة لم تُنقَّ قط يعني غالباً أن إحدى القواعد معطّلة.
4. حاول الاتصال بوجهة خارج نافذتها المسموحة وتأكد من حجب المكالمة بسبب ساعات الاتصال.
5. أنشئ تقارير تدقيق الامتثال و امتثال DNC ، وصفِّها على القرارات المحجوبة، وصدّرها إلى CSV لسجلاتك.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

• الشريط يقول إن الامتثال غير مُعدّ. لم يُحفظ أي شيء في هذه الصفحة للمستأجر. اضبط نافذة الاتصال أولاً، ثم القواعد.
• لا تخرج أي مكالمات إطلاقاً. افحص أيام الاتصال. فالأيام غير المحددة محجوبة، ومن السهل حفظ نافذة تستبعد عطلة نهاية الأسبوع لسوق عطلته الأسبوعية مختلفة.
• المكالمات تخرج في توقيت محلي خاطئ. النافذة تنطبق على دولة الوجهة، فافحص زوج النطاق القانوني والمنطقة الزمنية لا الساعة المعلقة في القاعة.
• الاستيراد يُظهر أرقاماً أقل مما في الملف. تُرفض الصفوف خارج نطاق 7 إلى 15 خانة. أعد التصدير بصيغة E.164 برقم واحد في كل سطر.
• تم الاتصال برقم مدرج في قائمة DNC رغم ذلك. تأكد من أن فحص DNC وحجب DNC أثناء الحملات مفعّلان كلاهما، وتحقق هل استُخدم تجاوز DNC من المشرف.
• مكالمات التسويق تُحجب بسبب الموافقة رغم أنك توقعت تشغيلها. فحص الموافقة يشترط سجل موافقة للشخص، والسجل المنتهي لا يُحتسب. وتذكر الشاشة أن الفحص يمكن تعطيله لحملات الموافقة الضمنية، وهذا قرار لمستشارك القانوني لا إعداد افتراضي يُقلب.

الأسئلة الشائعة

أين أضبط ساعات الاتصال في DialerBee؟

لوحة الإدارة ثم الامتثال، في قسم ساعات الاتصال من لوحة معلومات الامتثال. اضبط ساعة البدء وساعة الانتهاء والمنطقة الزمنية والنطاق القانوني وأيام الاتصال، ثم احفظ. وتنطبق النافذة على المكالمات التي وجهتها الدولة التي اخترتها.

ما ساعات الاتصال الافتراضية في لوحة الإدارة؟

ساعة البدء الافتراضية 08:00 وساعة الانتهاء 21:00، والمنطقة الزمنية الافتراضية America/New_York، والأيام السبعة كلها محددة. غيّر الأربعة جميعاً لتطابق السوق التي تتصل بها بدلاً من قبول النافذة الافتراضية.

ما صيغة الملف التي يقبلها استيراد DNC؟

CSV أو TXT برقم هاتف واحد في كل سطر بصيغة E.164. ويُتحقق من أن الأرقام بين 7 و15 خانة، فتُرفض الصفوف المشوّهة عند الاستيراد بدلاً من الاتصال بها ودفع تكلفتها.

هل يمكنني إضافة رقم DNC واحد أو إزالته دون استيراد ملف؟

نعم. تأخذ إدارة أرقام DNC رقماً واحداً وسبباً، قيمته الافتراضية "إدخال يدوي" مع خيارات "طلب العميل" و"طلب قانوني" و"شكوى". ومربع بحث منفصل يجد الرقم ويعرض "إزالة من DNC".

ما قواعد الامتثال التي يمكنني تفعيلها لكل مستأجر؟

فحص الموافقة، وفحص DNC، وساعات الاتصال، وحد عدد المكالمات، وملكية CLI، ولكل منها وصفه على الشاشة. وهناك أيضاً مفتاحان للسجل مفعّلان افتراضياً، هما الفحص التلقائي عند الاستيراد وحجب DNC أثناء الحملات، إضافة إلى تجاوز DNC من المشرف المعطّل افتراضياً.

هل يجعل هذا الإعداد عملياتي ممتثلة؟

لا يمكن لأي منتج ادعاء ذلك. هذه ضوابط داعمة للامتثال تساعدك على الوفاء بالتزاماتك بموجب أطر مثل TCPA وGDPR وبموجب الجهات التنظيمية الإقليمية، مع تسجيل القرارات لتتمكن من تفسيرها لاحقاً. ويبقى مستشارك القانوني المرجع في التزاماتك.

قراءات ذات صلة

• الامتثال التلقائي (Compliance Autopilot)
• ضوابط الامتثال
• ساعات الاتصال حسب المنطقة
• سير عمل إدارة الموافقة
• دليل امتثال TDRA في الإمارات
• قائمة التحقق من جاهزية DNC والموافقة