Recepcionista com IA
Recepcionista com IA para chamadas, agendamentos e dúvidas e transferência para pessoas
Uma recepcionista com IA multilíngue que atende o seu número, marca horários na sua agenda real, responde com base nos seus próprios documentos e passa a chamada para a sua equipe quando é preciso uma pessoa. Ela roda dentro de uma central de atendimento completa, com filas, equipe, agendamentos, CRM, WhatsApp e SMS já por trás.
Resposta rápida
O que é a recepcionista com IA da DialerBee? É a Layla, o agente de voz com IA da DialerBee, atendendo um número receptivo roteado para ela a partir do seu inventário de DIDs. Ela responde perguntas com base em uma base de conhecimento que você envia, só informa preços do seu catálogo de serviços e marca, remarca ou cancela agendamentos depois de verificar a disponibilidade em uma agenda do Google Calendar ou do Microsoft 365. Ela passa a chamada para uma pessoa quando necessário e faz o acompanhamento por SMS ou WhatsApp. Ela fala dialetos do árabe, incluindo o do Golfo, o levantino e o egípcio, além de mais 10 idiomas, com voz feminina (Layla). Você a configura no Agent Studio, com botões de desligamento de emergência sob o seu controle, e ela é cobrada por uso nos planos Professional e Enterprise.
Por que a plataforma importa
Uma recepcionista precisa de um lugar para onde enviar a chamada
Muitos serviços de atendimento com IA ficam na frente da sua linha telefônica e anotam recados. Isso resolve o telefone tocando, mas deixa a sua equipe com uma lista de pendências, uma agenda em que o bot nunca mexeu e clientes que ainda não tiveram resposta.
Uma recepção de verdade conhece a agenda, os preços e quem da equipe cuida de quê. A recepcionista com IA da DialerBee roda na mesma plataforma das suas filas receptivas, da área de trabalho do agente, do portal de agendamentos e das mensagens; assim, uma chamada que o agente não consegue concluir tem para onde ir, e uma chamada que ele conclui fica no mesmo histórico do cliente que as suas chamadas atendidas por pessoas.
O que ela faz
As chamadas que a sua recepção atende todos os dias
Atender o número
Um número receptivo do seu inventário de DIDs é roteado para o agente de voz com IA do mesmo jeito que seria roteado para uma fila, uma pessoa ou um fluxo de IVR. Quem liga é recebido pela persona que você definiu, e não por um menu.
Agendamentos e alterações
O agente verifica a disponibilidade na agenda conectada e, durante a chamada, marca, remarca ou cancela. Ele não anota um recado prometendo que alguém vai resolver depois.
Perguntas sobre o seu negócio
Horário de funcionamento, serviços, políticas, como chegar, o que levar. As respostas vêm de documentos que você envia para a base de conhecimento, recuperados por busca semântica.
Os preços que você realmente cobra
Só podem ser ditos os preços que estão no seu catálogo de serviços. Se um preço não está no catálogo, o agente não inventa.
A mensagem de acompanhamento
Depois da chamada, uma confirmação ou mensagem de acompanhamento sai por SMS ou WhatsApp, no mesmo tom da voz que o cliente ouviu.
Levar quem liga até uma pessoa
Quando a chamada precisa de uma pessoa, o agente transfere. Isso é um caminho planejado da conversa, e não uma falha.
O que ela passa para pessoas de propósito
Algumas chamadas nunca deveriam ficar com uma máquina
Uma recepcionista com IA é útil porque conhece os próprios limites. Decida antes do lançamento quais chamadas vão direto para uma pessoa e planeje a transferência como parte da conversa, e não como um último recurso no fim de um loop. O agente apoia a equipe; ele não a substitui nas chamadas que exigem discernimento ou cuidado.
- Uma reclamação, ou alguém irritado ou chateado
- Uma contestação de pagamento ou um pedido fora do comum
- Qualquer coisa que pareça uma emergência
- Qualquer tipo de orientação médica, jurídica ou financeira
- Chamadas emocionalmente delicadas: luto, más notícias, alguém assustado
- Qualquer pessoa que peça para falar com alguém, e com certeza quem pedir duas vezes
O que ela diz precisa ser verdade
A sua agenda, os seus documentos, os seus preços
Agendamento e agenda
Antes de oferecer um horário, o agente verifica a disponibilidade na agenda conectada. O Google Calendar e o Microsoft 365 sincronizam no nível da organização e com a agenda de cada membro da equipe, com notificações de alteração de volta. O catálogo de serviços traz a duração e os recursos de cada serviço, e as regras de capacidade recusam um agendamento quando o serviço está lotado, em vez de marcar dois clientes no mesmo horário.
O agente só diz a quem ligou que um agendamento foi feito, alterado ou cancelado depois que o sistema confirma.
Respostas a partir da sua base de conhecimento
Envie os seus documentos e o agente responde com base neles por busca semântica; assim, quem faz a pergunta de um jeito diferente do seu documento de políticas ainda recebe o trecho certo. Altere o documento e você altera o que o agente sabe, sem reescrever nenhum roteiro.
A proteção de preço correto
Um preço errado é o erro que o cliente nunca vai deixar passar. A proteção de preço correto garante que só os preços do seu catálogo podem ser ditos, e cada frase candidata passa por verificações antes de virar fala.
Mais detalhes sobre a parte de agendamento: agendamentos e lembretes e negócios que trabalham com agendamento.
Antes, durante e depois da chamada
As partes que um app de atendimento deixa para você
Histórico do cliente e CRM
Toda chamada com IA deixa um resultado: a gravação, a transcrição e o desfecho, enviados para o seu CRM. Quando a sua equipe voltar a falar com o cliente, a chamada com IA estará no mesmo histórico das chamadas atendidas por pessoas, visível no painel Customer 360 da área de trabalho do agente.
Acompanhamento e lembretes por SMS e WhatsApp
Depois da chamada, o agente pode enviar um acompanhamento por SMS ou WhatsApp. Os lembretes de agendamento saem por SMS, WhatsApp e e-mail conforme a política que você definir, com anexos ICS, e um relatório de mensagens enviadas mostra o que realmente saiu. Veja WhatsApp e SMS.
Fora do expediente
Os calendários de horário comercial e de feriados são definidos por tenant e aplicados por regras de horário; assim, ninguém precisa se lembrar de um feriado. Quando você está fechado, quem liga para uma fila ouve uma mensagem em texto para fala na voz que você escolheu, e um modelo de SMS de fallback pode ser enviado para que a pessoa saiba que foi ouvida.
Chamadas perdidas
Quando uma fila não atende dentro do seu tempo limite de toque (de 5 segundos a 5 minutos e 45 segundos, por padrão), quem ligou ouve o seu próprio anúncio e um gestor indicado recebe um SMS do seu próprio ID de remetente com o nome de quem ligou. Veja recuperação de chamadas perdidas e o nosso guia para empresas do Golfo.
Multilíngue e árabe
Uma recepcionista com IA que responde no árabe de quem liga
O árabe é tratado como dialetos, e não como um único idioma achatado, incluindo o do Golfo, o levantino e o egípcio; assim, quem liga de Dubai e quem liga de Amã ouvem algo que soa local. Além disso, o agente funciona em mais 10 idiomas, 11 no total, o que faz diferença em cidades onde quem marca o horário raramente fala a língua nativa da recepcionista.
Layla, a voz feminina, fala por cada persona. Quem liga pode interromper, e o agente para e escuta. Antes de entrar no ar, faça uma chamada de teste pelo Agent Studio e ouça no dialeto que os seus clientes realmente falam.
Transferência para pessoas e filas
Quando o agente transfere, uma central de atendimento de verdade está esperando
A transferência só é tão boa quanto o que existe do outro lado. Na DialerBee, a sua equipe trabalha em filas receptivas que roteiam por FIFO, round-robin ou maior tempo ocioso, cada uma com prioridade, espera máxima e tempo de pós-atendimento próprios, e quem liga pode ouvir a sua posição e o tempo estimado de espera, em vez de esperar sem saber.
Os supervisores acompanham o tamanho da fila ao vivo no wallboard e podem ouvir uma chamada, sussurrar para o agente ou intervir.
Você permanece no controle
- Persona, voz, base de conhecimento e perfil de fluxo configurados no Agent Studio
- Versões com publicação e reversão, para desfazer uma alteração ruim
- Exceções de número e limites de capacidade definidos antes de a chamada ser feita
- Botões de desligamento de emergência para parar um agente, uma campanha ou todas as chamadas com IA
- Recursos de IA ativados apenas por configuração explícita do tenant
Mais sobre o agente em si: agente de voz com IA.
Um modelo simples
Esta chamada deve ser com IA ou com um humano?
Separe os seus tipos de chamada em três grupos antes de rotear um único número. O grupo humano pode ser o menor, mas é ele que decide se os clientes confiam no resto.
Chamadas estruturadas e repetíveis em que a resposta certa já existe na sua agenda ou nos seus documentos.
- Marcar, remarcar e cancelar agendamentos
- Perguntas sobre status e horário de funcionamento
- Perguntas frequentes respondidas a partir da sua base de conhecimento
- Lembretes e confirmações
- Passar a chamada para uma pessoa quando quem liga pedir
Chamadas que começam de forma rotineira, mas podem mudar de rumo: o agente cuida da parte rotineira e uma pessoa assume.
- Reclamações, em que quem liga deve chegar rápido a uma pessoa
- Casos complexos que envolvem vários serviços ou agendamentos
- Pedidos que exigem discernimento ou uma exceção à política
- Pessoas que não têm certeza do que precisam
Chamadas em que o custo de uma resposta errada ou fria é alto demais para qualquer sistema automatizado.
- Emergências, que devem ir direto para uma pessoa ou para os serviços de emergência
- Orientação médica ou jurídica
- Conversas emocionalmente delicadas
- Tudo o que a sua própria política diz que uma pessoa deve atender
Este modelo é uma orientação geral, e não aconselhamento médico, jurídico ou regulatório. As suas próprias políticas e as regras aplicáveis ao seu setor definem quais chamadas uma pessoa deve atender.
Comparação geral
Recepcionista com IA vs. recepcionista humana vs. híbrido
| Somente recepcionista humana | Somente recepcionista com IA | Híbrido, IA mais equipe | |
|---|---|---|---|
| Atendimento quando a equipe está ocupada | As chamadas esperam ou tocam até cair enquanto a recepcionista atende outra pessoa | O agente atende um número roteado para ele, dentro dos limites que você define | O agente atende as chamadas de rotina; sua equipe atende o restante |
| Agendamentos | Precisa, mas uma chamada de cada vez | Marca, remarca e cancela após verificar a disponibilidade | Agendamentos de rotina pelo agente, exceções pela equipe |
| Preços e políticas | Depende do que a pessoa lembra | Somente preços do catálogo; respostas a partir dos seus documentos | As mesmas proteções, com uma pessoa para tudo o que sair do roteiro |
| Reclamações e chamadas delicadas | Tratadas com empatia e discernimento | Não devem ficar com o agente | Passadas a uma pessoa de propósito |
| Idiomas | Os idiomas que a sua equipe fala | Dialetos do árabe e mais 10 idiomas | O agente cobre os idiomas que a sua equipe não fala |
| Depois da chamada | Anotações, se alguém escrever | Gravação, transcrição e desfecho enviados ao CRM | Um único histórico do cliente para chamadas com IA e com pessoas |
Uma comparação qualitativa de modelos de operação. A coluna de IA descreve o agente de voz com IA da DialerBee; os resultados dependem da sua configuração, do mix de chamadas e da equipe.
Privacidade e segurança
Uma recepcionista ouve nomes, números de telefone e detalhes de agendamento o dia todo. Os dados de cada tenant são isolados com segurança em nível de linha do PostgreSQL, os dados são criptografados em trânsito com TLS 1.2+ e em repouso com AES-256, e as gravações são entregues por links assinados que expiram. Os prazos de retenção são configuráveis por tenant, e, por padrão, os dados das chamadas dos clientes não são usados para treinar modelos compartilhados entre tenants.
Estes são controles que apoiam a conformidade; a DialerBee não presta assessoria jurídica nem garante conformidade regulatória. Leia os detalhes na central de confiança e na política de dados de IA.
Checklist do comprador
Como avaliar qualquer recepcionista com IA
Seis verificações que vale fazer com qualquer fornecedor, inclusive conosco.
Ouça uma chamada de teste no idioma de quem liga para você
Uma transcrição não basta. Faça uma chamada de teste no dialeto dos seus clientes e ouça como ela soa, como lida com uma interrupção e como termina.
Pergunte o que acontece quando ela não sabe
Descubra de onde vêm as respostas e o que impede um preço inventado.
Faça um agendamento de verdade
Marque, altere e cancele um agendamento em uma agenda real e depois confira a agenda.
Tente falar com uma pessoa
Peça para falar com uma pessoa, peça de novo e confirme que a transferência combina com o jeito como a sua equipe trabalha.
Verifique quem pode desligá-la
O seu supervisor deve conseguir parar um agente, uma campanha ou todas as chamadas com IA pelo console, sem abrir chamado.
Leia os termos de dados
Onde as gravações ficam armazenadas, por quanto tempo são mantidas e se as suas chamadas treinam modelos de outras empresas. Isso precisa estar por escrito antes do lançamento.
Preços: o agente de voz com IA é um complemento cobrado por uso nos planos Professional e Enterprise, medido em minutos. Veja preços.
Perguntas
Perguntas frequentes sobre a recepcionista com IA
O que é uma recepcionista com IA?
A recepcionista com IA consegue marcar agendamentos?
Ela fala árabe?
Ela vai substituir a minha recepcionista?
O que acontece com as chamadas quando estamos fechados ou ninguém atende?
Como é o preço da recepcionista com IA?
Ouça a recepcionista com IA em um tenant de demonstração
Vamos mostrar um agendamento feito em uma chamada, uma pergunta respondida a partir de uma base de conhecimento e uma transferência para uma pessoa, em inglês ou árabe.
Ainda em dúvida? Faça a avaliação de prontidão para recepcionista com IA ou estime o valor com a calculadora de ROI de recepcionista com IA.
Saiba mais
agente de voz com IA
Tudo o que a Layla faz, em chamadas receptivas e ativas.
Recuperação de chamadas perdidas
O que quem liga ouve, e quem é avisado, quando ninguém atende.
Agendamentos e lembretes
O portal, o catálogo de serviços e a política de lembretes.
Negócios que trabalham com agendamento
Todo o fluxo de agendamento, montado para equipes que vivem da agenda.
Salões de beleza e spas
Agendamentos feitos enquanto a equipe atende um cliente.
Contato com pacientes
Lembretes e acompanhamento de pacientes com controles de consentimento.
Chamadas perdidas no Golfo
Um guia prático para recuperar chamadas perdidas.
Confiança e segurança
Isolamento de tenants, criptografia e práticas de dados de IA.