ان باؤنڈ قطار کیسے ترتیب دیں اور ایک DID کو روٹ کریں۔

ایک ان باؤنڈ قطار دو چیزیں ہیں جو آپس میں جڑی ہوئی ہیں: اگلی کال کرنے والے ایجنٹ کو منتخب کرنے کے لیے قواعد کا ایک مجموعہ، اور ایک نمبر جو ان قواعد میں کال بھیجتا ہے۔ زیادہ تر ان باؤنڈ سیٹ اپ کا درد ایک کرنے اور دوسرے کو بھول جانے سے ہوتا ہے، اس لیے ایک قطار موجود ہوتی ہے جس میں کوئی اسے کال نہیں کرتا، یا کوئی نمبر بجتا ہے کیونکہ اس کا روٹنگ ہدف کبھی مقرر نہیں کیا گیا تھا۔

یہ گائیڈ ایڈمن کنسول کا طریقہ کار ہے، اسکرین بہ اسکرین۔ دی ان باؤنڈ رابطہ مرکز کی خصوصیت کا صفحہ بیان کرتا ہے کہ ACD کیا کر سکتا ہے۔ یہ آپ کو بتاتا ہے کہ کہاں کلک کرنا ہے اور ہر فیلڈ ڈیفالٹ کیا ہے۔

اس سے پہلے کہ آپ شروع کریں۔

پہلے یہ جمع کرو۔

• ان باؤنڈ نمبرز جنہیں آپ روٹ کرنا چاہتے ہیں، E.164 فارمیٹ میں (مثال کے طور پر +971 4 555 0100)۔
• گیٹ وے جس پر وہ نمبر آتے ہیں، ایڈمن کنسول → گیٹ ویز کے تحت پہلے سے ترتیب شدہ۔ اگر یہ ابھی تک وہاں نہیں ہے، تو کریں SIP ٹرنک سیٹ اپ first.
• ان ایجنٹوں کی فہرست جنہیں اس قطار کا جواب دینا چاہیے، جو پہلے ہی کرایہ دار میں صارفین کے طور پر بنائی گئی ہے۔

مرحلہ 1: قطار بنائیں

پر جائیں۔ ایڈمن کنسول → قطاریں۔. اسکرین کا عنوان ہے۔ قطاریں اور روٹنگ اور سب سے اوپر چار کارڈ رکھتا ہے: فعال قطاریں، ٹوٹل ایجنٹس، ایکٹو کالز اور میل باکس۔ کلک کریں۔ قطار شامل کریں۔، یا پہلی قطار بنائیں اگر یہ نیا کرایہ دار ہے۔

قطار بنائیں موڈل جنرل سیکشن کے ساتھ کھلتا ہے۔ بھریں۔ قطار کا نام، جو کرایہ دار کے اندر منفرد ہونا چاہیے؛ فیلڈ "سیلز آؤٹ باؤنڈ" کے انداز میں ایک نام تجویز کرتی ہے۔ پھر سیٹ کریں:

• حکمت عملی، جو طویل ترین Idle پر ڈیفالٹ ہوتا ہے۔
• ترجیح، جو 1 سے پہلے سے طے شدہ ہے اور 1 سے 10 کو قبول کرتا ہے۔ ایک کم نمبر پہلے پیش کیا جاتا ہے، لہذا جو قطار سب سے زیادہ اہمیت رکھتی ہے وہ 1 کو برقرار رکھتی ہے۔
• زیادہ سے زیادہ انتظار کریں۔، سیکنڈوں میں، جو پہلے سے طے شدہ 120 ہے۔
• موسیقی ہولڈ پر ہے۔، جو کرایہ دار کے ڈیفالٹ آڈیو سے ڈیفالٹ ہوتا ہے۔
• کاروباری اوقات09:00 کے آغاز کے ساتھ، 18:00 کے اختتام اور اتوار، پیر، منگل، بدھ اور جمعرات کو منتخب کردہ دنوں کے ساتھ۔

محفوظ کریں۔ قطار اب فہرست میں ظاہر ہوتی ہے، جہاں آپ اسٹیٹس (سب، فعال، روکا ہوا) اور حکمت عملی کے لحاظ سے فلٹر کر سکتے ہیں۔

مرحلہ 2: روٹنگ کی حکمت عملی کا انتخاب کریں۔

فہرست میں قطار کو پھیلائیں اور کھولیں۔ روٹنگ ٹیب، سربراہی روٹنگ کنفیگریشن. حکمت عملی کے اختیارات ہیں۔ سب کو بجائیں۔, سب سے طویل بیکار, راؤنڈ رابن اور ہنر پر مبنی. ہنر پر مبنی روٹنگ کا منصوبہ بنایا گیا ہے، لہذا آج ہی دوسرے تینوں میں سے کسی ایک پر قطار بنائیں اور جب وہ اترے تو اس پر دوبارہ جائیں۔

سب سے طویل Idle کالوں کو فہرست ترتیب کے بجائے انتظار کے وقت کے ذریعے پھیلاتا ہے۔ راؤنڈ رابن بیکار وقت کی پرواہ کیے بغیر ایجنٹوں کے ذریعے چکر لگاتا ہے، جو ایک ٹیم کے لیے موزوں ہے جہاں ہر ایجنٹ کو ایک ہی شمار کرنا چاہیے۔ رِنگ سب کو ایک ساتھ بجتا ہے اور چھوٹی ٹیموں کے لیے موزوں ہے جہاں رفتار سب سے زیادہ اہمیت رکھتی ہے۔

مرحلہ 3: SLA اور وقت مقرر کریں۔

کھولیں۔ ایس ایل اے ٹیب، سربراہی سروس لیول کا معاہدہ. چار فیلڈ اس بات کا فیصلہ کرتے ہیں کہ قطار کی پیمائش کیسے کی جاتی ہے اور یہ کالوں کے درمیان کیسے برتاؤ کرتی ہے۔

• ہدف کے جواب کا وقتسیکنڈوں میں، ڈیفالٹ 20۔ یہ وہ وقت ہے جب کال کو سروس لیول کے اندر شمار کرنے کے لیے ہرا دینا پڑتا ہے۔
• زیادہ سے زیادہ انتظار کا وقت، سیکنڈوں میں، ڈیفالٹ 120 پر۔
• SLA تھریشولڈ, ایک فیصد، ڈیفالٹ 80 ہے اور 1 سے 100 کو قبول کرتا ہے۔ یہ کالوں کا وہ حصہ ہے جو قطار کی سروس کی سطح کو پورا کرنے کی اطلاع دینے سے پہلے ہدف کو پورا کرنا ضروری ہے۔
• سمیٹنے کا وقت، سیکنڈوں میں، ڈیفالٹ 30 اور قبول کرتا ہے 0 اوپر کی طرف۔ یہ وہ خلا ہے جو ایک ایجنٹ کو کال کے بعد حاصل ہوتا ہے اس سے پہلے کہ قطار انہیں ایک اور پیشکش کرے۔

مرحلہ 4: اعلانات اور آڈیو ہولڈ کریں۔

کھولیں۔ میڈیا ٹیب، سربراہی میڈیا کی ترتیبات. پوزیشن کا اعلان اور متوقع انتظار کا وقت دونوں ڈیفالٹ کے طور پر، اور متواتر اعلان وقفہ کم از کم 10 کے ساتھ 30 سیکنڈ تک ڈیفالٹ۔ تین اختیارات کے ساتھ کال ریکارڈنگ اوور رائڈ بھی ہے: گلوبل سیٹنگ استعمال کریں، ہمیشہ ریکارڈ کریں اور کبھی ریکارڈ نہ کریں۔ اسے عالمی ترتیب پر چھوڑ دیں جب تک کہ اس مخصوص قطار کی کوئی مختلف ذمہ داری نہ ہو۔

ہولڈ آڈیو آپ کے کرایہ دار کے لیے ٹیکسٹ ٹو اسپیچ کے ذریعے تیار ہوتا ہے، اس آواز میں جسے آپ لائیو ہونے سے پہلے چنتے ہیں اور اس کا پیش نظارہ کرتے ہیں، یا اس کے بجائے آپ اپنی فائل اپ لوڈ کر سکتے ہیں۔ یہ پلیٹ فارم 11 زبانوں میں چلتا ہے، اس لیے عربی کال کرنے والوں کی خدمت کرنے والی قطار کو انگریزی رینڈرنگ پر منظور کرنے کی بجائے عربی میں پیش نظارہ کیا جانا چاہیے۔

مرحلہ 5: ایجنٹوں کو تفویض کریں۔

کھولیں۔ ایجنٹس ٹیب کریں اور ان صارفین کو شامل کریں جنہیں جواب دینا چاہئے۔ بٹن آپ کے انتخاب کی عکاسی کرتا ہے، لہذا دو صارفین کو چننا اس میں بدل جاتا ہے۔ 2 ایجنٹوں کو شامل کریں۔. ایک بہترین SLA کنفیگریشن والی قطار اور کوئی تفویض کردہ ایجنٹ نہ ہونا سب سے عام وجہ ہے کہ نئی قطار کچھ بھی جواب نہیں دیتی، لہذا آگے بڑھنے سے پہلے ٹوٹل ایجنٹس کارڈ کو چیک کریں۔

مرحلہ 6: قطار میں ایک نمبر کی نشاندہی کریں۔

پر جائیں۔ ایڈمن کنسول → ان باؤنڈ DIDs، سب ٹائٹل "ان باؤنڈ فون نمبرز اور روٹنگ کا نظم کریں"۔ کلک کریں۔ DID شامل کریں۔ اور فارم مکمل کریں:

1. DID نمبرE.164 فارمیٹ میں۔
2. لیبل، ایک اندرونی نام جیسے "سیلز مین لائن"۔
3. فراہم کنندہ / گیٹ وےاس کرایہ دار میں کنفیگر کردہ گیٹ ویز سے منتخب کیا گیا ہے۔
4. راستے کی قسم، جو پہلے سے طے شدہ ہے۔ قطار. دیگر انتخاب ایجنٹ، مہم، IVR اور AI ایجنٹ ہیں۔
5. راستے کا ہدف، جو اب آپ کی قطاروں کی فہرست دیتا ہے۔ مرحلہ 1 سے ایک کو چنیں۔
6. فیل اوور روٹ (اختیاری)، ایک مفت متن کی منزل جیسے کہ دوسری قطار یا صوتی میل۔
7. رِنگ ٹائم آؤٹ، سیکنڈوں میں، جو 30 پر ڈیفالٹ ہوتا ہے اور 5 سے 120 کو قبول کرتا ہے۔
8. ریکارڈنگ، جو ہمیشہ کے لیے ڈیفالٹ ہوتا ہے، متبادل کے طور پر آن ڈیمانڈ اور آف کے ساتھ۔
9. فعالبذریعہ ڈیفالٹ آن، جو نمبر کو کال موصول کرنے دیتا ہے۔

محفوظ کریں۔ DID ایک کارڈ کے طور پر ظاہر ہوتا ہے جس میں اس کا روٹ بیج، اس کے راستے کا ہدف، اس کی آج کی کالز، اس کا ریکارڈنگ موڈ اور اس کا فراہم کنندہ ظاہر ہوتا ہے۔

مرحلہ 7: بقیہ نمبروں کو بڑی تعداد میں کریں۔

نمبر بیچوں میں آتے ہیں، لہذا انہیں بیچوں میں تبدیل کیا جا سکتا ہے۔ بلک اپ لوڈ فارمیٹ میں CSV لیتا ہے۔ بلک اپ ڈیٹ نمبروں کی فہرست میں ایک فیلڈ کو تبدیل کرتا ہے: روٹنگ (قسم + ہدف)، لیبل یا فعال حیثیت۔ ڈی آئی ڈی برآمد کریں۔ کالموں کے ساتھ CSV کو انوینٹری لکھتا ہے، جو ایک فائل ہے جس کے حوالے کرنا ہے جب کوئی کلائنٹ پوچھتا ہے کہ ان کے نمبر کیا ہیں۔

ڈیفالٹس اور حدود

تصدیق کریں کہ یہ کام کرتا ہے۔

ایک قطار کو اس وقت تک ترتیب نہیں دیا جاتا جب تک کہ اس کے ذریعے حقیقی کال نہ ہو۔ اس ترتیب سے کام کریں۔

1. ایک ایجنٹ کو تیار حالت میں رکھیں اور باہر کی لائن سے DID کو کال کریں۔ کال کو اس ایجنٹ کو رنگ ٹائم آؤٹ کے اندر پیش کرنا چاہئے۔
2. وال بورڈ کھولیں اور قطار کی گہرائی اور قطار کے اعدادوشمار دیکھیں جب دوسری کال کا انتظار ہو۔ گہرائی جو کہ صفر پر رہتی ہے جب کہ کالر پکڑے ہوئے ہے اس کا مطلب ہے کہ نمبر اس قطار تک نہیں پہنچ رہا ہے۔
3. ریپ اپ میں ہینگ اپ کریں اور تصدیق کریں کہ ایجنٹ کو اس وقت تک نئی کال کی پیشکش نہیں کی گئی ہے جب تک کہ ریپ اپ سیکنڈ گزر نہ جائیں۔
4. اگلے دن، پیدا کریں قطار کی کارکردگی رپورٹ اور ان باؤنڈ کالز مدت کے لیے رپورٹ کریں اور آپ کے مقرر کردہ ہدف کے خلاف جواب دینے کے لیے جواب دیا گیا، چھوڑ دیا گیا اور وقت کی جانچ کریں۔

خرابی کا سراغ لگانا

• نمبر بجتا ہے اور وال بورڈ پر کچھ بھی نظر نہیں آتا ہے۔ DID کارڈ چیک کریں: فعال ہونا ضروری ہے، راستے کی قسم قطار میں ہونی چاہیے اور راستے کے ہدف کو قطار کا نام دینا چاہیے۔ ایک DID بغیر کسی ہدف کے کچھ بھی نہیں پہنچتا۔
• کالوں کی قطار لگتی ہے لیکن کوئی ایجنٹ انہیں پیش نہیں کرتا۔ ایجنٹوں کا ٹیب خالی ہے، یا ہر تفویض کردہ ایجنٹ اس حالت میں ہے کہ قطار نہیں جائے گی۔ پہلے قطاروں کی اسکرین پر ٹوٹل ایجنٹس کارڈ چیک کریں۔
• قطار فوری طور پر خلاف ورزی کے طور پر رپورٹ کرتی ہے۔ SLA تھریشولڈ کالز کا وہ فیصد ہے جو ہدف کو ہرانا چاہیے، ہدف کو نہیں۔ 20 سیکنڈ کے ہدف کے ساتھ 80 کی حد 95 کی حد سے مختلف وعدہ ہے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

میں DialerBee میں ان باؤنڈ قطار کہاں بناؤں؟

ایڈمن کنسول پھر قطاریں، جس کا عنوان ہے قطار اور روٹنگ۔ قطار شامل کریں پر کلک کریں، قطار کا نام دیں، حکمت عملی کا انتخاب کریں، ترجیح اور زیادہ سے زیادہ انتظار مقرر کریں، پھر SLA، میڈیا اور ایجنٹوں کے ٹیبز کو ترتیب دینے کے لیے قطار کو کھولیں۔

نئی قطار کے لیے طے شدہ روٹنگ کی حکمت عملی کیا ہے؟

سب سے طویل بیکار۔ آج دستیاب دیگر اختیارات رنگ آل اور راؤنڈ رابن ہیں۔ ہنر پر مبنی روٹنگ کا منصوبہ بنایا گیا ہے، لہذا یہ فہرست میں ظاہر ہوتا ہے لیکن اس قطار کی بنیاد نہیں ہونی چاہیے جو آپ ابھی بنا رہے ہیں۔

ان باؤنڈ نمبر کس طرف اشارہ کر سکتا ہے؟

ایک قطار، ایک ایجنٹ، ایک مہم، ایک IVR بہاؤ یا ایک AI ایجنٹ۔ روٹ کی قسم قطار میں ڈیفالٹ ہو جاتی ہے، اور روٹ ٹارگٹ کی فہرست آپ کی منتخب کردہ قسم سے مماثل ہوتی ہے۔

قطار میں پہلے سے طے شدہ SLA اقدار کیا ہیں؟

ہدف جواب کا وقت 20 سیکنڈ، زیادہ سے زیادہ انتظار کا وقت 120 سیکنڈ، SLA تھریشولڈ 80 فیصد اور ریپ اپ ٹائم 30 سیکنڈ ہے۔ DID پر رِنگ ٹائم آؤٹ خود 30 سیکنڈ تک ڈیفالٹ ہوتا ہے اور 5 سے 120 کو قبول کرتا ہے۔

میں ایک ساتھ کئی نمبروں پر روٹنگ کیسے تبدیل کروں؟

ان باؤنڈ DIDs اسکرین پر بلک اپ ڈیٹ استعمال کریں۔ نمبروں کی فہرست چسپاں کریں یا اپ لوڈ کریں، روٹنگ کو تبدیل کرنے کے لیے فیلڈ کے طور پر منتخب کریں، نئے راستے کی قسم اور ہدف منتخب کریں، شمار کا پیش نظارہ کریں اور لاگو کریں۔ بلک اپ لوڈ CSV سے نئے نمبرز کا اضافہ کرتا ہے، اور ایکسپورٹ DIDs پوری انوینٹری کو لکھ دیتا ہے۔

میں یہ کیسے ثابت کروں کہ قطار اپنی سروس لیول پر پورا اتر رہی ہے؟

قطار کی گہرائی اور قطار کے اعدادوشمار وال بورڈ پر لائیو ہوتے ہیں جبکہ کالز کا انتظار ہوتا ہے۔ حقیقت کے بعد، قطار کی کارکردگی کی رپورٹ اور مدت کے لیے ان باؤنڈ کالز کی رپورٹ بنائیں اور جوابی اور ترک شدہ کالوں کا ہدف جوابی وقت اور آپ کی تشکیل کردہ حد سے موازنہ کریں۔

متعلقہ پڑھنا

• اِن باؤنڈ کال سینٹر
• IVR بلڈر
• ایجنٹ ڈیسک ٹاپ
• سپروائزر ٹولز
• رپورٹس اور انسائٹس
• گلف کال کرنے والوں کے لیے IVR ڈیزائن