KI-Rezeptionist · Immobilien
KI-Rezeptionist für Immobilienmakler & Hausverwaltungen
Ihre Makler sind bei Besichtigungen, auf dem Weg dorthin oder schlafen, wenn der nächste Käufer anruft. Ein KI-Rezeptionist nimmt Anrufe auf der Exposé-Nummer an, antwortet auf Basis Ihrer eigenen Unterlagen, bucht die Besichtigung in den richtigen Kalender und übergibt an einen Menschen, sobald es um Geld, Verträge oder einen Notfall geht.
Wir richten die Telefonnummer für Sie ein. Sie haben bereits einen eigenen SIP-Trunk oder eine PBX? Starten Sie eine kostenlose Testphase.
Kurze Antwort
Was ist ein KI-Rezeptionist für Immobilien? Ein KI-Voice-Agent, der Ihre Exposé- und Büronummern annimmt, Fragen zu Objekten anhand hochgeladener Unterlagen beantwortet, Ihre Qualifizierungsfragen stellt, Besichtigungen in die Google- oder Microsoft 365-Kalender Ihrer Makler bucht und per WhatsApp oder SMS nachfasst. Reparaturmeldungen von Mietern werden aufgenommen und protokolliert; Notfälle, Angebote und Verträge gehen an einen Menschen. Bei DialerBee spricht er arabische Dialekte und Englisch, für $0.60 pro angefangener verbundener Minute plus eine Professional-Lizenz.
Speed to Lead
Warum ist es in der Immobilienbranche so wichtig, den ersten Anruf anzunehmen?
Weil Käufer und Verkäufer selten lange vergleichen. In den USA stellte die National Association of REALTORS® in ihrem 2024 Profile of Home Buyers and Sellers fest, dass 81 Prozent der Verkäufer nur einen einzigen Makler kontaktiert haben, bevor sie den Makler fanden, mit dem sie zusammengearbeitet haben, und dass die meisten Käufer nur einen Makler befragt haben, bei Wiederholungskäufern 77 Prozent. Laut demselben Bericht begannen 43 Prozent der Käufer ihre Suche mit Objekten im Internet und 21 Prozent mit der Kontaktaufnahme zu einem Makler.
Das sind US-Daten, und Märkte unterscheiden sich, aber die Logik lässt sich übertragen: Die Anfrage zu einem Portal-Inserat ist oft das erste Gespräch des Anrufers mit irgendjemandem in Ihrem Büro. Klingelt es ins Leere, während der zuständige Makler gerade eine andere Wohnung zeigt, wählt der Anrufer das nächste Inserat. Die günstigste Verbesserung, die die meisten Büros umsetzen können: dafür sorgen, dass dieser Anruf jedes Mal angenommen wird, und zwar richtig.
Ein KI-Rezeptionist ersetzt keine schnelle menschliche Reaktion auf einen Lead aus dem Webformular. Dafür gibt es die Outbound-Seite: den Immobilien-Dialer und unsere Leitfaden zu Kaltakquise und Nachfassen in der Immobilienbranche. Was der KI-Rezeptionist löst, ist der eingehende Anruf, für den gerade niemand frei war.
Was sie übernimmt
Was kann ein KI-Rezeptionist für ein Immobilienbüro leisten?
Anfragen zu Inseraten und Portalen
Setzen Sie die Nummer, die zum KI-Voice-Agenten geroutet wird, in Ihre Exposés und Portalanzeigen. Wer fragt, ob die Dreizimmerwohnung noch frei ist, wird vom Agenten beantwortet und nicht von einem Telefon, das während einer Besichtigung in der Jackentasche eines Maklers klingelt.
Besichtigungen direkt im Kalender
Der Agent prüft die Frei/Gebucht-Zeiten im verbundenen Google Calendar oder Microsoft 365-Kalender und bucht, verschiebt oder storniert eine Besichtigung noch während des Anrufs. Kalender werden auf Organisationsebene und mit dem persönlichen Kalender jedes Mitarbeiters synchronisiert.
Objektfragen aus Ihren Unterlagen
Laden Sie Exposés, Hausordnungen, Hinweise zu Nebenkosten, Lagebeschreibungen und Ihre Prozessdokumente hoch. Der Agent antwortet daraus per semantischer Suche, und wenn sich ein Objekt ändert, ändern Sie das Dokument, nicht ein Skript.
Die Fragen, die Ihre Makler zuerst stellen
Kauf oder Miete, Budget, Lage, Einzugstermin, Eigenkapital oder Finanzierung: Sie legen fest, welche Fragen der Agent stellt und in welcher Reihenfolge. Die Antworten landen im Transkript und im Ergebnis des Anrufs in Ihrem CRM.
WhatsApp oder SMS nach dem Anruf
Nach dem Anruf geht eine Bestätigung oder Nachfass-Nachricht per WhatsApp oder SMS hinaus. Antworten werden demselben Kontakt zugeordnet, sodass der Verlauf an einer Stelle bleibt.
Ein Mensch, wenn das Geschäft einen braucht
Angebote, Verhandlungen, ein Verkäufer, der mit seinem Makler sprechen möchte, jeder, der nach einem Menschen fragt: Der Agent übergibt an Ihr Team. Das ist ein bewusst gestalteter Zweig des Gesprächs, kein Fehler.
Abends, am Wochenende und an Feiertagen
Immobilienanfragen häufen sich, wenn die Leute Feierabend haben, also genau dann, wenn Ihr Büro geschlossen ist. Eine Nummer, die zum KI-Voice-Agenten geroutet wird, nimmt der Agent an und nicht, wer gerade zufällig frei ist, innerhalb der von Ihnen festgelegten Kapazitätsgrenzen. Für Nummern, die stattdessen in eine besetzte Warteschlange laufen, werden Geschäftszeiten und Feiertagskalender pro Mandant festgelegt und über Zeitpläne durchgesetzt, sodass Wochenenden und Feiertage Einstellungen sind und keine Erinnerungen. Für unbeantwortete Anrufe in der Warteschlange gilt: Rückgewinnung verpasster Anrufe spielt Ihre eigene Ansage ab und schickt einem benannten Verantwortlichen die Nummer des Anrufers per SMS.
Ihre Fragen, Ihre Reihenfolge
Welche Qualifizierungsfragen sollte ein KI-Rezeptionist Käufern und Mietern stellen?
Dieselben, die Ihr bester Makler in den ersten zwei Minuten stellt. Sie konfigurieren den Agenten in Agent Studio, mit Persona, Rolle, Wissensdatenbank und Gesprächsablauf, sodass die Fragen Ihre sind und keine Vorlage eines Anbieters.
Jeder Anruf hinterlässt ein Ergebnis: die Aufzeichnung, das Transkript und das Resultat, übertragen in Ihr CRM. Ihr Team liest die Antworten und entscheidet, wen es zuerst anruft. Wir bezeichnen das nicht als automatisches Lead-Scoring, denn das ist es nicht: Es ist ein gut geführtes Erstgespräch, das Ihre Makler nicht wiederholen müssen.
Halten Sie es kurz. Drei oder vier Fragen im Anruf; alles andere kann warten, bis der Makler zurückruft.
| Frage | Warum die Frage sich lohnt |
|---|---|
| Kaufen oder mieten? | Entscheidet, welche Objekte und welches Team relevant sind. |
| Welches Objekt oder welche Lage? | Ordnet den Anruf einem Objekt oder einem Gebiet zu, damit der richtige Makler nachfasst. |
| Budgetrahmen | Verhindert Besichtigungen, die sich niemand leisten kann. |
| Zeitrahmen für Umzug oder Kauf | Trennt diejenigen, die diesen Monat umziehen, von denen, die sich fürs nächste Jahr umschauen. |
| Eigenkapital, Finanzierung oder Finanzierungszusage? | Zeigt Ihrem Makler, wie weit der Käufer ist. Der Agent hält die Antwort fest; er gibt keine Finanzberatung. |
| Auch Verkaufsabsicht? | Ein Käufer, der auch verkaufen muss, ist ein Bewertungstermin für Ihre Verkaufsseite. |
Hausverwaltung
Kann ein KI-Rezeptionist Anrufe in der Hausverwaltung übernehmen?
Die Routineanrufe, ja. Ein Mieter, der um 21:00 einen tropfenden Wasserhahn meldet, muss gehört, erfasst und darüber informiert werden, wie es weitergeht. Ein Mieter, bei dem Wasser durch die Decke kommt, braucht sofort einen Menschen. Ziehen Sie diese Grenze vor dem Start.
| Anruf | Der KI-Rezeptionist | Ihr Team |
|---|---|---|
| Reparatur- oder Wartungsanfrage | Nimmt Wohnung, Problem und Rückrufnummer auf, erklärt Ihren veröffentlichten Ablauf aus der Wissensdatenbank, sendet eine Nachricht per WhatsApp oder SMS | Erfasst und plant den Auftrag; Mitarbeiter können das Gespräch im Posteingang in ein Ticket umwandeln und bis zur Erledigung verfolgen |
| Alles, was nach einem Notfall klingt (Wasserschaden, Stromausfall, Gasgeruch, ausgesperrt) | Versucht nicht, es selbst zu lösen. Übergibt den Anrufer an einen Menschen | Ihre Bereitschaft oder, wenn Leben oder Eigentum in Gefahr sind, die Notrufdienste |
| Fragen zu Miete, Nebenkosten und Zahlungen | Beantwortet, was in Ihren Unterlagen steht: Fälligkeiten, Zahlungswege, Ansprechpartner | Streitfälle, Gespräche über Mietrückstände, alles zu einem konkreten Kontostand |
| Besichtigungen leerstehender Wohnungen | Bucht, verschiebt oder storniert nach einer Frei/Gebucht-Prüfung und bestätigt per WhatsApp oder SMS | Ausnahmen, Schlüssel- und Zugangsregelungen außerhalb Ihrer Regeln |
| Einzug, Auszug und Hausordnung | Antwortet anhand der Hausordnung und der Prozessdokumente, die Sie hochladen | Abzüge von der Kaution, Nachbarschaftsbeschwerden, alles, was Ermessen erfordert |
Jeder Reparaturanruf hinterlässt Aufzeichnung, Transkript und Ergebnis in Ihrem CRM, sodass die Meldung schriftlich festgehalten ist, auch wenn sich bis zum Morgen niemand darum kümmert. Der Omnichannel-Posteingang bietet integriertes Ticketing, mit dem Ihre Mitarbeiter den Auftrag bis zur Erledigung verfolgen. Die Notfallliste schreiben Sie selbst; diese Tabelle ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Sicherheitsberatung.
Immobilienmärkte am Golf
Spricht er Arabisch und Englisch für Käufer und Mieter am Golf?
In Dubai, Abu Dhabi, Riad oder Doha kann der nächste Anrufer zu einem Inserat ein einheimischer Käufer sein, der Golf-Arabisch spricht, ein Investor aus Amman oder Kairo oder ein ausländischer Mieter, der Englisch, Hindi oder Urdu möchte. Der Agent versteht Arabisch als Dialekte, darunter Golf-Arabisch, Levantinisch und Ägyptisch, statt als eine einheitliche Sprache, und arbeitet in 10 weiteren Sprachen, insgesamt 11.
Viele Anrufer mischen Arabisch und Englisch in einem Satz und nennen Telefonnummern und Preise in gemischten Ziffern. Wie gut ein Agent mit der Sprachmischung Ihrer Anrufer zurechtkommt, sollten Sie testen, nicht einfach glauben: In einer Demo spielen wir es mit Ihren eigenen Formulierungen durch, und Sie beurteilen es nach Gehör. Das Nachfassen läuft dann über WhatsApp, den Kanal, den Ihre Käufer und Mieter tatsächlich lesen. Siehe die Arabischer KI-Sprachagent und die Seite zum KI-Rezeptionisten in den VAE.
Hören Sie es
Wie klingt der KI-Rezeptionist im Gespräch?
KI-Voice-Agent-Demo — simulierter Anrufer. Laylas Antworten stammen vom Produktivmodell; die Anrufer sind synthetische Stimmen und die Unternehmen sind fiktiv. Diese Aufnahmen stammen aus einem Salon und einer Klinik, nicht aus einem Immobilienbüro: Achten Sie darauf, wie der Agent Fragen beantwortet, eine Rückrufbitte aufnimmt und auf Arabisch bucht.
Eine Buchung auf Arabisch
Jordanisches Arabisch · 49 Sekunden
KI-Voice-Agent-Demo — simulierter Anrufer
Fragen, dann eine Rückrufbitte
Englisch · 70 Sekunden
KI-Voice-Agent-Demo — simulierter Anrufer
Rechenbeispiel
Was kostet ein KI-Rezeptionist für Immobilien?
Bei DialerBee kostet der KI-Voice-Agent $0.60 pro angefangener verbundener Minute mit Managed AI, ein nutzungsbasiert abgerechnetes Add-on zum Professional-Plan ($129 pro Agent und Monat) oder zu Enterprise. Die Lizenzen unten sind für die Mitarbeiter, die Übergaben annehmen.
| Büro | Anrufe × Dauer | KI-Minuten zu $0.60 | Professional-Lizenzen | Gesamt pro Monat | Pro angenommenem Anruf |
|---|---|---|---|---|---|
| Einzelmakler oder kleines Team | 150 × 2 min = 300 min | $180 | 1 × $129 | $309 | ≈ $2.06 |
| Makler für Verkauf und Vermietung | 600 × 2 min = 1,200 min | $720 | 2 × $129 | $978 | ≈ $1.63 |
| Hausverwaltung | 500 × 3 min = 1,500 min | $900 | 2 × $129 | $1,158 | ≈ $2.32 |
Abgerechnet wird pro angefangener verbundener Minute, ein Anruf von 2 Minuten 10 Sekunden zählt also als 3. Messen Sie Ihren Durchschnitt in angefangenen Minuten, nicht in exakten Sekunden. Anrufe in der Hausverwaltung dauern meist länger als Anfragen zu Inseraten, weil der Anrufer ein Problem schildert; deshalb geht die dritte Zeile von 3 Minuten aus.
Beispiele, keine Angebote: Carrier-Minuten rechnet Ihr Carrier ab, Steuern sind nicht enthalten und Lizenzen zu Monatspreisen angegeben (bei jährlicher Abrechnung sparen Sie 20% auf die Pläne). Mit eigenen Modell-Keys ersetzt eine monatliche Pauschale den KI-Minutenpreis. Siehe Preisgestaltung Und was ein KI-Rezeptionist kostet.
Vergleich
KI-Rezeptionist vs. Telefonservice vs. eigenes Handy
Die meisten Makler starten mit der dritten Spalte. Das ändert sich mit jeder Option.
| KI-Rezeptionist (DialerBee) | Menschlicher Telefonservice | Das eigene Handy des Maklers | |
|---|---|---|---|
| Wer nimmt ab | Der KI-Voice-Agent, auf der Nummer, die Sie zu ihm routen | Ein Mitarbeiter bei einem externen Dienstleister | Sie selbst, wenn Sie nicht gerade fahren, eine Besichtigung haben oder schlafen |
| Besichtigung während des Anrufs gebucht | Ja, nach einer Frei/Gebucht-Prüfung im verbundenen Kalender | Oft nur eine Rückrufnotiz für Sie, je nach Tarif | Ja, wenn Sie abnehmen und Ihren Kalender dabeihaben |
| Fragen zu Objekten | Beantwortet aus den Unterlagen, die Sie hochladen | Meist beschränkt auf ein Skript, das Sie liefern | Gut beantwortet, aus dem Gedächtnis |
| Arabisch und Englisch | Arabische Dialekte, einschließlich Golf-Arabisch, plus 10 weitere Sprachen | Hängt vom Dienstleister ab | Was immer Sie sprechen |
| Nach dem Anruf | Aufzeichnung, Transkript und Ergebnis im CRM; Nachfassen per WhatsApp oder SMS | Eine Nachricht oder E-Mail-Zusammenfassung | Notizen, wenn Sie welche schreiben |
| Kostenmodell bei DialerBee | $0.60 pro angefangener verbundener Minute mit Managed AI, plus eine Professional-Lizenz | Je nach Anbieter: pro Anruf, pro Minute oder Monatspakete | Ihre Zeit und die Anfragen, die Ihnen entgehen |
| Am besten geeignet für | Routineanfragen, Buchungen, FAQs und Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten | Büros, die bei jedem Anruf eine menschliche Stimme wollen | Die Anrufe, die nur Sie annehmen sollten |
Ein qualitativer Vergleich der Betriebsmodelle. Telefonservices unterscheiden sich stark; prüfen Sie, was ein bestimmter Anbieter enthält. Einen ausführlicheren Vergleich finden Sie unter KI-Rezeptionist vs. IVR vs. Telefonservice.
Wählen Sie einen menschlichen Telefonservice, wenn jeder Anrufer einen Menschen hören muss; behalten Sie das Handy für Kunden, die Ihre Nummer schon haben. Viele Büros setzen den KI-Rezeptionisten für die Exposé- und Büronummern ein und behalten beides.
Weiterleiten
Welche Immobilienanrufe sollten direkt an einen Menschen gehen?
Alles, wo eine falsche Antwort ein Geschäft, Geld oder die Sicherheit eines Menschen kostet. Wenn der Agent übergibt, geht der Anruf in Ihre Inbound-Warteschlangen, die nach FIFO, Round-Robin oder längster Leerlaufzeit verteilen, mit Skill-basiertem Routing pro Warteschlange, sodass eine Vermietungsfrage beim Vermietungsteam ankommt. Supervisoren können mithören, flüstern oder sich zuschalten.
Mehr zur Gestaltung: Übergabe vom KI-Voice-Agenten an einen Menschen.
- Angebote, Gegenangebote und Preisverhandlungen
- Verträge, Kautionen, Provision und alles Rechtliche
- Finanzierungs- oder Finanzberatung jeder Art
- Notfälle in einer verwalteten Immobilie
- Beschwerden, Streitigkeiten und verärgerte Mieter oder Vermieter
- Ein Verkäufer oder Vermieter, der seinen eigenen Makler sprechen möchte
- Jeder Anrufer, der nach einer Person verlangt, und ganz sicher jeder, der zweimal darum bittet
Einrichtung
Wie richtet man einen KI-Rezeptionisten für ein Immobilienbüro ein?
Notieren Sie Ihre Anruftypen
Listen Sie die Anrufe der letzten zwei Wochen auf: Anfragen zu Inseraten, Besichtigungswünsche, Bewertungsanfragen, Reparaturmeldungen, Zahlungsfragen. Markieren Sie, welche ein Mensch übernehmen muss.
Laden Sie Ihr Wissen hoch
Exposés, Lagebeschreibungen, Hausordnungen, Ihr Besichtigungs- und Wartungsablauf, Bürozeiten. Halten Sie Preise und Verfügbarkeit aktuell: Der Agent antwortet aus dem, was Sie ihm geben.
Kalender verbinden
Verbinden Sie Google Calendar oder Microsoft 365, legen Sie Besichtigungen und Bewertungen mit ihrer Dauer an und lassen Sie Kapazitätsregeln einen bereits vollen Termin ablehnen.
Fragen und Übergabe festlegen
Wählen Sie die Qualifizierungsfragen, die Notfall-Stichworte, die direkt zu einem Menschen führen, und die Warteschlange, die Übergaben erhält.
Testen Sie wie ein Käufer
Rufen Sie auf Englisch und in dem Arabisch an, das Ihre Anrufer sprechen, mischen Sie beides, fragen Sie nach einem bereits verkauften Objekt, versuchen Sie eine Besichtigung am Freitag zu buchen und fragen Sie zweimal nach einem Menschen.
Versionen in Agent Studio lassen sich veröffentlichen und zurückrollen, und Not-Aus-Schalter stoppen einen Agenten oder alle KI-Anrufe. Die vollständige Anleitung: wie Sie einen KI-Rezeptionisten einrichten. Zum Umgang mit Daten siehe die Vertrauenszentrum.
Fragen
FAQ zum KI-Rezeptionisten für Immobilien
Was ist ein KI-Rezeptionist für Immobilien?
Kann er Besichtigungen in die Kalender meiner Makler buchen?
Qualifiziert er Käufer und Mieter?
Kann ein KI-Rezeptionist Anrufe in der Hausverwaltung übernehmen?
Spricht er Arabisch für Anrufer aus Dubai, Abu Dhabi, Riad oder Doha?
Was kostet ein KI-Rezeptionist für ein Immobilienbüro?
Ersetzt er meine Makler oder meinen Telefonservice?
Kann ich die Telefonnummer in meinen Inseraten behalten?
Hören Sie, wie er einen Anruf zu einem Ihrer Objekte annimmt
Schicken Sie uns ein Exposé und Ihre Besichtigungsregeln. In der Demo zeigen wir eine Objektfrage, beantwortet aus Ihrem Dokument, eine in einen Kalender gebuchte Besichtigung und eine Übergabe an einen Menschen, auf Englisch oder Arabisch.
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