کالنگ اوقات، DNC اور رضامندی کے اصول کیسے سیٹ کریں

تعمیل کی ناکامیاں شاذ و نادر ہی فیصلوں کا نتیجہ ہوتی ہیں۔ یہ وہ سپروائزر ہوتا ہے جسے کسی دوسرے ملک کی کالنگ ونڈو معلوم نہیں تھی، وہ لسٹ جو دو ہفتے پہلے اپ لوڈ کے وقت صاف تھی، یا اس رابطے پر چوتھی کوشش جس نے دو بار کہا تھا کہ اسے تنگ نہ کیا جائے۔ یہ اصول ایک بار کنفیگر کرنے کا مطلب ہے کہ پھر کسی کو انہیں یاد رکھنے کی ضرورت نہیں۔

یہ گائیڈ ان تین کنٹرولز کے لیے ایڈمن کنسول کا طریقۂ کار ہے جن کے بارے میں سب سے زیادہ پوچھا جاتا ہے: کالنگ ونڈو، ڈو-ناٹ-کال لسٹ اور رضامندی کا اصول۔ صلاحیت کا جائزہ یہاں موجود ہے: Compliance Autopilot صفحہ. آگے یہ بتایا گیا ہے کہ کہاں کلک کرنا ہے، فیلڈز کی ڈیفالٹ ویلیوز کیا ہیں، اور یہ کیسے ثابت کیا جائے کہ قواعد فعال ہو رہے ہیں۔ یہ وہی کنٹرولز ہیں جو ٹیلی مارکیٹنگ سافٹ ویئر بڑے پیمانے پر چلانے کے لیے محفوظ۔

ایک انتباہ۔ یہ تعمیل میں معاون کنٹرولز ہیں جو TCPA اور GDPR جیسے فریم ورکس اور علاقائی ریگولیٹرز کے تحت ذمہ داریاں پوری کرنے میں آپ کی مدد کرتے ہیں۔ یہ آپ کے اپنے قانونی ماہر کا متبادل نہیں۔

مرحلہ 1: کمپلائنس ڈیش بورڈ کھولیں

جائیں ایڈمن کنسول ← کمپلائنس۔ اسکرین کا عنوان ہے Compliance Dashboard اور اس کا ذیلی عنوان ہے "DNC مینجمنٹ، کالنگ اوقات، CLI کی تصدیق اور کمپلائنس آڈٹ لاگ"۔ اوپر چار کارڈز ہیں: کل جانچیں, اجازت یافتہ, بلاک شدہ اور بلاک ریٹ.

اگر اسکرین پر بینر "Compliance is not configured for this tenant" نظر آئے تو اس کا مطلب ہے کہ نیچے کچھ بھی سیٹ نہیں ہوا۔ ڈائل کرنے والے کسی ٹیننٹ پر یہ بینر کبھی باقی نہ رہنے دیں۔

مرحلہ 2: کالنگ ونڈو سیٹ کریں

تلاش کریں کال کے اوقات سیکشن۔ اس میں پانچ کنٹرولز ہیں۔

• Start Hour، جس کا ڈیفالٹ 08:00 ہے۔
• End Hour، جس کا ڈیفالٹ 21:00 ہے۔
• ٹائم زون، جس کا ڈیفالٹ America/New_York ہے۔ فہرست میں شمالی امریکہ کے زونز کے ساتھ Asia/Dubai، Asia/Riyadh، Asia/Amman اور Africa/Cairo بھی شامل ہیں۔
• دائرۂ اختیار، جس میں ریاستہائے متحدہ (US)، متحدہ عرب امارات (AE)، سعودی عرب (SA)، اردن (JO) اور مصر (EG) کے اختیارات ہیں۔ اس کے نیچے ہدایت لکھی ہے: "یہ ونڈو ان کالز پر لاگو ہوتی ہے جن کی منزل یہ ملک ہے۔"
• کالنگ کے دن، ہفتے کے سات دنوں کے بٹن، جن میں ڈیفالٹ طور پر ساتوں منتخب ہوتے ہیں۔ ہدایت میں لکھا ہے: "جو دن منتخب نہیں وہ بلاک ہیں، اس دن کوئی کال نہیں ہوگی (مثلاً ویک اینڈ)۔"

An اجازت شدہ اوقات کی پٹی دن کے 24 گھنٹوں پر بننے والی ونڈو دکھاتی ہے، اور الٹی محفوظ ہو جانے والی ونڈو پکڑنے کا یہ سب سے تیز طریقہ ہے۔ کلک کریں محفوظ کریں.

ونڈو ان کالز پر لاگو ہوتی ہے جن کی منزل وہ ملک ہے، یعنی اصول کال کرنے والے فلور کے مقام کے بجائے اس نمبر کے مطابق چلتا ہے جسے کال کی جا رہی ہے۔ جو فلور چار ممالک کو کال کرتا ہے اسے ان میں سے ہر ایک کے لیے الگ ونڈو سیٹ کرنی ہوگی۔

مرحلہ 3: ونڈو کو ریگولیٹر کے مطابق کریں

نیچے دی گئی ویلیوز BroadNet Engage ایڈمن گائیڈ میں درج ہر دائرۂ اختیار کے ڈیفالٹس ہیں۔ انہیں نقطۂ آغاز کے طور پر استعمال کریں، اور ان پر انحصار کرنے سے پہلے ریگولیٹر یا اپنے قانونی مشیر سے موجودہ اصول کی تصدیق کر لیں۔

ٹیننٹ کا اوور رائیڈ دائرۂ اختیار کے ڈیفالٹ سے زیادہ سخت ہو سکتا ہے، لیکن کم سخت نہیں ہو سکتا۔ اس لیے کسی فیلڈ میں ترمیم کر کے آپ کالنگ اوقات کو ریگولیٹر کی اجازت سے آگے نہیں بڑھا سکتے۔

مرحلہ 4: ڈو-ناٹ-کال (DNC) لسٹ لوڈ کریں

یہ DNC امپورٹ سیکشن میں ایک ڈراپ ایریا ہے جس پر "Drag and drop DNC file (CSV/TXT)" لکھا ہے، اور ساتھ نوٹ ہے: "CSV یا TXT، ہر لائن میں ایک فون نمبر (+E.164 فارمیٹ)"۔ اس کے ساتھ دو کاؤنٹرز ہیں: کل DNC نمبرز اور آخری امپورٹ۔ نمبرز کی توثیق 7 سے 15 ہندسوں کے طور پر ہوتی ہے، اس لیے غلط قطار ڈائل ہونے کے بجائے امپورٹ کے وقت ہی پکڑی جاتی ہے۔

اس کے نیچے، DNC نمبرز کا انتظام روزمرہ کا کام سنبھالتا ہے:

• DNC میں نمبر شامل کریں ایک نمبر اور ایک وجہ لیتا ہے۔ وجہ کا ڈیفالٹ ہے دستی اندراج، اور کسٹمر کی درخواست, قانونی درخواست اور شکایت بطور متبادل۔ کلک کریں DNC میں شامل کریں.
• تلاش کریں اور DNC سے ہٹائیں کم از کم سات ہندسوں کا نمبر لیتا ہے اور پیش کرتا ہے DNC سے ہٹائیں ہر میچ پر۔

مرحلہ 5: فی کال اصول آن کریں

یہ تعمیل کے اصول بلاک ٹوگلز کا ایک سیٹ ہے، اور اسکرین پر ہر ایک کی اپنی وضاحت دی گئی ہے۔

رضامندی کی جانچ کے لیے ڈیفالٹ نہیں بلکہ ایک سوچا سمجھا فیصلہ درکار ہے: اسے آن کرنے کا مطلب ہے کہ کسی رابطے کا رضامندی ریکارڈ نہ ہو تو اسے مارکیٹنگ کال نہیں کی جائے گی۔ ایڈمن گائیڈ میں محفوظ کی جانے والی رضامندی کی اقسام (Marketing Voice، Marketing SMS، Marketing WhatsApp، Marketing Email، Transactional اور Recording)، قبول کیے جانے والے ذرائع (ویب فارم، IVR کیپچر، ریکارڈ شدہ کال، API اور امپورٹ) درج ہیں، اور یہ بھی کہ UAE TDRA ہر دو سال بعد رضامندی کی تجدید کا تقاضا کرتا ہے۔

مرحلہ 6: رجسٹری انٹیگریشن اور اوور رائیڈ

یہ DNC رجسٹری انٹیگریشن سیکشن میں دو ٹوگلز ہیں جو ڈیفالٹ طور پر آن ہوتے ہیں: امپورٹ پر خودکار جانچ اور کیمپینز کے دوران DNC بلاک کریں۔ ایک DNC API Key فیلڈ بیرونی اسکربنگ کے لیے کریڈینشل محفوظ کرتی ہے۔

ان کے نیچے ہے سپروائزر DNC اوور رائیڈ، جو ڈیفالٹ طور پر بند ہے اور اس پر اسکرین وارننگ ہے: "Caution: May violate compliance regulations"۔ اسے بند ہی رکھیں، جب تک آپ یہ طے نہ کر لیں کہ اسے کون استعمال کر سکتا ہے اور بعد میں آڈٹ کا جائزہ نہ لیتے رہیں۔

ڈیفالٹس اور حدیں

تصدیق کریں کہ یہ کام کرتا ہے

تعمیل کا جو اصول آپ نے کبھی کچھ بلاک کرتے نہیں دیکھا، اس پر آپ صرف امید کر رہے ہیں۔ ہر اصول کو ثابت کریں۔

1. اپنے کنٹرول کا ایک ٹیسٹ نمبر "کسٹمر کی درخواست" کی وجہ کے ساتھ DNC لسٹ میں شامل کریں، پھر کسی کیمپین سے اسے کال کرنے کی کوشش کریں۔ یہ کوشش بلاک ہونی چاہیے۔
2. پڑھیں تعمیل کے حالیہ فیصلے اسی اسکرین پر۔ ہر اندراج میں فون نمبر، وجہ، Allowed یا Blocked کا فیصلہ بیج اور ٹائم اسٹیمپ دکھایا جاتا ہے۔ آپ کا ٹیسٹ وہاں نظر آنا چاہیے۔
3. دیکھیں بلاک شدہ اور بلاک ریٹ کارڈز کو کیمپین چلنے کے بعد۔ جس لسٹ کی کبھی اسکربنگ نہ ہوئی ہو اس پر صفر بلاک ریٹ کا مطلب عموماً یہ ہوتا ہے کہ کوئی اصول بند ہے۔
4. کسی منزل پر اس کی اجازت شدہ ونڈو سے باہر کال کرنے کی کوشش کریں اور تصدیق کریں کہ یہ کالنگ اوقات کی وجہ سے بلاک ہوئی۔
5. تیار کریں کمپلائنس آڈٹ اور DNC تعمیل رپورٹس، بلاک شدہ فیصلوں پر فلٹر لگائیں اور اپنے ریکارڈ کے لیے CSV میں ایکسپورٹ کریں۔

مسائل کا حل

• بینر بتاتا ہے کہ تعمیل کنفیگر نہیں ہے۔ اس صفحے پر ٹیننٹ کے لیے کچھ بھی محفوظ نہیں ہوا۔ پہلے کالنگ ونڈو سیٹ کریں، پھر اصول۔
• کوئی کال باہر نہیں جا رہی۔ کالنگ کے دن چیک کریں۔ جو دن منتخب نہیں وہ بلاک ہوتے ہیں، اور ایسی مارکیٹ کے لیے جس کا ویک اینڈ مختلف ہو، غلط ویک اینڈ چھوڑ کر ونڈو محفوظ کر دینا بہت آسان ہے۔
• کالز غلط مقامی وقت پر جا رہی ہیں۔ ونڈو منزل کے ملک پر لاگو ہوتی ہے، اس لیے فلور کی گھڑی کے بجائے دائرۂ اختیار اور ٹائم زون کا جوڑا چیک کریں۔
• امپورٹ میں فائل سے کم نمبرز دکھائی دے رہے ہیں۔ 7 سے 15 ہندسوں کی حد سے باہر والی قطاریں مسترد ہو جاتی ہیں۔ E.164 میں، ہر لائن میں ایک نمبر کے ساتھ دوبارہ ایکسپورٹ کریں۔
• DNC لسٹ میں موجود نمبر پھر بھی ڈائل ہو گیا۔ چیک کریں کہ DNC جانچ اور "کیمپینز کے دوران DNC بلاک کریں" دونوں آن ہیں، اور یہ بھی دیکھیں کہ کہیں سپروائزر DNC اوور رائیڈ تو استعمال نہیں ہوا۔
• مارکیٹنگ کالز رضامندی کی وجہ سے بلاک ہو رہی ہیں جبکہ آپ کو توقع تھی کہ وہ چلیں گی۔ رضامندی کی جانچ کے لیے رابطے کا رضامندی ریکارڈ ضروری ہے، اور میعاد ختم ریکارڈ شمار نہیں ہوتا۔ اسکرین پر لکھا ہے کہ ضمنی رضامندی والی کیمپینز کے لیے یہ جانچ بند کی جا سکتی ہے، لیکن یہ آپ کے قانونی مشیر کا فیصلہ ہے، کوئی ڈیفالٹ نہیں جسے یونہی بدل دیا جائے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

DialerBee میں کالنگ اوقات کہاں سیٹ کریں؟

ایڈمن کنسول ← کمپلائنس میں، Compliance Dashboard کے کالنگ اوقات سیکشن میں۔ آغاز کا وقت، اختتام کا وقت، ٹائم زون، دائرۂ اختیار اور کالنگ کے دن سیٹ کریں، پھر محفوظ کریں۔ ونڈو ان کالز پر لاگو ہوتی ہے جن کی منزل آپ کا منتخب کردہ ملک ہے۔

کنسول میں ڈیفالٹ کالنگ اوقات کیا ہیں؟

آغاز کا وقت ڈیفالٹ طور پر 08:00 اور اختتام کا وقت 21:00 ہے، ٹائم زون کا ڈیفالٹ America/New_York ہے اور ساتوں کالنگ دن منتخب ہوتے ہیں۔ ڈیفالٹ ونڈو قبول کرنے کے بجائے یہ چاروں ویلیوز اس مارکیٹ کے مطابق بدلیں جسے آپ کال کر رہے ہیں۔

DNC امپورٹ کون سا فائل فارمیٹ قبول کرتا ہے؟

CSV یا TXT، جس کی ہر لائن میں E.164 فارمیٹ میں ایک فون نمبر ہو۔ نمبرز کی توثیق 7 سے 15 ہندسوں پر ہوتی ہے، اس لیے غلط قطاریں ڈائل ہونے اور ان کا چارج لگنے کے بجائے امپورٹ کے وقت ہی مسترد ہو جاتی ہیں۔

کیا فائل امپورٹ کیے بغیر ایک DNC نمبر شامل یا ہٹایا جا سکتا ہے؟

جی ہاں۔ "DNC نمبرز کا انتظام" ایک نمبر اور ایک وجہ لیتا ہے، جس کا ڈیفالٹ دستی اندراج ہے اور کسٹمر کی درخواست، قانونی درخواست اور شکایت کے اختیارات بھی ہیں۔ ایک الگ سرچ باکس نمبر تلاش کر کے "DNC سے ہٹائیں" کا اختیار دیتا ہے۔

ہر ٹیننٹ کے لیے تعمیل کے کون سے اصول آن کیے جا سکتے ہیں؟

رضامندی کی جانچ، DNC جانچ، کالنگ اوقات، فریکوئنسی کیپ اور CLI ملکیت، اور اسکرین پر ہر ایک کی وضاحت موجود ہے۔ اس کے علاوہ دو رجسٹری ٹوگلز ڈیفالٹ طور پر آن ہیں، "امپورٹ پر خودکار جانچ" اور "کیمپینز کے دوران DNC بلاک کریں"، اور ایک سپروائزر DNC اوور رائیڈ ہے جو ڈیفالٹ طور پر بند ہے۔

کیا یہ کنفیگر کرنے سے میرا آپریشن تعمیل کے مطابق ہو جاتا ہے؟

کوئی پروڈکٹ یہ دعویٰ نہیں کر سکتی۔ یہ تعمیل میں معاون کنٹرولز ہیں جو TCPA اور GDPR جیسے فریم ورکس اور علاقائی ریگولیٹرز کے تحت ذمہ داریاں پوری کرنے میں آپ کی مدد کرتے ہیں، اور فیصلے ریکارڈ ہوتے ہیں تاکہ آپ بعد میں ان کی وضاحت کر سکیں۔ آپ کی ذمہ داریوں پر حتمی رائے آپ کے اپنے قانونی مشیر کی ہی ہوگی۔

متعلقہ مطالعہ

• کمپلائنس آٹو پائلٹ
• تعمیل کنٹرولز
• علاقے کے لحاظ سے کالنگ اوقات
• رضامندی کے انتظام کے ورک فلوز
• UAE TDRA تعمیل گائیڈ
• DNC اور رضامندی کی تیاری کی چیک لسٹ