ما هي إدارة الموافقة؟

تبدأ معظم فرق التسويق عبر الهاتف بحظر المكالمات. إذ تُنشئ قائمة بأسماء الأشخاص الذين لا يجب الاتصال بهم، وتُدقّق في بياناتهم، وتعتبر عدم وجود رفض بمثابة موافقة. ينجح هذا الأسلوب إلى أن يُطرح السؤال المعاكس: على أي أساس تم الاتصال بهذا الشخص؟ لا تستطيع قائمة الحظر الإجابة على هذا السؤال، لأنها لا تعرف سوى من رفض الاتصال. أما إدارة الموافقة فهي السجل الذي يُجيب على هذا السؤال، وفي عدد متزايد من الدول، يُعد هذا السجل هو المطلوب من الجهات التنظيمية.

الموافقة ليست مجرد خانة اختيار. إنها وثيقة صغيرة منظمة ذات دورة حياة: تُنشأ عند منح الإذن، وتُعدّل عند تغيير نطاقها، وتُلغى عند سحبها، وتُوثّق بمصدر وتاريخ طوال هذه الدورة. السؤال الذي يُطرح لاحقًا ليس ما إذا كانت الموافقة موجودة الآن، بل ما إذا كانت موجودة وقت التواصل، ولهذا السبب يكون السجل الذي يُظهر حالته الراهنة فقط أضعف من السجل الذي يحمل تاريخه.

ما يحتويه السجل القابل للدفاع

• المعرّف. تمت الموافقة على الرقم أو العنوان المحدد، وليس على الشخص بشكل عام.
• الهدف. تختلف أغراض الرسائل الخدمية والتسويق وتحصيل الديون، والموافقة على أحدها لا تعني الموافقة على الآخر.
• القناة. لكل من المكالمات الصوتية SMS والواتساب والبريد الإلكتروني توقعاتها الخاصة وقواعدها الخاصة في كثير من الأحيان.
• المصدر. كيفية الحصول عليها: نموذج ويب، مكالمة مسجلة، رسالة واردة، اتفاقية موقعة.
• الوقت. متى تم منحها، ومتى تم تغييرها آخر مرة، ومتى تنتهي صلاحيتها حيثما يفرض النظام تاريخ انتهاء الصلاحية.

أين تنقطع برامج الموافقة

يُعزى معظم المشاكل إلى خللين رئيسيين. الأول هو التحقق من الموافقة عند الاستيراد بدلاً من لحظة الاتصال، ما يعني أن إلغاء الموافقة الذي تم استلامه هذا الصباح لا يُفعّل إلا بعد إعادة تحميل الملف. أما الثاني فهو دمج القنوات، ما يجعل الموافقة على تلقي مكالمة بمثابة إذن بالمراسلة ضمنيًا. كلا الخللين يتعلقان بالبنية التحتية وليس بالإدارة، ولا يظهران في التقارير إلا عند حدوث مشكلة.

كيفية تعامل DialerBee مع الموافقة

DialerBee's الضوابط الداعمة للامتثال تعامل مع الموافقة كسجل ذي تاريخ، وليس مجرد خانة اختيار تم تحديدها في جدول بيانات: تسجل الموافقة، وتُحدّثها، وتلغيها. إلى جانب ذلك، توجد قوائم "عدم الاتصال" التي تستوردها، وتبحث فيها، وتتحقق منها مقابل كل مكالمة، لذا فإن أي رقم يُضاف بعد تحميل القائمة يُرصد أيضًا لأن التحقق يتم أثناء المكالمة. تُحدد ساعات الاتصال لكل منطقة قضائية، وليس لكل حملة، لذا فإن القاعدة تتبع الرقم المتصل به، وليس الفريق الذي يُجري الاتصال، وبالنسبة للمكالمات داخل الولايات المتحدة، يتبع التوقيت المحلي الرقم.

In نظام الامتثال الآليتُطبَّق القواعد على كل مكالمة على حدة، وليس على كل عملية استيراد، لذا تُقيَّم قائمة اليوم وفقًا لقواعد اليوم، ويُفعَّل الإلغاء عند المحاولة التالية، وليس عند تحديث القائمة. تحدّ قاعدة التكرار من المحاولات المتكررة مع نفس جهة الاتصال، وتكتشف قاعدة تنسيق الهاتف أي رقم غير صحيح قبل طلبه، وتقتصر ملكية مُعرِّف المتصل على مستأجر واحد. تُشحن هيئات تنظيم الاتصالات في الإمارات العربية المتحدة TDRA ، والمملكة العربية السعودية CITC ، والأردن TRC TRC، والبحرين (TRA) كحزم اختصاص. عند تجاوز أي شخص لقاعدة ما، يُسجَّل هذا التجاوز، مما يُتيح تفسير الاستثناء لاحقًا. كما تُطبَّق خاصية تنظيف قائمة عدم الاتصال عند الاستيراد. إدارة العملاء المحتملينلذلك، لا تدخل الأرقام المحذوفة القائمة أبداً.

تختلف قواعد الموافقة والاتصال باختلاف الاختصاص القضائي وتخضع للتغيير. يُرجى التأكد من المتطلبات الحالية مع الجهة التنظيمية المختصة ومستشار قانوني مؤهل. هذه المعلومات ليست استشارة قانونية.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين إدارة الموافقة وقائمة DNC ؟

تسجل قائمة عدم الاتصال حالات الرفض: الأرقام التي يجب حجبها. بينما تسجل إدارة الموافقة الأذونات: من وافق على الاتصال به، ولأي غرض، وعلى أي قناة، ومتى. تتداخل هاتان الفئتان في بعض الجوانب، لكنهما تجيبان على أسئلة متناقضة، ولا يمكن لعملية تحتفظ فقط بقائمة الحجب أن تثبت أن الأرقام التي تم الاتصال بها كان لها أساس للاتصال بها.

ما الذي يجب تسجيله لكي تكون الموافقة مفيدة لاحقاً؟

كحد أدنى، يجب أن يتضمن سجل الموافقة معلومات عن المُعرِّف، والغرض، والقناة، والطابع الزمني، وكيفية الحصول على الموافقة. لا يمكن الدفاع عن سجل موافقة بدون مصدر أو وقت، لأن السؤال الذي يُطرح لاحقًا ليس ما إذا كانت الموافقة موجودة اليوم، بل ما إذا كانت موجودة وقت إجراء المكالمة.

كيف ينبغي التعامل مع عملية الإلغاء؟

ينبغي أن يسري مفعوله في المحاولة التالية، وليس عند تحديث القائمة. يُعدّ إلغاء الموافقة الجزء الأكثر عرضةً للتنفيذ بشكل سيئ، لأن النظام الذي يتحقق من الموافقة عند الاستيراد سيستمر في الاتصال برقم هاتف تم إلغاء الموافقة عليه صباح اليوم حتى يقوم شخص ما بإعادة تحميل الملف.

هل تنتهي صلاحية الموافقة؟

في العديد من الأنظمة، ينطبق هذا الأمر، وتختلف مدة الصلاحية باختلاف الاختصاص القضائي والقناة والغرض، لذا يجب أن تكون مدة الصلاحية جزءًا من السجل وليس مجرد سياسة يتذكرها شخص ما. تعامل مع أي مدة محددة تقرأها كمثال للتحقق منها محليًا وليس كقاعدة عامة.

هل يتم تطبيق نفس مبدأ الموافقة عبر المكالمات الصوتية SMS وواتساب؟

عموماً لا. فالإذن بالاتصال لا يعني بالضرورة الإذن بالمراسلة، وغالباً ما تتضمن قنوات المراسلة شروط اشتراك خاصة بها بالإضافة إلى القانون المحلي. تسجيل المكالمة بالتزامن مع الموافقة هو ما يمنع الخلط بينهما.

مصطلحات ذات صلة: قائمة عدم الاتصال, حالة المكالمة, API واتساب للأعمال, معدل التخلي و معرف المتصل والتواجد المحلي.