AI ریسپشنسٹ · اسکولز، کالجز اور یونیورسٹیز
اسکولز اور یونیورسٹیز کے لیے AI ریسپشنسٹ: داخلہ کالز، کیمپس وزٹس اور طلبہ کی پوچھ گچھ
رزلٹ کے دن داخلہ لائن پر چند گھنٹوں میں ہفتوں جتنی کالز آ جاتی ہیں، اور ان میں سے زیادہ تر ایک ہی بات پوچھتی ہیں۔ AI ریسپشنسٹ آپ کے اپنے پراسپیکٹس اور کیٹلاگ سے ان کے جواب دیتا ہے، کیمپس وزٹس اور ایڈوائزنگ اپائنٹمنٹس بک کرتا ہے، موجودہ طلبہ اور والدین کو صحیح دفتر تک پہنچاتا ہے، اور داخلے کا ہر فیصلہ آپ کے اسٹاف پر چھوڑتا ہے۔
فون نمبر ہم آپ کے لیے سیٹ اپ کرتے ہیں۔ آپ کا اپنا SIP ٹرنک یا PBX ہے؟ ایک مفت آزمائش شروع کریں۔.
اپ ڈیٹ: 19 اکتوبر 2026
مختصر جواب
اسکولز اور یونیورسٹیز کے لیے AI ریسپشنسٹ کیا ہے؟ یہ ایک AI وائس ایجنٹ ہے جو داخلہ یا مرکزی نمبر پر کالز کا جواب دیتا ہے، رزلٹ کے دن کے رش سمیت۔ یہ پروگرامز، داخلے کی شرائط اور ٹرم کی تاریخوں کے سوالات کے جواب آپ کی اپنی دستاویزات سے دیتا ہے، صرف آپ کے کیٹلاگ میں موجود فیسیں بتاتا ہے، کیمپس وزٹس اور ایڈوائزنگ اپائنٹمنٹس بک کرتا ہے، اور طلبہ اور والدین کو صحیح دفتر تک روٹ کرتا ہے۔ داخلے کے فیصلے اور ویلفیئر کالز اسٹاف کے پاس جاتی ہیں۔ DialerBee پر یہ 11 زبانیں بولتا ہے، $0.60 فی شروع شدہ کنیکٹڈ منٹ اور Professional سیٹوں پر۔
داخلوں کا پیک
اسکولز اور یونیورسٹیز AI ریسپشنسٹ کیوں استعمال کرتے ہیں؟
کیونکہ داخلہ آفس سال کے زیادہ تر حصے میں خاموش رہتا ہے اور چند دنوں میں کام کے بوجھ تلے دب جاتا ہے۔ رزلٹ آتا ہے، کوئی ڈیڈ لائن قریب آتی ہے، داخلے کھلتے ہیں، اور وہی چند لوگ جو درخواستیں پراسیس کرتے ہیں ان سے توقع ہوتی ہے کہ ہر فون ایک ساتھ اٹھائیں۔ کالز بجتی رہ جاتی ہیں، اور جو امیدوار رابطہ نہ کر سکا وہ اپنی فہرست کے اگلے ادارے کو فون کر لیتا ہے۔
ان میں سے زیادہ تر کالز روٹین ہوتی ہیں۔ مجھے کتنے نمبر چاہئیں؟ کیا ابھی سیٹ خالی ہے؟ فیس کتنی ہے؟ کیا میں کیمپس دیکھنے آ سکتا ہوں؟ جواب پہلے سے آپ کے پراسپیکٹس اور کورس پیجز پر موجود ہیں۔ جن کالز کو واقعی کسی شخص کی ضرورت ہے، جیسے گم ہو جانے والی درخواست، سرحدی نمبر، یا کوئی پریشان والدین، وہ ان کے پیچھے انتظار کرتی رہ جاتی ہیں۔
AI ریسپشنسٹ روٹین حصہ سنبھالتا ہے اور باقی لوگوں کے حوالے کرتا ہے۔ یہ صفحہ وہ باتیں بتاتا ہے جو زیادہ تر وینڈر پیجز چھوڑ دیتے ہیں: ایجنٹ کو امیدوار سے کیا کبھی نہیں کہنا چاہیے، 18 سال سے کم عمر افراد کا ڈیٹا کم سے کم کیسے رکھا جائے، موجودہ طلبہ اور والدین کو کیسے روٹ کیا جائے، اور آپ کے سب سے مصروف مہینے میں، نہ کہ سب سے سست مہینے میں، اس کی لاگت کیا ہے۔
یہ کیا سنبھالتا ہے
AI فون آنسرنگ ایک اسکول، کالج یا یونیورسٹی کے لیے کیا کر سکتی ہے؟
اپنے عروج پر داخلہ لائن
داخلہ نمبر کو AI وائس ایجنٹ کی طرف روٹ کریں۔ رزلٹ کے اگلے دن یا ڈیڈ لائن سے پہلے والے ہفتے میں، جو کالر پوچھ رہا ہو کہ کیا کسی کورس میں ابھی سیٹیں باقی ہیں، اسے جواب ملتا ہے، بجتی ہوئی کیو میں چھوڑا نہیں جاتا۔
پروگرامز اور داخلے کی شرائط
جوابات آپ کی اپ لوڈ کردہ دستاویزات، یعنی پراسپیکٹس، کورس پیجز اور داخلہ پالیسی، سے سیمینٹک سرچ کے ذریعے آتے ہیں۔ اگر آپ کے کیٹلاگ میں لکھا ہے تو ایجنٹ بتا سکتا ہے؛ اگر نہیں تو کہتا ہے کہ معلوم کر کے بتائے گا۔
صرف وہ فیسیں جو آپ نے درج کیں
صرف آپ کے سروس کیٹلاگ کی قیمتیں ہی بولی جا سکتی ہیں۔ ٹیوشن فیس، درخواست فیس یا ڈپازٹ جو آپ نے درج کیا ہو، بتایا جا سکتا ہے؛ جو اسکالرشپ رقم آپ نے کبھی درج ہی نہیں کی، وہ کال پر گھڑی نہیں جاتی۔
کیمپس وزٹس اور ایڈوائزنگ اپائنٹمنٹس
کیمپس ٹور، اوپن ڈے سلاٹ اور 20 منٹ کی ایڈوائزنگ کال، ہر ایک اپنے دورانیے اور کیپیسٹی والی سروس ہے۔ ایجنٹ منسلک کیلنڈر پر free-busy چیک کرتا ہے، پھر بکنگ کرتا، وقت بدلتا یا منسوخ کرتا ہے۔
طلبہ اور والدین صحیح دفتر تک
فیس فنانس کو، ٹرانسکرپٹس رجسٹری کو، رہائش اکاموڈیشن آفس کو، اور ویلفیئر کا کوئی خدشہ فوراً کسی شخص کو۔ ہر دفتر کی اپنی اِن باؤنڈ کیو ہے۔
پراسپیکٹس WhatsApp پر
کال کے بعد ایک WhatsApp میسج میں پراسپیکٹس بطور دستاویز، کورس پیج کا لنک، کیمپس میپ پن اور وزٹ کی تصدیق بھیجی جا سکتی ہے۔ جوابات اسی کانٹیکٹ کے تحت ایک ان باکس میں آتے ہیں۔
ہر پوچھ گچھ کا ریکارڈ محفوظ رہتا ہے
ہر کال کی ریکارڈنگ، ٹرانسکرپٹ اور نتیجہ آپ کے CRM میں بھیجا جاتا ہے، اس لیے کسی دوسرے ٹائم زون کے امیدوار کی رات 22:15 کی کال دفتر کھلنے سے پہلے لکھی جا چکی ہوتی ہے۔ CRM کنیکٹرز میں HubSpot، Salesforce، Zoho، Pipedrive، Zendesk اور Microsoft Dynamics آپ کے اپنے CRM ایپ کریڈنشلز کے ساتھ، اور Odoo اور Freshworks آپ کی اپنی API key کے ساتھ شامل ہیں۔ DialerBee اسٹوڈنٹ انفارمیشن سسٹمز یا ایپلیکیشن پورٹلز سے نہیں جڑتا؛ پوچھ گچھ CRM میں آتی ہے۔
کال بہ کال
طلبہ کی کون سی پوچھ گچھ کا جواب AI دے سکتا ہے، اور کون سی اسٹاف کے پاس جائیں؟
آپ کے اپنے قواعد کے لیے ایک ابتدائی خاکہ۔ دفاتر کے نام اور ہر ہینڈ آف کون لیتا ہے، اسے اپنے ادارے کے مطابق بدل لیں۔
| کالر کیا کہتا ہے | AI ریسپشنسٹ | کال کون لیتا ہے |
|---|---|---|
| “نرسنگ کے لیے مجھے کتنے نمبر چاہئیں؟” “کیا فاؤنڈیشن ایئر ہے؟” | آپ کے کورس پیجز اور داخلے کی شرائط کی دستاویزات سے، آپ کے الفاظ میں جواب دیتا ہے | کوئی نہیں، جب تک کالر کا معاملہ غیر معمولی نہ ہو |
| “انٹرنیشنل طلبہ کے لیے فیس کتنی ہے؟” | صرف آپ کے کیٹلاگ میں درج فیسیں بتاتا ہے؛ ورنہ WhatsApp یا SMS پر آپ کا فیس پیج بھیج دیتا ہے | کسی خاص معاملے کے لیے فنانس یا انٹرنیشنل آفس |
| “کیا میں ہفتے کو کیمپس دیکھنے آ سکتا ہوں؟” | free-busy اور کیپیسٹی چیک کے بعد وزٹ سلاٹ بک کرتا ہے، سسٹم میں محفوظ ہونے کے بعد ہی تصدیق کرتا ہے | اس دن جو بھی ٹورز چلا رہا ہو |
| “میں کسی سے بات کرنا چاہتا ہوں کہ کون سا کورس میرے لیے بہتر ہے” | اسی ایڈوائزر کے اپنے کیلنڈر پر ایڈوائزنگ اپائنٹمنٹ بک کرتا ہے | داخلہ ایڈوائزر |
| “کیا آپ کو میری درخواست مل گئی ہے؟” “کیا میرا داخلہ ہو گیا؟” | اندازہ نہیں لگاتا اور داخلے کا کوئی فیصلہ کبھی نہیں بتاتا۔ داخلہ کیو کو منتقل کرتا ہے یا کال بیک بک کرتا ہے | داخلہ اسٹاف |
| والدین: “میرے بیٹے کا ٹائم ٹیبل غلط ہے” / “ٹرم فیس کیسے جمع کراؤں؟” | رجسٹری یا فنانس کیو کو روٹ کرتا ہے؛ کسی انفرادی طالب علم کے ریکارڈ پر بات نہیں کرتا | رجسٹری یا فنانس |
| “مجھے اپنا ٹرانسکرپٹ چاہیے” / “میرا اسٹوڈنٹ پورٹل لاگ ان نہیں ہو رہا” | نالج بیس سے آپ کا شائع شدہ طریقہ کار بتاتا ہے، پھر ضرورت ہو تو صحیح کیو کو روٹ کرتا ہے | رجسٹری یا IT ہیلپ ڈیسک |
| ویلفیئر، حفاظت یا سیف گارڈنگ کا کوئی خدشہ | اسے خود نہیں سنبھالتا۔ فوراً اس شخص یا کیو کو منتقل کرتا ہے جس کا نام آپ دیں | آپ کا نامزد اسٹاف |
ایجنٹ کے ذریعے
ایجنٹ آپ کے لکھے ہوئے قاعدے کے مطابق “میں پہلے سے طالب علم ہوں” یا “میں اپنی بیٹی کی فیس کے بارے میں فون کر رہا ہوں” جیسی بات پہچانتا ہے اور کال اس دفتر کی کیو میں منتقل کر دیتا ہے۔ کیوز FIFO، round-robin یا longest-idle کے ذریعے روٹ کرتی ہیں، اور ہر کیو کے لیے اسکلز بیسڈ روٹنگ دستیاب ہے۔
ایجنٹ سے پہلے
IVR فلو پہلے پوچھ سکتا ہے “نئے امیدوار، موجودہ طالب علم یا والدین؟” اور زبان کا انتخاب دے سکتا ہے۔ اس کا CRM lookup نوڈ آپ کے ریکارڈز سے کالر کو پہچان کر اسی کی بنیاد پر روٹ کر سکتا ہے۔
ایجنٹ کے اردگرد
آپ کی DID انوینٹری کا ہر نمبر کسی کیو، یوزر، IVR فلو یا AI وائس ایجنٹ کی طرف روٹ ہوتا ہے۔ رجسٹری کی ڈائریکٹ لائن کیو پر رکھیں اور صرف داخلہ نمبر AI پر دیں۔
بزنس آورز اور ہالیڈے کیلنڈرز ہر ٹیننٹ کے لیے سیٹ ہوتے ہیں اور شیڈول گیٹس کے ذریعے نافذ ہوتے ہیں، اس لیے ٹرم کی چھٹیاں کسی کو یاد رکھنی نہیں پڑتیں۔ اگر آپ کے رنگ ٹائم آؤٹ کے اندر کوئی کیو جواب نہ دے تو چھوٹی ہوئی کالز کی بحالی آپ کا اعلان چلاتا ہے اور نامزد مینیجر کو کالر کا نمبر SMS کر دیتا ہے۔ ٹرانسفر کے الفاظ یہاں ہیں: اِن باؤنڈ کال اسکرپٹس.
داخلوں کا سیزن
داخلہ کال سینٹر AI رزلٹ کے دن اور ڈیڈ لائن کے رش کو کیسے سنبھالتا ہے؟
پیک تعلیمی کیلنڈر کے مطابق آتے ہیں، اس لیے آپ کو معلوم ہوتا ہے کہ کب آئیں گے۔ ایجنٹ کو ہفتوں پہلے سیٹ اپ کریں، رزلٹ والے دن کی صبح نہیں۔
رزلٹس اور Clearing
برطانیہ میں UCAS، Clearing کو یوں بیان کرتا ہے: “یونیورسٹیاں اور کالجز اپنے کورسز کی باقی بچی سیٹیں کیسے بھرتے ہیں”؛ یہ ہر موسم گرما میں کھلتا ہے اور خزاں تک چلتا ہے، اور اس کی درست تاریخیں UCAS ہر سال شائع کرتا ہے۔ رزلٹ کے دن ہفتوں کی کالز کو چند گھنٹوں میں سمیٹ دیتے ہیں: امیدوار سیٹوں، نمبروں اور اگلے اقدامات کے بارے میں پوچھنے کے لیے فون کرتے ہیں۔
درخواست اور ڈپازٹ کی ڈیڈ لائنز
آپ جہاں بھی داخلے کرتے ہوں، درخواست، اسکالرشپ یا ڈپازٹ کی ڈیڈ لائن سے پہلے والا ہفتہ وہی مختصر کالز لاتا ہے: کیا بہت دیر ہو گئی، کون سی دستاویز کم ہے، ادائیگی کیسے کروں۔ اپنے پیکس کی شکل جاننے کے لیے اپنا کال لاگ دیکھیں۔
داخلہ اور ٹرم کے پہلے ہفتے
نئے طلبہ اور ان کے والدین ٹائم ٹیبل، فیس، رہائش اور لاگ ان کے بارے میں فون کرتے ہیں، اکثر غلط نمبر پر۔ پہلی ہی کال پر انہیں صحیح دفتر تک پہنچانا ہی اصل کام کا بڑا حصہ ہے۔
ذریعہ، اکتوبر 2026 میں دیکھا گیا: UCAS، What is Clearing? تاریخیں ہر سال بدلتی ہیں؛ اپنے سائیکل کے لیے سرکاری صفحہ دیکھیں۔
پیک سے پہلے
- اس سائیکل کی داخلے کی شرائط، کورسز کی فہرست اور داخلہ پالیسی اپ لوڈ کریں، اور پچھلے سال والی ہٹا دیں
- “سیٹیں اور خالی جگہیں” کی ایک مختصر دستاویز لکھیں جسے آپ دن بھر اپ ڈیٹ کر سکیں
- رزلٹ کے بعد کے ہفتوں کے لیے کیٹلاگ میں اضافی وزٹ اور ایڈوائزنگ سلاٹس شامل کریں
- سب سے مصروف دن کے لیے Agent Studio میں کیپیسٹی اور گورننس لمٹس سیٹ کریں
- طے کریں کہ “کیا مجھے سیٹ مل گئی؟” والی کالز کون سی کیو لے گی، اور اس پر اسٹاف لگائیں
وہ ایک حد جو اسے کبھی پار نہیں کرنی
ایجنٹ کبھی کسی امیدوار کو یہ نہیں بتاتا کہ اسے سیٹ مل گئی ہے، آفر آنے والی ہے یا اس کے نمبر کافی ہیں۔ یہ قاعدہ ایک جملے میں اس کے رول میں لکھیں، اور اسے بتائیں کہ اس کی بجائے وہ کیا کر سکتا ہے: “میں داخلے کے فیصلوں کی تصدیق نہیں کر سکتی، لیکن آپ کی بات داخلہ ٹیم سے کروا سکتی ہوں یا کسی ایڈوائزر کے ساتھ آپ کی کال بک کر سکتی ہوں۔”
ہر ممکنہ جواب بولے جانے سے پہلے گارڈریلز سے گزرتا ہے، اور بکنگ ایکشنز کو تصدیقی اسٹیٹس واپس کرنا ہوتا ہے، اس کے بعد ہی ایجنٹ کہتا ہے کہ کام ہو گیا۔ ان میں سے کوئی بھی آپ کی اپنی ٹیسٹنگ کا متبادل نہیں: لانچ سے پہلے اس سے دس مختلف طریقوں سے پوچھیں “کیا میرا داخلہ ہو گیا؟”۔
وزٹس اور ایڈوائزنگ
کیا AI ریسپشنسٹ کیمپس وزٹس اور ایڈوائزنگ اپائنٹمنٹس بک کر سکتا ہے؟
جی ہاں۔ ہر قسم کی اپائنٹمنٹ آپ کے کیٹلاگ میں ایک سروس ہے، اپنے دورانیے اور درکار وسائل کے ساتھ: 45 منٹ کا کیمپس ٹور، اوپن ڈے سلاٹ، داخلہ ایڈوائزر کے ساتھ 20 منٹ کی کال، انٹرنیشنل آفس کے ساتھ میٹنگ۔ ایجنٹ منسلک Google Calendar یا Microsoft 365 کیلنڈر پر free-busy چیک کرتا ہے، اور ٹور بھر جانے پر کیپیسٹی کے قواعد بکنگ روک دیتے ہیں۔
کیلنڈرز ادارے کی سطح پر اور ہر اسٹاف ممبر کے اپنے کیلنڈر کے ساتھ سنک ہوتے ہیں، اس لیے جو کالر کسی مخصوص ایڈوائزر کا نام لے اسے صرف اسی ایڈوائزر کے فارغ اوقات پیش کیے جاتے ہیں۔ ایجنٹ وزٹ بک ہونے کی بات تبھی کہتا ہے جب سسٹم اس کی تصدیق کر دے۔ ریمائنڈرز آپ کی طے کردہ پالیسی کے مطابق SMS، WhatsApp اور ای میل پر ICS اٹیچمنٹس کے ساتھ جاتے ہیں۔
یہ کیا نہیں ہے
DialerBee، Google Calendar یا Microsoft 365 میں بکنگ کرتا ہے۔ یہ اسٹوڈنٹ انفارمیشن سسٹمز، لرننگ پلیٹ فارمز یا ایپلیکیشن پورٹلز سے نہیں جڑتا، اس لیے کال پر کوئی درخواست یا طالب علم کا ریکارڈ نہیں دیکھ سکتا۔ اگر آپ کے اوپن ڈے مکمل طور پر کسی ایونٹس یا داخلہ پلیٹ فارم پر چلتے ہیں تو ان کے لیے اسی پلیٹ فارم کی اپنی بکنگ زیادہ موزوں ہو سکتی ہے، اور ایجنٹ اس کا لنک بھیج سکتا ہے۔
بکنگ پر مزید: اپوائنٹمنٹس اور یاددہانیاں.
فالو اپ
کیا AI طلبہ کی پوچھ گچھ کا فالو اپ فون اور WhatsApp پر کر سکتا ہے؟
آپ کے کنسینٹ قواعد کے تحت AI آؤٹ باؤنڈ کیمپینز
AI ایجنٹ کو پوچھ گچھ کرنے والوں کی فہرست دیں، مثلاً وہ سب جنہوں نے پراسپیکٹس مانگا لیکن وزٹ بک نہیں کیا، اور اسے اسی لسٹ اور پیسنگ سسٹم کے ساتھ آؤٹ باؤنڈ کیمپین کے طور پر چلائیں جو آپ کی انسانی کیمپینز استعمال کرتی ہیں۔ یہ وہ کال بیکس بھی کر سکتا ہے جن کا وعدہ اس نے کسی پچھلی کال پر کیا تھا۔ DNC، کالنگ اوقات اور کنسینٹ ہر کوشش پر، جس نمبر کو کال کی جا رہی ہے اس کے jurisdiction pack کے تحت، چیک ہوتے ہیں، اور کِل سوئچز ایک ایجنٹ، ایک کیمپین یا تمام AI کالنگ روک دیتے ہیں۔
پراسپیکٹس وہاں جہاں امیدوار اسے پڑھتے ہیں
WhatsApp نو اقسام کے میسجز بھیج سکتا ہے، جن میں دستاویزات، تصاویر، ویڈیو، لوکیشن اور انٹرایکٹو بٹنز اور لسٹس شامل ہیں۔ کال کے بعد پراسپیکٹس PDF، کورس پیج، کیمپس میپ پن اور “وزٹ بک کریں” یا “داخلہ ٹیم سے بات کریں” جیسے بٹنز بھیجیں۔ جوابات اومنی چینل ان باکس میں اسی کانٹیکٹ کے تحت پہنچتے ہیں۔
وائس، WhatsApp اور SMS ایک ہی کنسینٹ اور سپریشن ریکارڈز استعمال کرتے ہیں، اس لیے جو امیدوار ایک چینل پر آپٹ آؤٹ کرے وہ باقی چینلز سے بھی آپٹ آؤٹ ہو جاتا ہے۔ یہ compliance میں معاون (compliance-supporting) کنٹرولز ہیں: امیدواروں، اور خاص طور پر نابالغوں، سے رابطے کے قواعد ملک اور ادارے کے لحاظ سے مختلف ہیں، اور آپ کی ذمہ داریاں آپ ہی کی رہتی ہیں۔ پڑھیں: آؤٹ باؤنڈ کالنگ کے لیے کنسینٹ مینجمنٹ اور آؤٹ باؤنڈ پہلو کی گہرائی سے تفصیل کے لیے اسٹوڈنٹ ریکروٹمنٹ کالنگ گائیڈ اور تعلیم ڈائلر.
رازداری
جب کالر کی عمر 18 سال سے کم ہو سکتی ہو تو اسکول کو پرائیویسی کیسے سنبھالنی چاہیے؟
جتنا ممکن ہو کم ڈیٹا جمع کریں۔ ایجنٹ صرف وہی فیلڈز جمع کرتا ہے جو آپ کنفیگر کریں، اور ریسپشنسٹ کے کام، یعنی بکنگ اور روٹنگ، کے لیے عموماً نام، نمبر اور کورس سے زیادہ کچھ درکار نہیں ہوتا۔
ایجنٹ کے رول میں شامل کرنے کے لیے ڈیٹا کا ایک قاعدہ
- طے کریں کہ ایجنٹ کون سی فیلڈز جمع کر سکتا ہے، مثلاً نام، فون نمبر، دلچسپی کا کورس اور داخلے کا سال، اور انہیں اس کے رول میں لکھ دیں۔ ایجنٹ صرف وہی جمع کرتا ہے جو آپ کنفیگر کریں۔
- جن کالرز کی عمر 18 سال سے کم ہو سکتی ہو، ان کے لیے صرف اتنا رکھیں جتنا وزٹ بکنگ یا کال بیک کے لیے ضروری ہو۔ تاریخ پیدائش، گھر کا پتا، اسٹوڈنٹ ID نمبر اور صحت یا خاندانی حالات سے متعلق کوئی بھی چیز شامل نہ کریں۔
- کسی انفرادی طالب علم کے نمبروں، حاضری، رویے یا فیس پر کبھی کسی کالر سے بات نہ کریں۔ ایسی کالز اس دفتر کو روٹ کریں جو یہ جانچ سکے کہ کون فون کر رہا ہے۔
- ویلفیئر، حفاظت یا سیف گارڈنگ کا کوئی بھی خدشہ فوراً آپ کے نامزد شخص کو منتقل کیا جاتا ہے، اور ایجنٹ اسے خود نہیں سنبھالتا۔
- لائیو ہونے سے پہلے ریکارڈنگ ریٹینشن اپنے ادارے کی پالیسی کے مطابق سیٹ کریں، اور گریٹنگ میں بتائیں کہ کالر AI اسسٹنٹ سے بات کر رہا ہے۔
یہ وہ کنٹرولز ہیں جو DialerBee میں موجود ہیں، جیسا کہ اس صفحے پر درج ہے: اعتماد کا مرکز:
خفیہ کاری
منتقلی کے دوران ڈیٹا کے لیے TLS 1.2+ اور محفوظ شدہ ڈیٹا کے لیے AES-256، بشمول ریکارڈنگ اسٹوریج اور بیک اپس۔
کرایہ دار کی تنہائی
ہر ٹیننٹ ٹیبل پر PostgreSQL row-level security نافذ ہے، اس لیے کوئی دوسرا ٹیننٹ آپ کے ادارے کی کالز نہیں پڑھ سکتا۔
ریٹینشن آپ طے کرتے ہیں
ریکارڈنگ ریٹینشن، آڈٹ لاگ ریٹینشن اور ڈیٹا لائف سائیکل پالیسیاں ہر ٹیننٹ کے لیے کنفیگر ہو سکتی ہیں، اور ریٹینشن کی مدت خودکار طور پر نافذ ہوتی ہے۔
سائنڈ ریکارڈنگ لنکس
ریکارڈنگز کبھی خام پاتھس کے ذریعے سامنے نہیں آتیں۔ سائنڈ لنکس ایک گھنٹے بعد ختم ہو جاتے ہیں؛ ختم شدہ لنک آڈیو کی بجائے 403 واپس کرتا ہے۔
کسٹمر کال ڈیٹا بطور ڈیفالٹ مشترکہ کراس ٹیننٹ ماڈلز کی ٹریننگ کے لیے استعمال نہیں ہوتا۔ رسائی ہر ٹیننٹ کے رول میٹرکس اور صرف اضافہ ہونے والے (append-only) آڈٹ لاگز کے ذریعے ہوتی ہے، اور سنگل سائن آن، ٹو فیکٹر سائن ان اور IP allow-list دستیاب ہیں، اس لیے فنانس ٹیم کو داخلہ کالز دیکھنے کی ضرورت نہیں۔ DPA دستیاب ہے، اور SOC 2 Type II منصوبے میں ہے، حاصل نہیں۔ یہ compliance میں معاون (compliance-supporting) کنٹرولز ہیں، یہ بیان نہیں کہ انہیں استعمال کرنے سے آپ کے ڈیٹا پروٹیکشن یا چائلڈ پروٹیکشن کے قواعد پورے ہو جاتے ہیں؛ یہ اپنے ڈیٹا پروٹیکشن آفیسر سے چیک کریں۔
انٹرنیشنل امیدوار
کیا یہ امیدواروں اور والدین کو ان کی اپنی زبان میں جواب دے سکتا ہے؟
ایجنٹ 11 زبانوں میں کام کرتا ہے: انگریزی، عربی، ہسپانوی، فرانسیسی، جرمن، اطالوی، ترکی، ہندی، اردو، پرتگالی اور انڈونیشیائی۔ عربی کو ایک یکساں زبان کی بجائے لہجوں کے طور پر سنبھالا جاتا ہے، جن میں خلیجی، شامی (Levantine) اور مصری شامل ہیں، اور یہ تب اہم ہوتا ہے جب ریاض کے کوئی والدین اور عمان کا کوئی امیدوار ایک ہی نمبر پر فون کریں۔
لاطینی امریکہ کی کسی یونیورسٹی کے لیے، ہسپانوی اور پرتگالی بولنے والے کالرز کو اسی نمبر پر ان کی اپنی زبان میں جواب دیا جا سکتا ہے۔ بیرون ملک سے داخلے کرنے والے برطانوی یا خلیجی ادارے کے لیے، انٹرنیشنل آفس ہندی، اردو یا انڈونیشیائی بولنے والے کالرز کو داخلے کی شرائط کے بارے میں پوچھنے دے سکتا ہے، اس ایک ایڈوائزر کا انتظار کیے بغیر جو ان کی زبان بولتا ہو۔
سب سے اہم پھر بھی آپ کا نالج پیک ہے: کورسز کے نام اور شرائط اسی طرح لکھیں جیسے آپ کے امیدوار بولتے ہیں۔ امیدوار اکثر زبانیں ملا کر بولتے ہیں، اس لیے اصل جملوں سے ٹیسٹ کریں اور کان سے پرکھیں۔ دیکھیں: عربی AI وائس ایجنٹ.
اسے سنیں
طالب علم کی پوچھ گچھ پر AI ریسپشنسٹ کیسا سنائی دیتا ہے؟
AI وائس ایجنٹ ڈیمو — سمیولیٹڈ کالر۔ Layla کے جوابات پروڈکشن ماڈل سے ہیں؛ کالرز مصنوعی آوازیں ہیں اور کاروبار فرضی ہیں۔ یہ ریکارڈنگز ایک کلینک اور ایک سیلون کی ہیں، اسکول کی نہیں: سنیں کہ ایجنٹ اپنی دستاویزات سے سوالات کے جواب کیسے دیتا اور کال بیک کیسے لیتا ہے، عربی میں سلاٹ کیسے بک کرتا ہے، اور اس ریمائنڈر کو کیسے سنبھالتا ہے جس کا اختتام تبدیلی پر ہوتا ہے۔ پوچھ گچھ، کیمپس وزٹ اور وزٹ ریمائنڈر بھی انہی مراحل سے گزرتے ہیں۔
سوالات، پھر کال بیک کی درخواست
انگریزی · 70 سیکنڈ · فرضی کلینک
AI وائس ایجنٹ ڈیمو — سمیولیٹڈ کالر
عربی میں ایک بکنگ
اردنی عربی · 49 سیکنڈ · فرضی سیلون
AI وائس ایجنٹ ڈیمو — سمیولیٹڈ کالر
ایک ریمائنڈر، نیا وقت طے
انگریزی · 44 سیکنڈ · فرضی کلینک
AI وائس ایجنٹ ڈیمو — سمیولیٹڈ کالر
عملی مثال
اسکول یا کالج کے لیے AI ریسپشنسٹ کی لاگت کتنی ہے، داخلوں کے پیک سمیت؟
DialerBee پر AI وائس ایجنٹ مینیجڈ AI پر $0.60 فی شروع شدہ کنیکٹڈ منٹ ہے۔ یہ Professional پلان ($129 فی ایجنٹ فی ماہ) یا Enterprise پر استعمال کی بنیاد پر بل ہونے والا ایڈ آن ہے۔ نیچے دی گئی سیٹیں اس اسٹاف کے لیے ہیں جو ہینڈ آف لیتا ہے، جیسے داخلہ ایڈوائزرز۔
| ادارہ اور مہینہ | کالز × دورانیہ | AI منٹ $0.60 پر | Professional سیٹیں | ماہانہ کل | فی جواب دی گئی کال |
|---|---|---|---|---|---|
| پرائیویٹ اسکول، عام مہینہ | 250 × 3 min = 750 min | $450 | 1 × $129 | $579 | ≈ $2.32 |
| وہی اسکول، داخلے کھلنے کا مہینہ | 700 × 3 min = 2,100 min | $1,260 | 1 × $129 | $1,389 | ≈ $1.98 |
| کالج داخلہ آفس، عام مہینہ | 1,200 × 3 min = 3,600 min | $2,160 | 3 × $129 | $2,547 | ≈ $2.12 |
| وہی کالج، رزلٹس اور Clearing کا مہینہ | 4,000 × 3 min = 12,000 min | $7,200 | 3 × $129 | $7,587 | ≈ $1.90 |
ہر قطار میں فی کال 3 منٹ فرض کیے گئے ہیں، کیونکہ داخلے کی شرائط اور فیس سمجھنے والا کالر ایک سطری بکنگ سے زیادہ وقت لیتا ہے۔ بلنگ فی شروع شدہ کنیکٹڈ منٹ ہوتی ہے، اس لیے 2 منٹ 15 سیکنڈ کی کال 3 منٹ گنی جاتی ہے۔ پیک مہینے میں سیٹیں وہی رہتی ہیں اور صرف منٹ بڑھتے ہیں، اس لیے فی جواب دی گئی کال لاگت کم ہو جاتی ہے۔
پورے سال میں: جس کالج کے دس عام مہینے $2,547 اور دو پیک مہینے $7,587 کے ہوں، وہ کیریئر منٹ سے پہلے $25,470 جمع $15,174، یعنی $40,644 خرچ کرتا ہے۔ اگر وہ 1,500 پوچھ گچھ کرنے والوں کو 2 منٹ فی کال کی AI فالو اپ کیمپین بھی چلائے تو اس مہینے 3,000 منٹ، یعنی $1,800 کا اضافہ ہوتا ہے۔ اس کا موازنہ رزلٹ والے ہفتے کے اوور ٹائم اور عارضی اسٹاف سے کریں، اور ان امیدواروں سے جن کی کالز ورنہ بجتی رہ جاتیں۔
یہ مثالیں ہیں، کوٹیشن نہیں۔ کیریئر منٹ آپ کا کیریئر بل کرتا ہے، ٹیکس شامل نہیں، اور سیٹیں ماہانہ قیمتوں پر ہیں (سالانہ بلنگ پر پلانز میں 20% بچت)۔ اپنی ماڈل keys کے ساتھ، فی منٹ AI ریٹ کی جگہ ایک مقررہ ماہانہ فیس لے لیتی ہے۔ دیکھیں: قیمتوں کا تعین.
موازنہ
AI ریسپشنسٹ بمقابلہ داخلہ اسٹاف بمقابلہ اسٹوڈنٹ ایمبیسیڈر کال ٹیم
ادارے داخلہ فون سنبھالنے کے تین طریقے، آپریٹنگ ماڈلز کے طور پر موازنہ۔
| AI ریسپشنسٹ (DialerBee) | داخلہ اسٹاف | اسٹوڈنٹ ایمبیسیڈر کال ٹیم | |
|---|---|---|---|
| رزلٹ کے دن کون جواب دیتا ہے | AI وائس ایجنٹ، اس نمبر پر جو آپ اس کی طرف روٹ کریں، Agent Studio میں آپ کی مقرر کردہ کیپیسٹی لمٹس کے اندر | جو بھی فارغ ہو، درخواستیں پراسیس کرنے کے ساتھ ساتھ | تربیت یافتہ رضاکار، جن شفٹس کو وہ کور کر سکیں |
| داخلے کی شرائط اور فیس میں درستگی | آپ کی اپ لوڈ کردہ دستاویزات سے؛ صرف کیٹلاگ کی فیسیں بولی جاتی ہیں | زیادہ، تجربے اور داخلہ سسٹم کی بنیاد پر | اتنی ہی اچھی جتنی ان کی بریفنگ؛ پالیسی سے ہٹ سکتے ہیں |
| داخلے کے فیصلے | کبھی نہیں؛ آپ کے قاعدے کے مطابق منتقل کرتا ہے | ہاں، اپنے اختیار کی حد میں | نہیں کرنے چاہئیں؛ اسٹاف کو ریفر کریں |
| وزٹس اور ایڈوائزنگ اپائنٹمنٹس | free-busy اور کیپیسٹی چیک کے بعد بکنگ، تبدیلی یا منسوخی | ہاں، ڈائری تک رسائی کے ساتھ | اکثر اسٹاف کے لیے پیغام |
| زبانیں | 11 زبانیں، بشمول عربی لہجے، ہسپانوی اور پرتگالی | آپ کا اسٹاف جو کچھ بھی بولتا ہے | اکثر اچھا امتزاج، اگر آپ اسی لحاظ سے بھرتی کریں |
| طالب علم کا ذاتی تجربہ | کوئی نہیں؛ صرف آپ کے مواد سے جواب دیتا ہے | پیشہ ورانہ نقطہ نظر | اصل خوبی: وہاں پڑھنا کیسا ہے |
| کال کا ریکارڈ | ریکارڈنگ، ٹرانسکرپٹ اور نتیجہ آپ کے CRM میں | داخلہ سسٹم میں نوٹس | نوٹس، اگر کال لاگ رکھا جائے |
| لاگت کا ماڈل | مینیجڈ AI پر $0.60 فی شروع شدہ کنیکٹڈ منٹ، ساتھ ہینڈ آف لینے والے اسٹاف کی Professional سیٹیں | تنخواہیں، ساتھ پیک پر اوور ٹائم یا عارضی اسٹاف | گھنٹہ وار معاوضہ یا وظیفے، ساتھ ٹریننگ اور نگرانی |
| اسے منتخب کریں اگر | آپ کا والیوم متوقع دنوں میں اچانک بڑھتا ہے اور زیادہ تر کالز وہی سوال دہراتی ہیں | کالز کو فیصلے یا طالب علم کی فائل تک رسائی کی ضرورت ہوتی ہے | آپ چاہتے ہیں کہ ممکنہ طلبہ کسی حقیقی طالب علم سے سنیں |
یہ آپریٹنگ ماڈلز کا معیاری (qualitative) موازنہ ہے، مخصوص پروڈکٹس کا نہیں۔
تینوں مل کر بہترین کام کرتے ہیں: AI ریسپشنسٹ بار بار پوچھے جانے والے سوالات اور اوور فلو لیتا ہے، داخلہ اسٹاف فیصلے اور فائلیں سنبھالتا ہے، اور اسٹوڈنٹ ایمبیسیڈرز وہ کالز کرتے ہیں جہاں ایک حقیقی طالب علم کی رائے امیدوار کا دل جیت لیتی ہے۔ تفصیلی موازنے کے لیے پڑھیں: AI ریسیپشنسٹ بمقابلہ انسانی ریسیپشنسٹ.
سیٹ اپ
اسکول یا یونیورسٹی کے لیے AI ریسپشنسٹ کیسے سیٹ اپ کریں؟
پیک ہفتے کی کالز کو چھانٹیں
پچھلا رزلٹ والا ہفتہ یا ڈیڈ لائن والا ہفتہ لیں۔ ہر کال پر لیبل لگائیں: داخلے کی شرائط، فیس، وزٹس، درخواست کا اسٹیٹس، موجودہ طلبہ کے سوالات، والدین، ویلفیئر۔ جن کالز کو کسی شخص کی ضرورت ہے انہیں نشان زد کریں۔
نالج پیک لکھیں
کورس پیجز، داخلے کی شرائط، داخلہ پالیسی، وزٹ کی ہدایات، ٹرم کی تاریخیں، فیس پالیسی اور دستاویزات بھیجنے کا طریقہ۔ پچھلے سال کے ورژنز ہٹا دیں تاکہ ہر سوال کا صرف ایک جواب موجود ہو۔
فیسیں اور سروسز درج کریں
جو فیسیں آپ بولوانا چاہتے ہیں وہ سروس کیٹلاگ میں ڈالیں۔ وزٹس، اوپن ڈے سلاٹس اور ایڈوائزنگ اپائنٹمنٹس دورانیے اور کیپیسٹی کے ساتھ بطور سروسز شامل کریں۔ ایڈوائزرز کے کیلنڈرز منسلک کریں۔
دفاتر کی کیوز بنائیں
ہر دفتر کے لیے ایک اِن باؤنڈ کیو: داخلہ، انٹرنیشنل، فنانس، رجسٹری، اکاموڈیشن، IT۔ بزنس آورز، چھٹیاں اور ویلفیئر کالز لینے والے طے کریں۔
ایک گھبرائے ہوئے 17 سالہ طالب علم اور ایک پریشان والدین بن کر ٹیسٹ کریں
پوچھیں کہ کیا آپ کا داخلہ ہو گیا۔ پہلے خلیجی عربی میں پوچھیں، پھر برازیلی پرتگالی میں۔ تاریخ پیدائش بتانا شروع کریں۔ دو بار کسی شخص سے بات کرنے کو کہیں۔ ہر ریکارڈنگ سنیں۔
ایجنٹ کی پرسونا، نالج بیس، کیپیسٹی لمٹس، ریمائنڈر پالیسی اور فلو آپ Agent Studio میں کنفیگر کرتے ہیں۔ ورژنز پبلش اور رول بیک ہوتے ہیں، اور کِل سوئچز ایک ایجنٹ یا تمام AI کالنگ روک دیتے ہیں۔ مکمل رہنمائی: AI ریسپشنسٹ کیسے سیٹ اپ کریں۔ پروڈکٹ کا جائزہ اس صفحے پر ہے: AI ریسیپشنسٹ page.
سوالات
اسکولز اور یونیورسٹیز AI ریسپشنسٹ: عمومی سوالات
اسکولز اور یونیورسٹیز کے لیے AI ریسپشنسٹ کیا ہے؟
کیا داخلہ کال سینٹر AI رزلٹ کے دن یا Clearing کو سنبھال سکتا ہے؟
کیا یہ داخلے کی غلط شرائط یا فیس بتا سکتا ہے؟
کیا یہ موجودہ طلبہ اور والدین کو صحیح دفتر تک روٹ کر سکتا ہے؟
کیا یہ پوچھ گچھ کا فالو اپ فون اور WhatsApp پر کر سکتا ہے؟
کیا یہ عربی، ہسپانوی اور پرتگالی بولتا ہے؟
کیا یہ بچوں اور نوعمروں کی کالز کے لیے محفوظ ہے؟
کالج کے لیے AI ریسپشنسٹ کی لاگت کتنی ہے؟
اسے داخلے کی شرائط کا سوال جواب کرتے، کیمپس وزٹ بک کرتے اور “آپ کا داخلہ ہو گیا” کہنے سے انکار کرتے سنیں
ہمیں اپنا پراسپیکٹس، فیس لسٹ اور دفاتر کے نمبرز بھیجیں۔ ڈیمو پر ہم دکھاتے ہیں کہ وزٹ کیلنڈر میں کیسے بک ہوتا ہے، والدین کو فنانس تک کیسے روٹ کیا جاتا ہے، داخلے کا سوال اسٹاف کو کیسے منتقل ہوتا ہے، اور امیدوار کو کون سا WhatsApp میسج ملتا ہے، انگریزی، عربی، ہسپانوی یا پرتگالی میں۔
مزید دریافت کریں۔
AI ریسیپشنسٹ
مکمل پروڈکٹ پیج: یہ کیا سنبھالتا ہے اور کیا لوگوں کے حوالے کرتا ہے۔
ایجوکیشن ڈائلر
آؤٹ باؤنڈ داخلہ رابطے، درخواست کا فالو اپ اور فیس ریمائنڈرز۔
اسٹوڈنٹ ریکروٹمنٹ کالنگ گائیڈ
اسپیڈ ٹو لیڈ، کثیر لسانی رابطے، yield کالز اور کنسینٹ۔
AI ریسپشنسٹ کیسے سیٹ اپ کریں
سات مراحل، ایک نالج ٹیمپلیٹ اور 15 کالز کا ٹیسٹ اسکرپٹ۔
اِن باؤنڈ کال اسکرپٹس
گریٹنگز، بکنگ، ٹرانسفرز اور کال بیک اسکرپٹس، عربی اور انگریزی میں۔
AI وائس ایجنٹ
Layla کیا کچھ کر سکتی ہے، اِن باؤنڈ اور آؤٹ باؤنڈ۔
عربی AI وائس ایجنٹ
خلیجی، شامی اور مصری عربی، اور انہیں کیسے ٹیسٹ کریں۔
قیمتیں
پلانز، AI وائس ایجنٹ ریٹ اور عملی مثالیں۔
صنعت کے لحاظ سے AI ریسیپشنسٹ
آپ کے کاروبار میں AI ریسیپشنسٹ کالز کیسے سنبھالتا ہے، حساب شدہ قیمتوں اور دیانت دار حدود کے ساتھ۔