AI रिसेप्शनिस्ट · स्कूल, कॉलेज और यूनिवर्सिटी
स्कूल और यूनिवर्सिटी के लिए AI रिसेप्शनिस्ट: एडमिशन कॉल, कैंपस विज़िट और स्टूडेंट पूछताछ
रिज़ल्ट के दिन एडमिशन लाइन पर कुछ ही घंटों में हफ़्तों जितनी कॉल आ जाती हैं, और उनमें से ज़्यादातर वही बातें पूछती हैं। AI रिसेप्शनिस्ट आपके अपने प्रॉस्पेक्टस और कैटलॉग से उनके जवाब देता है, कैंपस विज़िट और एडवाइज़िंग अपॉइंटमेंट बुक करता है, मौजूदा छात्रों और अभिभावकों को सही ऑफ़िस तक भेजता है, और एडमिशन का हर फ़ैसला आपके स्टाफ़ पर छोड़ता है।
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अपडेट 19 अक्टूबर 2026
त्वरित उत्तर
स्कूल और यूनिवर्सिटी के लिए AI रिसेप्शनिस्ट क्या है? यह एक AI वॉइस एजेंट है जो एडमिशन या मुख्य नंबर पर कॉल का जवाब देता है, रिज़ल्ट के दिन की भीड़ में भी। यह आपके अपने दस्तावेज़ों से प्रोग्राम, एंट्री रिक्वायरमेंट और टर्म की तारीख़ों के सवालों के जवाब देता है, सिर्फ़ आपके कैटलॉग में दी गई फ़ीस बताता है, कैंपस विज़िट और एडवाइज़िंग अपॉइंटमेंट बुक करता है, और छात्रों व अभिभावकों को सही ऑफ़िस तक रूट करता है। एडमिशन के फ़ैसले और वेलफ़ेयर से जुड़ी कॉल स्टाफ़ के पास जाती हैं। DialerBee पर यह 11 भाषाएँ बोलता है, $0.60 प्रति शुरू हुए कनेक्टेड मिनट और साथ में Professional सीटें।
एडमिशन का पीक
स्कूल और यूनिवर्सिटी AI रिसेप्शनिस्ट क्यों इस्तेमाल करते हैं?
क्योंकि एडमिशन ऑफ़िस साल के ज़्यादातर समय शांत रहता है और कुछ गिने-चुने दिनों पर बुरी तरह व्यस्त। रिज़ल्ट आते हैं, कोई डेडलाइन नज़दीक आती है, एनरोलमेंट खुलता है, और वही कुछ लोग जो आवेदन प्रोसेस करते हैं, उनसे एक साथ हर फ़ोन उठाने की उम्मीद की जाती है। कॉल बजती रह जाती हैं, और जो आवेदक बात नहीं कर पाया, वह अपनी सूची के अगले संस्थान को फ़ोन कर देता है।
इनमें से ज़्यादातर कॉल रूटीन होती हैं। मुझे कितने मार्क्स चाहिए? क्या अभी सीट बची है? फ़ीस कितनी है? क्या मैं कैंपस देखने आ सकता हूँ? जवाब पहले से आपके प्रॉस्पेक्टस और कोर्स पेजों पर हैं। जिन कॉल को सच में किसी इंसान की ज़रूरत है, जैसे कोई खो गया आवेदन, सीमा पर अटके मार्क्स, कोई परेशान अभिभावक, वे इनके पीछे इंतज़ार करती रहती हैं।
AI रिसेप्शनिस्ट रूटीन हिस्सा ले लेता है और बाक़ी इंसानों को सौंप देता है। यह पेज वह बताता है जो ज़्यादातर वेंडर पेज छोड़ देते हैं: एजेंट को आवेदक से क्या कभी नहीं कहना चाहिए, 18 साल से कम उम्र वालों का डेटा कम से कम कैसे रखें, मौजूदा छात्रों और अभिभावकों को कैसे रूट करें, और आपके सबसे शांत नहीं, सबसे व्यस्त महीने में इसकी लागत कितनी है।
यह क्या संभालता है
AI फ़ोन आंसरिंग किसी स्कूल, कॉलेज या यूनिवर्सिटी के लिए क्या कर सकती है?
पीक पर एडमिशन लाइन
एडमिशन नंबर को AI वॉइस एजेंट पर रूट करें। रिज़ल्ट के अगले दिन या डेडलाइन से पहले वाले हफ़्ते में, जो कॉलर पूछ रहा है कि कोर्स में अभी सीट है या नहीं, उसे जवाब मिलता है, बजती क्यू में छोड़ा नहीं जाता।
प्रोग्राम और एंट्री रिक्वायरमेंट
जवाब आपके अपलोड किए दस्तावेज़ों से आते हैं, यानी आपका प्रॉस्पेक्टस, कोर्स पेज और एडमिशन पॉलिसी, जिन्हें सेमैंटिक सर्च से निकाला जाता है। अगर आपके कैटलॉग में लिखा है, तो एजेंट कह सकता है; अगर नहीं, तो वह कहता है कि पता करके बताएगा।
सिर्फ़ आपकी डाली हुई फ़ीस, और कुछ नहीं
सिर्फ़ आपके सर्विस कैटलॉग की कीमतें ही बोली जा सकती हैं। आपकी डाली हुई ट्यूशन फ़ीस, एप्लिकेशन फ़ीस या डिपॉज़िट बताई जा सकती है; जो स्कॉलरशिप रक़म आपने कभी डाली ही नहीं, वह कॉल पर गढ़ी नहीं जाती।
कैंपस विज़िट और एडवाइज़िंग अपॉइंटमेंट
कैंपस टूर, ओपन-डे स्लॉट और 20 मिनट की एडवाइज़िंग कॉल, ये सब अपनी अवधि और क्षमता वाली सर्विस हैं। एजेंट कनेक्टेड कैलेंडर पर फ़्री-बिज़ी जाँचता है, फिर बुक करता है, बदलता है या कैंसिल करता है।
छात्र और अभिभावक सही ऑफ़िस तक
फ़ीस फ़ाइनेंस को, ट्रांसक्रिप्ट रजिस्ट्री को, हाउसिंग अकोमोडेशन को, और वेलफ़ेयर की कोई चिंता तुरंत किसी व्यक्ति को। हर ऑफ़िस की अपनी इनबाउंड क्यू होती है।
WhatsApp पर प्रॉस्पेक्टस
कॉल के बाद WhatsApp मैसेज में प्रॉस्पेक्टस डॉक्यूमेंट के रूप में, कोर्स पेज का लिंक, कैंपस मैप पिन और विज़िट की पुष्टि भेजी जा सकती है। जवाब उसी कॉन्टैक्ट के साथ एक ही इनबॉक्स में पहुँचते हैं।
हर पूछताछ का रिकॉर्ड बनता है
हर कॉल की रिकॉर्डिंग, ट्रांसक्रिप्ट और नतीजा आपके CRM में भेजा जाता है, इसलिए किसी दूसरे टाइम ज़ोन के आवेदक की रात 22:15 की कॉल ऑफ़िस खुलने से पहले ही दर्ज हो जाती है। CRM कनेक्टर में HubSpot, Salesforce, Zoho, Pipedrive, Zendesk और Microsoft Dynamics आपके अपने CRM ऐप क्रेडेंशियल से, और Odoo व Freshworks आपकी अपनी API key से जुड़ते हैं। DialerBee स्टूडेंट इन्फ़ॉर्मेशन सिस्टम या एप्लिकेशन पोर्टल से नहीं जुड़ता; पूछताछ CRM में दर्ज होती है।
कॉल-दर-कॉल
छात्रों की कौन-सी पूछताछ AI संभाल सकता है, और कौन-सी स्टाफ़ के पास जाती है?
आपके अपने नियमों के लिए एक शुरुआती ढाँचा। ऑफ़िस के नाम और कौन-सा हैंडऑफ़ कौन लेगा, यह अपने संस्थान के हिसाब से बदलें।
| कॉलर क्या कहता है | AI रिसेप्शनिस्ट | कौन लेता है |
|---|---|---|
| “नर्सिंग के लिए मुझे कितने मार्क्स चाहिए?” “क्या फ़ाउंडेशन ईयर है?” | आपके कोर्स पेज और एंट्री रिक्वायरमेंट दस्तावेज़ों से, आपके शब्दों में जवाब देता है | कोई नहीं, जब तक कॉलर का मामला असामान्य न हो |
| “इंटरनेशनल स्टूडेंट्स के लिए फ़ीस कितनी है?” | सिर्फ़ कैटलॉग में डाली गई फ़ीस बताता है; वरना WhatsApp या SMS से आपका फ़ीस पेज भेजता है | फ़ाइनेंस या इंटरनेशनल ऑफ़िस, किसी भी ख़ास मामले के लिए |
| “क्या मैं शनिवार को कैंपस देखने आ सकता हूँ?” | फ़्री-बिज़ी और क्षमता जाँचकर विज़िट स्लॉट बुक करता है, सिस्टम में सेव होने के बाद ही पुष्टि करता है | उस दिन जो भी टूर चला रहा हो |
| “मैं किसी से बात करना चाहता हूँ कि मेरे लिए कौन-सा कोर्स ठीक है” | उस एडवाइज़र के अपने कैलेंडर पर एडवाइज़िंग अपॉइंटमेंट बुक करता है | एडमिशन एडवाइज़र |
| “क्या मेरा आवेदन मिल गया?” “क्या मेरा एडमिशन हो गया?” | अंदाज़ा नहीं लगाता और एडमिशन का फ़ैसला कभी नहीं बताता। एडमिशन क्यू को सौंपता है या कॉलबैक बुक करता है | एडमिशन स्टाफ़ |
| एक अभिभावक: “मेरे बेटे का टाइमटेबल ग़लत है” / “टर्म फ़ीस कैसे भरूँ?” | रजिस्ट्री या फ़ाइनेंस क्यू पर रूट करता है; किसी छात्र के निजी रिकॉर्ड पर बात नहीं करता | रजिस्ट्री या फ़ाइनेंस |
| “मुझे अपना ट्रांसक्रिप्ट चाहिए” / “मेरा स्टूडेंट पोर्टल लॉग-इन नहीं हो रहा” | नॉलेज बेस से आपकी प्रकाशित प्रक्रिया बताता है, फिर ज़रूरत हो तो सही क्यू पर रूट करता है | रजिस्ट्री या IT हेल्पडेस्क |
| वेलफ़ेयर, सुरक्षा या सेफ़गार्डिंग से जुड़ी कोई चिंता | इसे ख़ुद नहीं संभालता। तुरंत आपके बताए व्यक्ति या क्यू को ट्रांसफ़र करता है | आपका नामित स्टाफ़ |
एजेंट के ज़रिए
एजेंट आपके लिखे नियम से “मैं पहले से यहाँ का छात्र हूँ” या “मैं अपनी बेटी की फ़ीस के बारे में कॉल कर रहा हूँ” पहचानता है और कॉल उस ऑफ़िस की क्यू को सौंप देता है। क्यू FIFO, राउंड-रॉबिन या लॉन्गेस्ट-आइडल से रूट करती हैं, और हर क्यू पर स्किल्स-बेस्ड रूटिंग उपलब्ध है।
एजेंट से पहले
IVR फ़्लो पहले पूछ सकता है “नए छात्र, मौजूदा छात्र या अभिभावक?” और भाषा का विकल्प दे सकता है। इसका CRM लुकअप नोड आपके रिकॉर्ड से कॉलर को पहचानकर उसी आधार पर रूट कर सकता है।
एजेंट के आसपास
आपकी DID इन्वेंटरी का हर नंबर किसी क्यू, यूज़र, IVR फ़्लो या AI वॉइस एजेंट पर रूट होता है। रजिस्ट्री की डायरेक्ट लाइन क्यू पर रखें और सिर्फ़ एडमिशन नंबर AI पर डालें।
बिज़नेस-आवर्स और हॉलिडे कैलेंडर हर टेनेंट के लिए सेट होते हैं और शेड्यूल गेट से लागू होते हैं, इसलिए टर्म ब्रेक किसी को याद रखने की ज़रूरत नहीं पड़ती। अगर आपके रिंग टाइमआउट के भीतर कोई क्यू जवाब न दे, तो मिस्ड-कॉल रिकवरी आपकी अनाउंसमेंट चलाता है और तय किए गए मैनेजर को कॉलर का नंबर SMS करता है। ट्रांसफ़र के शब्द हमारी इस गाइड में हैं: इनबाउंड कॉल स्क्रिप्ट.
एडमिशन सीज़न
एडमिशन कॉल सेंटर AI रिज़ल्ट के दिन और डेडलाइन की भीड़ को कैसे संभालता है?
पीक एकेडमिक कैलेंडर के हिसाब से आते हैं, इसलिए आपको पता होता है कि वे कब आने वाले हैं। एजेंट को हफ़्तों पहले सेट करें, रिज़ल्ट वाली सुबह नहीं।
रिज़ल्ट और Clearing
UK में UCAS, Clearing को “how unis and colleges fill any places they still have on their courses” (यानी यूनिवर्सिटी और कॉलेज अपने कोर्स की बची हुई सीटें कैसे भरते हैं) बताता है; यह हर गर्मी में खुलता है और पतझड़ तक चलता है, और इसकी सटीक तारीख़ें UCAS हर साल प्रकाशित करता है। रिज़ल्ट के दिन हफ़्तों की कॉल घंटों में सिमट जाती हैं: आवेदक सीट, मार्क्स और अगले कदम के बारे में पूछने के लिए फ़ोन करते हैं।
आवेदन और डिपॉज़िट की डेडलाइन
आप जहाँ भी भर्ती करते हों, आवेदन, स्कॉलरशिप या डिपॉज़िट की डेडलाइन से पहले वाले हफ़्ते में वही छोटी कॉल आती हैं: क्या बहुत देर हो गई, कौन-सा दस्तावेज़ बाक़ी है, पेमेंट कैसे करूँ। अपने पीक का पैटर्न जानने के लिए अपना कॉल लॉग देखें।
एनरोलमेंट और टर्म के पहले हफ़्ते
नए छात्र और उनके अभिभावक टाइमटेबल, फ़ीस, हाउसिंग और लॉग-इन के बारे में फ़ोन करते हैं, अक्सर ग़लत नंबर पर। पहली ही कॉल में उन्हें सही ऑफ़िस तक पहुँचाना ही आधे से ज़्यादा काम है।
स्रोत, अक्टूबर 2026 में देखा गया: UCAS, What is Clearing? तारीख़ें हर साल बदलती हैं; अपने साइकल के लिए आधिकारिक पेज देखें।
पीक से पहले
- इस साइकल के एंट्री रिक्वायरमेंट, कोर्स लिस्ट और एडमिशन पॉलिसी अपलोड करें, और पिछले साल के हटा दें
- “सीटें और वैकेंसी” का एक छोटा दस्तावेज़ लिखें, जिसे आप दिन में अपडेट कर सकें
- रिज़ल्ट के बाद वाले हफ़्तों के लिए कैटलॉग में अतिरिक्त विज़िट और एडवाइज़िंग स्लॉट जोड़ें
- सबसे व्यस्त दिन के लिए Agent Studio में कैपेसिटी और गवर्नेंस लिमिट सेट करें
- तय करें कि “क्या मुझे सीट मिली?” वाली कॉल कौन-सी क्यू लेगी, और उस पर स्टाफ़ लगाएँ
वह एक रेखा जो कभी पार नहीं होनी चाहिए
एजेंट कभी किसी आवेदक से यह नहीं कहता कि उसे सीट मिल गई है, ऑफ़र आने वाला है या उसके मार्क्स काफ़ी हैं। यह नियम उसके रोल में एक वाक्य में लिखें, और उसे बताएँ कि इसकी जगह वह क्या कह सकता है: “मैं एडमिशन के फ़ैसलों की पुष्टि नहीं कर सकती, लेकिन आपको एडमिशन टीम से जोड़ सकती हूँ या किसी एडवाइज़र के साथ आपकी कॉल बुक कर सकती हूँ।”
हर संभावित जवाब बोले जाने से पहले गार्डरेल से होकर गुज़रता है, और बुकिंग एक्शन को पुष्टि वाला स्टेटस लौटाना ज़रूरी है, उसके बाद ही एजेंट कहता है कि काम हो गया। इनमें से कोई भी आपकी अपनी टेस्टिंग की जगह नहीं लेता: लॉन्च से पहले इससे दस अलग-अलग तरीक़ों से पूछें “क्या मेरा एडमिशन हो गया?”
विज़िट और एडवाइज़िंग
क्या AI रिसेप्शनिस्ट कैंपस विज़िट और एडवाइज़िंग अपॉइंटमेंट बुक कर सकता है?
हाँ। हर तरह का अपॉइंटमेंट आपके कैटलॉग में एक सर्विस है, जिसकी अपनी अवधि और ज़रूरी संसाधन होते हैं: 45 मिनट का कैंपस टूर, ओपन-डे स्लॉट, एडमिशन एडवाइज़र के साथ 20 मिनट की कॉल, इंटरनेशनल ऑफ़िस के साथ मीटिंग। एजेंट कनेक्टेड Google Calendar या Microsoft 365 कैलेंडर पर फ़्री-बिज़ी जाँचता है, और टूर भर जाने पर क्षमता नियम बुकिंग मना कर देते हैं।
कैलेंडर संगठन स्तर पर और हर स्टाफ़ सदस्य के अपने कैलेंडर से सिंक होते हैं, इसलिए किसी ख़ास एडवाइज़र को माँगने वाले कॉलर को सिर्फ़ उसी एडवाइज़र का ख़ाली समय दिया जाता है। एजेंट विज़िट बुक होने की बात तभी कहता है जब सिस्टम उसकी पुष्टि कर दे। रिमाइंडर आपकी तय पॉलिसी पर SMS, WhatsApp और ईमेल से ICS अटैचमेंट के साथ जाते हैं।
यह क्या नहीं है
DialerBee, Google Calendar या Microsoft 365 में बुकिंग करता है। यह स्टूडेंट इन्फ़ॉर्मेशन सिस्टम, लर्निंग प्लेटफ़ॉर्म या एप्लिकेशन पोर्टल से नहीं जुड़ता, इसलिए कॉल पर किसी आवेदन या छात्र का रिकॉर्ड नहीं देख सकता। अगर आपके ओपन डे पूरी तरह किसी इवेंट या एडमिशन प्लेटफ़ॉर्म पर चलते हैं, तो उनके लिए उसी प्लेटफ़ॉर्म की बुकिंग आपके लिए बेहतर हो सकती है, और एजेंट उसकी जगह उसका लिंक भेज सकता है।
बुकिंग पर और जानकारी: अपॉइंटमेंट और रिमाइंडर.
पालन करें
क्या AI फ़ोन और WhatsApp पर छात्रों की पूछताछ का फ़ॉलो-अप कर सकता है?
AI आउटबाउंड कैंपेन, आपके कंसेंट नियमों के तहत
AI एजेंट को पूछताछ की किसी सूची पर लगाएँ, जैसे वे सभी जिन्होंने प्रॉस्पेक्टस माँगा पर विज़िट बुक नहीं की, और इसे उसी लिस्ट और पेसिंग सिस्टम के साथ आउटबाउंड कैंपेन के रूप में चलाएँ जो आपके ह्यूमन कैंपेन इस्तेमाल करते हैं। यह पिछली कॉल पर वादा किए गए कॉलबैक भी कर सकता है। DNC, कॉलिंग के घंटे और कंसेंट हर कोशिश के समय जाँचे जाते हैं, कॉल किए जा रहे नंबर के ज्यूरिस्डिक्शन पैक के तहत, और किल स्विच एक एजेंट, एक कैंपेन या पूरी AI कॉलिंग रोक देते हैं।
प्रॉस्पेक्टस वहीं, जहाँ आवेदक पढ़ते हैं
WhatsApp नौ तरह के मैसेज भेज सकता है, जिनमें डॉक्यूमेंट, इमेज, वीडियो, लोकेशन और इंटरैक्टिव बटन व लिस्ट शामिल हैं। कॉल के बाद प्रॉस्पेक्टस PDF, कोर्स पेज, कैंपस मैप पिन और “Book a visit” या “Talk to admissions” जैसे बटन भेजें। जवाब उसी कॉन्टैक्ट के साथ यहाँ पहुँचते हैं: ओमनीचैनल इनबॉक्स में उसी कॉन्टैक्ट के साथ पहुँचते हैं।
वॉइस, WhatsApp और SMS एक ही कंसेंट और सप्रेशन रिकॉर्ड साझा करते हैं, इसलिए जो आवेदक एक चैनल पर ऑप्ट-आउट करता है, वह बाक़ी चैनलों से भी ऑप्ट-आउट हो जाता है। ये compliance-supporting (अनुपालन में सहायक) कंट्रोल हैं: आवेदकों, और ख़ासकर नाबालिगों, से संपर्क के नियम देश और संस्थान के हिसाब से अलग होते हैं, और आपकी ज़िम्मेदारियाँ आपकी ही रहती हैं। पढ़ें आउटबाउंड कॉलिंग के लिए कंसेंट मैनेजमेंट और, आउटबाउंड पक्ष को गहराई से समझने के लिए, स्टूडेंट रिक्रूटमेंट कॉलिंग गाइड और यह शिक्षा डायलर.
गोपनीयता
जब कॉलर 18 साल से कम उम्र का हो सकता है, तो स्कूल को प्राइवेसी कैसे संभालनी चाहिए?
जितना हो सके उतना कम इकट्ठा करें। एजेंट सिर्फ़ वही फ़ील्ड लेता है जो आप कॉन्फ़िगर करते हैं, और रिसेप्शनिस्ट के काम, यानी बुकिंग और रूटिंग, के लिए शायद ही कभी नाम, नंबर और कोर्स से ज़्यादा कुछ चाहिए होता है।
एजेंट के रोल में डालने वाला डेटा नियम
- तय करें कि एजेंट कौन-से फ़ील्ड ले सकता है, जैसे नाम, फ़ोन नंबर, पसंद का कोर्स और एंट्री का साल, और उन्हें उसके रोल में लिखें। एजेंट सिर्फ़ वही लेता है जो आप कॉन्फ़िगर करते हैं।
- जिन कॉलर्स की उम्र 18 से कम हो सकती है, उनके लिए उतना ही रखें जितना विज़िट बुकिंग या कॉलबैक के लिए ज़रूरी हो। जन्मतिथि, घर का पता, स्टूडेंट ID नंबर और सेहत या पारिवारिक हालात से जुड़ी कोई भी जानकारी न लें।
- किसी छात्र के मार्क्स, अटेंडेंस, व्यवहार या फ़ीस पर कभी किसी कॉलर से बात न करें। ऐसी कॉल उस ऑफ़िस को रूट करें जो जाँच सके कि कॉल कौन कर रहा है।
- वेलफ़ेयर, सुरक्षा या सेफ़गार्डिंग की कोई भी चिंता तुरंत आपके बताए व्यक्ति को ट्रांसफ़र की जाती है, और एजेंट उसे ख़ुद नहीं संभालता।
- लाइव होने से पहले रिकॉर्डिंग रिटेंशन अपने संस्थान की पॉलिसी के मुताबिक़ सेट करें, और ग्रीटिंग में बताएँ कि कॉलर एक AI असिस्टेंट से बात कर रहा है।
ये वे कंट्रोल हैं जो DialerBee में मौजूद हैं, जैसा कि इस पेज पर बताया गया है: ट्रस्ट केंद्र:
कूटलेखन
ट्रांज़िट में डेटा के लिए TLS 1.2+ और स्टोर किए गए डेटा के लिए AES-256, जिसमें रिकॉर्डिंग स्टोरेज और बैकअप शामिल हैं।
किरायेदार अलगाव
हर टेनेंट टेबल पर PostgreSQL रो-लेवल सिक्योरिटी लागू है, ताकि कोई दूसरा टेनेंट आपके संस्थान की कॉल न पढ़ सके।
रिटेंशन आप तय करते हैं
रिकॉर्डिंग रिटेंशन, ऑडिट लॉग रिटेंशन और डेटा लाइफ़साइकल पॉलिसी हर टेनेंट के लिए कॉन्फ़िगर की जा सकती हैं, और रिटेंशन विंडो अपने-आप लागू होती हैं।
साइन किए गए रिकॉर्डिंग लिंक
रिकॉर्डिंग कभी सीधे पाथ से उपलब्ध नहीं कराई जातीं। साइन किए गए लिंक एक घंटे बाद एक्सपायर हो जाते हैं; एक्सपायर लिंक ऑडियो नहीं, 403 लौटाता है।
ग्राहकों का कॉल डेटा डिफ़ॉल्ट रूप से साझा क्रॉस-टेनेंट मॉडल को ट्रेन करने में इस्तेमाल नहीं होता। एक्सेस हर टेनेंट के रोल मैट्रिक्स और केवल-जोड़ने-योग्य (append-only) ऑडिट लॉग से चलता है, और सिंगल साइन-ऑन, टू-फ़ैक्टर साइन-इन और IP अलाउ-लिस्ट उपलब्ध हैं, ताकि फ़ाइनेंस टीम को एडमिशन कॉल देखने की ज़रूरत न पड़े। DPA उपलब्ध है, और SOC 2 Type II की योजना है, यह अभी प्राप्त नहीं है। ये compliance-supporting (अनुपालन में सहायक) कंट्रोल हैं, यह दावा नहीं कि इनके इस्तेमाल से आपके डेटा-प्रोटेक्शन या चाइल्ड-प्रोटेक्शन नियम पूरे हो जाते हैं; इसकी जाँच अपने डेटा प्रोटेक्शन ऑफ़िसर से करें।
अंतरराष्ट्रीय आवेदक
क्या यह आवेदकों और अभिभावकों को उनकी अपनी भाषा में जवाब दे सकता है?
एजेंट 11 भाषाओं में काम करता है: अंग्रेज़ी, अरबी, स्पेनिश, फ़्रेंच, जर्मन, इतालवी, तुर्की, हिंदी, उर्दू, पुर्तगाली और इंडोनेशियाई। अरबी को एक सपाट भाषा नहीं, बल्कि बोलियों के रूप में संभाला जाता है, जिनमें खाड़ी, लेवेंटाइन और मिस्री अरबी शामिल हैं, और यह तब मायने रखता है जब रियाद का कोई अभिभावक और अम्मान का कोई आवेदक एक ही नंबर पर फ़ोन करते हैं।
लैटिन अमेरिका की किसी यूनिवर्सिटी के लिए, स्पेनिश और पुर्तगाली बोलने वाले कॉलर्स को उसी नंबर पर उनकी अपनी भाषा में जवाब मिल सकता है। विदेश से छात्र भर्ती करने वाले UK या खाड़ी के संस्थान के लिए, इंटरनेशनल ऑफ़िस हिंदी, उर्दू या इंडोनेशियाई बोलने वाले कॉलर्स को एंट्री रिक्वायरमेंट के बारे में पूछने दे सकता है, उस एक एडवाइज़र का इंतज़ार किए बिना जो उनकी भाषा बोलता है।
सबसे ज़्यादा अहमियत अब भी आपके नॉलेज पैक की है: कोर्स के नाम और रिक्वायरमेंट वैसे ही लिखें जैसे आपके आवेदक बोलते हैं। आवेदक अक्सर भाषाएँ मिलाकर बोलते हैं, इसलिए असली वाक्यों से टेस्ट करें और कान से परखें। देखें: अरबी AI वॉइस एजेंट.
इसे सुनें
स्टूडेंट पूछताछ पर AI रिसेप्शनिस्ट कैसा सुनाई देता है?
AI वॉइस एजेंट डेमो — सिम्युलेटेड कॉलर। Layla के जवाब प्रोडक्शन मॉडल से आते हैं; कॉलर सिंथेटिक आवाज़ें हैं और बिज़नेस काल्पनिक हैं। ये रिकॉर्डिंग एक क्लिनिक और एक सैलून की हैं, स्कूल की नहीं: ध्यान से सुनें कि एजेंट अपने दस्तावेज़ों से सवालों के जवाब कैसे देता है और कॉलबैक कैसे लेता है, अरबी में स्लॉट कैसे बुक करता है, और ऐसे रिमाइंडर को कैसे संभालता है जो बदलाव पर ख़त्म होता है। पूछताछ, कैंपस विज़िट और विज़िट रिमाइंडर भी इन्हीं स्टेप से चलते हैं।
सवाल, फिर कॉलबैक अनुरोध
अंग्रेज़ी · 70 सेकंड · काल्पनिक क्लिनिक
AI वॉइस एजेंट डेमो — सिम्युलेटेड कॉलर
अरबी में एक बुकिंग
जॉर्डनियन अरबी · 49 सेकंड · काल्पनिक सैलून
AI वॉइस एजेंट डेमो — सिम्युलेटेड कॉलर
एक रिमाइंडर, री-शेड्यूल हुआ
अंग्रेज़ी · 44 सेकंड · काल्पनिक क्लिनिक
AI वॉइस एजेंट डेमो — सिम्युलेटेड कॉलर
उदाहरण से समझें
एडमिशन पीक समेत, स्कूल या कॉलेज के लिए AI रिसेप्शनिस्ट की लागत कितनी है?
DialerBee पर AI वॉइस एजेंट मैनेज्ड AI पर $0.60 प्रति शुरू हुए कनेक्टेड मिनट है। यह Professional प्लान ($129 प्रति एजेंट प्रति माह) या Enterprise पर इस्तेमाल के हिसाब से बिल होने वाला ऐड-ऑन है। नीचे दी गई सीटें उस स्टाफ़ के लिए हैं जो हैंडऑफ़ लेता है, जैसे एडमिशन एडवाइज़र।
| संस्थान और महीना | कॉल × अवधि | $0.60 पर AI मिनट | Professional सीटें | मासिक कुल | प्रति जवाब दी गई कॉल |
|---|---|---|---|---|---|
| इंडिपेंडेंट स्कूल, सामान्य महीना | 250 × 3 min = 750 min | $450 | 1 × $129 | $579 | ≈ $2.32 |
| वही स्कूल, एडमिशन खुलने वाला महीना | 700 × 3 min = 2,100 min | $1,260 | 1 × $129 | $1,389 | ≈ $1.98 |
| कॉलेज एडमिशन ऑफ़िस, सामान्य महीना | 1,200 × 3 min = 3,600 min | $2,160 | 3 × $129 | $2,547 | ≈ $2.12 |
| वही कॉलेज, रिज़ल्ट और Clearing का महीना | 4,000 × 3 min = 12,000 min | $7,200 | 3 × $129 | $7,587 | ≈ $1.90 |
हर पंक्ति प्रति कॉल 3 मिनट मानती है, क्योंकि एंट्री रिक्वायरमेंट और फ़ीस समझने वाला कॉलर एक लाइन की बुकिंग से ज़्यादा समय लेता है। मिनट प्रति शुरू हुए कनेक्टेड मिनट के हिसाब से बिल होते हैं, इसलिए 2 मिनट 15 सेकंड की कॉल 3 गिनी जाती है। पीक महीने में सीटें वही रहती हैं और सिर्फ़ मिनट बढ़ते हैं, इसलिए प्रति जवाब दी गई कॉल की लागत घट जाती है।
पूरे साल में: जिस कॉलेज के दस सामान्य महीने $2,547 के और दो पीक महीने $7,587 के हैं, वह $25,470 और $15,174, यानी $40,644 खर्च करता है, कैरियर मिनट से पहले। अगर वह 1,500 पूछताछ पर 2-2 मिनट का AI फ़ॉलो-अप कैंपेन भी चलाता है, तो जिस महीने यह चलता है उसमें 3,000 मिनट, यानी $1,800 और जुड़ते हैं। इसकी तुलना रिज़ल्ट वाले हफ़्ते के ओवरटाइम और टेम्परेरी स्टाफ़ से करें, और उन आवेदकों से भी जिनकी कॉल वरना बजती रह जातीं।
ये उदाहरण हैं, कोटेशन नहीं। कैरियर मिनट आपका कैरियर बिल करता है, टैक्स शामिल नहीं हैं और सीटें मासिक कीमत पर हैं (सालाना बिलिंग पर प्लान में 20% की बचत)। अपनी मॉडल keys के साथ, प्रति-मिनट AI रेट की जगह एक तय मासिक फ़ीस लगती है। देखें मूल्य निर्धारण.
तुलना
AI रिसेप्शनिस्ट बनाम एडमिशन स्टाफ़ बनाम स्टूडेंट-एम्बेसडर कॉल टीम
संस्थान एडमिशन फ़ोन को कवर करने के तीन तरीक़े, ऑपरेटिंग मॉडल के रूप में तुलना।
| AI रिसेप्शनिस्ट (DialerBee) | एडमिशन स्टाफ़ | स्टूडेंट-एम्बेसडर कॉल टीम | |
|---|---|---|---|
| रिज़ल्ट के दिन जवाब कौन देता है | AI वॉइस एजेंट, उस नंबर पर जिसे आप इसकी ओर रूट करते हैं, Agent Studio में आपकी तय कैपेसिटी लिमिट के भीतर | जो भी ख़ाली हो, आवेदन प्रोसेस करते हुए साथ-साथ | ट्रेन किए गए वॉलंटियर, उन शिफ़्टों के लिए जो वे कवर कर सकें |
| एंट्री रिक्वायरमेंट और फ़ीस पर सटीकता | आपके अपलोड किए दस्तावेज़ों से; सिर्फ़ कैटलॉग की फ़ीस बोली जाती है | ऊँची, अनुभव और एडमिशन सिस्टम के आधार पर | उतनी ही अच्छी जितनी उनकी ब्रीफ़िंग; पॉलिसी से भटक सकती है |
| एडमिशन के फ़ैसले | कभी नहीं; आपके नियम से हैंडऑफ़ करता है | हाँ, अपने अधिकार के भीतर | नहीं करने चाहिए; स्टाफ़ को भेजें |
| विज़िट और एडवाइज़िंग अपॉइंटमेंट | फ़्री-बिज़ी और क्षमता जाँचकर बुक करता है, बदलता है या कैंसिल करता है | हाँ, डायरी एक्सेस के साथ | अक्सर स्टाफ़ के लिए एक मैसेज |
| बोली | 11 भाषाएँ, जिनमें अरबी बोलियाँ, स्पेनिश और पुर्तगाली शामिल हैं | जो भी आपका स्टाफ बोलता है | अक्सर अच्छा मिश्रण, अगर आप इसी हिसाब से भर्ती करें |
| छात्र जीवन का अपना अनुभव | कोई नहीं; सिर्फ़ आपकी सामग्री से जवाब देता है | पेशेवर नज़रिया | असली ताक़त: वहाँ पढ़ना कैसा लगता है |
| कॉल का रिकॉर्ड | रिकॉर्डिंग, ट्रांसक्रिप्ट और नतीजा आपके CRM में भेजे जाते हैं | एडमिशन सिस्टम में नोट्स | नोट्स, अगर कॉल लॉग रखा जाए |
| लागत मॉडल | मैनेज्ड AI पर $0.60 प्रति शुरू हुए कनेक्टेड मिनट, साथ में हैंडऑफ़ लेने वाले स्टाफ़ के लिए Professional सीटें | सैलरी, साथ में पीक पर ओवरटाइम या टेम्परेरी स्टाफ़ | घंटे के हिसाब से भुगतान या स्टाइपेंड, साथ में ट्रेनिंग और निगरानी |
| इसे चुनें अगर | आपका वॉल्यूम तय दिनों पर उछलता है और ज़्यादातर कॉल वही सवाल दोहराती हैं | कॉल में विवेक या छात्र की फ़ाइल तक पहुँच की ज़रूरत होती है | आप चाहते हैं कि संभावित छात्र किसी असली छात्र से सुनें |
ऑपरेटिंग मॉडल की गुणात्मक तुलना, किसी नामित प्रोडक्ट की नहीं।
तीनों साथ मिलकर सबसे अच्छा काम करते हैं: AI रिसेप्शनिस्ट दोहराए जाने वाले सवाल और ओवरफ़्लो लेता है, एडमिशन स्टाफ़ फ़ैसले और फ़ाइलें संभालता है, और स्टूडेंट एम्बेसडर वे कॉल करते हैं जहाँ किसी असली छात्र का नज़रिया आवेदक का दिल जीतता है। ज़्यादा विस्तृत तुलना के लिए पढ़ें AI रिसेप्शनिस्ट बनाम ह्यूमन रिसेप्शनिस्ट.
सेटअप
स्कूल या यूनिवर्सिटी के लिए AI रिसेप्शनिस्ट कैसे सेट करें?
पीक हफ़्ते की कॉल छाँटें
पिछले रिज़ल्ट वाले हफ़्ते या डेडलाइन वाले हफ़्ते को लें। हर कॉल पर लेबल लगाएँ: एंट्री रिक्वायरमेंट, फ़ीस, विज़िट, आवेदन का स्टेटस, मौजूदा छात्रों के सवाल, अभिभावक, वेलफ़ेयर। जिन्हें किसी व्यक्ति की ज़रूरत है, उन्हें मार्क करें।
नॉलेज पैक लिखें
कोर्स पेज, एंट्री रिक्वायरमेंट, एडमिशन पॉलिसी, विज़िट के निर्देश, टर्म की तारीख़ें, फ़ीस पॉलिसी और दस्तावेज़ भेजने का तरीक़ा। पिछले साल के वर्ज़न हटा दें ताकि हर सवाल का एक ही जवाब रहे।
फ़ीस और सर्विस डालें
जो फ़ीस आप बुलवाना चाहते हैं, वे सर्विस कैटलॉग में जाती हैं। विज़िट, ओपन-डे स्लॉट और एडवाइज़िंग अपॉइंटमेंट अवधि और क्षमता वाली सर्विस के रूप में जाते हैं। एडवाइज़र्स के कैलेंडर कनेक्ट करें।
ऑफ़िस की क्यू बनाएँ
हर ऑफ़िस के लिए एक इनबाउंड क्यू: एडमिशन, इंटरनेशनल, फ़ाइनेंस, रजिस्ट्री, अकोमोडेशन, IT। बिज़नेस आवर्स, छुट्टियाँ और वेलफ़ेयर कॉल कौन लेगा, यह सेट करें।
एक घबराए 17 साल के छात्र और एक चिंतित अभिभावक बनकर टेस्ट करें
पूछें कि आपका एडमिशन हुआ या नहीं। खाड़ी अरबी में पूछें, फिर ब्राज़ीलियन पुर्तगाली में। जन्मतिथि बताना शुरू करें। दो बार किसी व्यक्ति से बात माँगें। हर रिकॉर्डिंग सुनें।
एजेंट की पर्सोना, नॉलेज बेस, कैपेसिटी लिमिट, रिमाइंडर पॉलिसी और फ़्लो आप Agent Studio में कॉन्फ़िगर करते हैं। वर्ज़न पब्लिश और रोलबैक होते हैं, और किल स्विच एक एजेंट या पूरी AI कॉलिंग रोक देते हैं। पूरी गाइड: AI रिसेप्शनिस्ट कैसे सेट करें। प्रोडक्ट ओवरव्यू यहाँ है: AI रिसेप्शनिस्ट page.
प्रश्न
स्कूल और यूनिवर्सिटी AI रिसेप्शनिस्ट FAQ
स्कूल और यूनिवर्सिटी के लिए AI रिसेप्शनिस्ट क्या है?
क्या एडमिशन कॉल सेंटर AI रिज़ल्ट का दिन या Clearing संभाल सकता है?
क्या यह ग़लत एंट्री रिक्वायरमेंट या फ़ीस बता देगा?
क्या यह मौजूदा छात्रों और अभिभावकों को सही ऑफ़िस तक रूट कर सकता है?
क्या यह फ़ोन और WhatsApp पर पूछताछ का फ़ॉलो-अप कर सकता है?
क्या यह अरबी, स्पेनिश और पुर्तगाली बोलता है?
क्या यह बच्चों और किशोरों की कॉल के लिए सुरक्षित है?
कॉलेज के लिए AI रिसेप्शनिस्ट की लागत कितनी है?
सुनिए इसे एंट्री रिक्वायरमेंट के सवाल का जवाब देते, कैंपस विज़िट बुक करते और “आपका एडमिशन हो गया” कहने से मना करते
हमें अपना प्रॉस्पेक्टस, फ़ीस लिस्ट और ऑफ़िस के नंबर भेजें। डेमो पर हम दिखाते हैं: कैलेंडर में बुक हुई विज़िट, फ़ाइनेंस को रूट हुआ अभिभावक, स्टाफ़ को सौंपा गया एडमिशन सवाल और आवेदक को मिलने वाला WhatsApp मैसेज, अंग्रेज़ी, अरबी, स्पेनिश या पुर्तगाली में।
और अधिक जानें
AI रिसेप्शनिस्ट
पूरा प्रोडक्ट पेज: यह क्या संभालता है और क्या इंसानों को सौंपता है।
एजुकेशन डायलर
आउटबाउंड एडमिशन आउटरीच, आवेदन फ़ॉलो-अप और फ़ीस रिमाइंडर।
स्टूडेंट रिक्रूटमेंट कॉलिंग गाइड
स्पीड-टू-लीड, बहुभाषी आउटरीच, यील्ड कॉल और कंसेंट।
AI रिसेप्शनिस्ट कैसे सेट करें
सात स्टेप, एक नॉलेज टेम्पलेट और 15 कॉल वाली टेस्ट स्क्रिप्ट।
इनबाउंड कॉल स्क्रिप्ट
ग्रीटिंग, बुकिंग, ट्रांसफ़र और कॉलबैक स्क्रिप्ट, अरबी और अंग्रेज़ी में।
एआई वॉयस एजेंट
Layla इनबाउंड और आउटबाउंड में जो कुछ कर सकती है।
अरबी AI वॉइस एजेंट
खाड़ी, लेवेंटाइन और मिस्री अरबी, और इसे कैसे टेस्ट करें।
मूल्य निर्धारण
प्लान, AI वॉइस एजेंट रेट और उदाहरण।
उद्योग के अनुसार AI रिसेप्शनिस्ट
आपके व्यवसाय में AI रिसेप्शनिस्ट कॉल कैसे संभालता है, हिसाब लगाई गई कीमतों और ईमानदार सीमाओं के साथ।