कॉलिंग आवर्स, DNC और सहमति नियम कैसे सेट करें

अनुपालन में चूक शायद ही कभी जानबूझकर लिया गया फ़ैसला होती है। वह होती है एक सुपरवाइज़र जिसे दूसरे देश की कॉलिंग विंडो पता नहीं थी, एक लिस्ट जो पंद्रह दिन पहले अपलोड करते समय साफ़ थी, या ऐसे कॉन्टैक्ट पर चौथा प्रयास जिसने दो बार कहा था कि उसे परेशान न किया जाए। ये नियम एक बार कॉन्फ़िगर कर देने का मतलब है कि किसी को इन्हें दोबारा याद नहीं रखना पड़ता।

यह गाइड उन तीन नियंत्रणों की एडमिन कंसोल प्रक्रिया है जिनके बारे में सबसे ज़्यादा पूछा जाता है: कॉलिंग विंडो, डू-नॉट-कॉल लिस्ट और सहमति नियम। क्षमताओं का पूरा परिचय हमारे Compliance Autopilot पेज. आगे बताया गया है कि कहां क्लिक करें, फ़ील्ड की डिफ़ॉल्ट वैल्यू क्या है, और यह कैसे साबित करें कि नियम लागू हो रहे हैं। यही नियंत्रण हैं जो टेलीमार्केटिंग सॉफ्टवेयर को बड़े स्तर पर चलाना सुरक्षित बनाते हैं।

एक सावधानी। ये अनुपालन में सहायक नियंत्रण हैं, जो TCPA और GDPR जैसे फ़्रेमवर्क और क्षेत्रीय नियामकों के तहत दायित्व पूरे करने में आपकी मदद करते हैं। ये आपके अपने कानूनी सलाहकार की जगह नहीं लेते।

स्टेप 1: Compliance Dashboard खोलें

यहां जाएं: Admin console → Compliance। स्क्रीन का शीर्षक है Compliance Dashboard और इसका सबटाइटल है "DNC management, calling hours, CLI verification, and compliance audit log" (DNC प्रबंधन, कॉलिंग घंटे, CLI सत्यापन और अनुपालन ऑडिट लॉग)। सबसे ऊपर चार कार्ड हैं: Total Checks, अनुमत, ब्लॉक और Block Rate.

अगर स्क्रीन पर "Compliance is not configured for this tenant" बैनर दिख रहा है, तो नीचे का कुछ भी अभी सेट नहीं हुआ है। डायल करने वाले किसी भी टेनेंट पर यह बैनर कभी न रहने दें।

स्टेप 2: कॉलिंग विंडो सेट करें

ढूंढें कॉल करने के घंटे सेक्शन। इसमें पांच कंट्रोल हैं।

• Start Hour, जिसका डिफ़ॉल्ट 08:00 है।
• End Hour, जिसका डिफ़ॉल्ट 21:00 है।
• Timezone, जिसका डिफ़ॉल्ट America/New_York है। सूची में उत्तर अमेरिकी ज़ोन के साथ Asia/Dubai, Asia/Riyadh, Asia/Amman और Africa/Cairo भी हैं।
• Jurisdiction (क्षेत्राधिकार), जिसमें विकल्प हैं: संयुक्त राज्य अमेरिका (US), संयुक्त अरब अमीरात (AE), सऊदी अरब (SA), जॉर्डन (JO) और मिस्र (EG)। इसके नीचे का संकेत कहता है: "This window applies to calls whose destination is this country." (यह विंडो उन कॉल पर लागू होती है जिनका गंतव्य यह देश है।)
• Calling Days, सात दिनों के बटन, जो डिफ़ॉल्ट रूप से सभी चुने हुए हैं। संकेत कहता है: "Days left off are blocked, no calls that day (e.g. weekend)." (जो दिन नहीं चुने गए, वे ब्लॉक रहते हैं — उस दिन कोई कॉल नहीं, जैसे वीकेंड।)

An Allowed Hours स्ट्रिप दिन के 24 घंटों में बनने वाली विंडो दिखाती है — उल्टी सेव हुई विंडो पकड़ने का यह सबसे तेज़ तरीका है। फिर क्लिक करें Save.

विंडो उन कॉल पर लागू होती है जिनका गंतव्य वह देश है, यानी नियम कॉल किए जा रहे नंबर के हिसाब से चलता है, कॉल करने वाले फ़्लोर की लोकेशन के हिसाब से नहीं। चार देशों में कॉल करने वाले फ़्लोर को चारों देशों के लिए विंडो सेट करनी होगी।

स्टेप 3: विंडो को नियामक के नियम से मिलाएं

नीचे दी गई वैल्यू BroadNet Engage एडमिन गाइड में दर्ज हर ज्यूरिस्डिक्शन की डिफ़ॉल्ट वैल्यू हैं। इन्हें शुरुआती बिंदु मानें, और इन पर भरोसा करने से पहले नियामक या अपने वकील से मौजूदा नियम की पुष्टि करें।

टेनेंट ओवरराइड ज्यूरिस्डिक्शन डिफ़ॉल्ट से ज़्यादा सख्त हो सकता है, लेकिन कम सख्त नहीं, इसलिए किसी फ़ील्ड को एडिट करके आप कॉलिंग घंटे नियामक की अनुमति से आगे नहीं बढ़ा सकते।

स्टेप 4: डू-नॉट-कॉल लिस्ट लोड करें

यह DNC Import सेक्शन में "Drag and drop DNC file (CSV/TXT)" लेबल वाला एक ड्रॉप एरिया है, जिसके साथ नोट है "CSV or TXT, one phone number per line (+E.164 format)" (CSV या TXT, हर पंक्ति में एक फ़ोन नंबर, +E.164 फ़ॉर्मेट)। इसके बगल में दो काउंटर हैं: Total DNC Numbers और Last Import। नंबरों को 7 से 15 अंकों के रूप में सत्यापित किया जाता है, इसलिए गलत फ़ॉर्मेट वाली पंक्ति डायल होने के बजाय इंपोर्ट के समय ही पकड़ी जाती है।

इसके नीचे, Manage DNC Numbers रोज़मर्रा का काम संभालता है:

• Add number to DNC एक नंबर और एक कारण लेता है। कारण का डिफ़ॉल्ट है Manual Entry, और Customer Request, Legal Request और Complaint विकल्प के रूप में उपलब्ध हैं। फिर क्लिक करें Add to DNC.
• Search and remove from DNC कम से कम सात अंकों का नंबर लेता है और देता है Remove from DNC का विकल्प, हर मिलान पर।

स्टेप 5: प्रति-कॉल नियम चालू करें

यह Compliance Rules ब्लॉक टॉगल का एक सेट है, और हर टॉगल का स्क्रीन पर अपना विवरण है।

Consent Check पर डिफ़ॉल्ट नहीं, सोच-समझकर फ़ैसला चाहिए: इसे चालू करने का मतलब है कि उस कॉन्टैक्ट का सहमति रिकॉर्ड न होने पर मार्केटिंग कॉल नहीं लगेगी। एडमिन गाइड में दर्ज है कि कौन-से सहमति प्रकार रखे जाते हैं (Marketing Voice, Marketing SMS, Marketing WhatsApp, Marketing Email, Transactional और Recording), कौन-से स्रोत स्वीकार होते हैं (वेब फ़ॉर्म, IVR कैप्चर, रिकॉर्डेड कॉल, API और इंपोर्ट), और यह भी कि UAE का TDRA हर दो साल में सहमति के नवीनीकरण की मांग करता है।

स्टेप 6: रजिस्ट्री इंटीग्रेशन और ओवरराइड

यह DNC Registry Integration सेक्शन में दो टॉगल हैं, जो डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रहते हैं: Auto-check on import और Block DNC during campaigns। एक DNC API Key फ़ील्ड बाहरी स्क्रबिंग के लिए क्रेडेंशियल रखता है।

इनके नीचे है Supervisor DNC override, जो डिफ़ॉल्ट रूप से बंद है और स्क्रीन पर चेतावनी दिखाता है: "Caution: May violate compliance regulations" (सावधान: इससे अनुपालन नियमों का उल्लंघन हो सकता है)। इसे बंद ही रखें, जब तक आपने यह तय न कर लिया हो कि इसे कौन इस्तेमाल कर सकता है और आप बाद में ऑडिट न पढ़ रहे हों।

डिफ़ॉल्ट और सीमाएँ

जाँचें कि यह काम कर रहा है

जिस अनुपालन नियम को आपने कभी कुछ ब्लॉक करते नहीं देखा, उस पर आप बस उम्मीद लगाए बैठे हैं। हर नियम को साबित करें।

1. अपने नियंत्रण वाला एक टेस्ट नंबर Customer Request कारण के साथ DNC लिस्ट में जोड़ें, फिर किसी कैंपेन से उस पर कॉल का प्रयास करें। प्रयास ब्लॉक होना चाहिए।
2. पढ़ें Recent Compliance Decisions — इसी स्क्रीन पर। हर एंट्री में फ़ोन नंबर, कारण, Allowed या Blocked का निर्णय बैज और टाइमस्टैम्प दिखता है। आपका टेस्ट वहां दिखना चाहिए।
3. देखें ब्लॉक और Block Rate कार्ड, कैंपेन चलने के बाद। जिस लिस्ट को कभी स्क्रब नहीं किया गया, उस पर ब्लॉक रेट शून्य होने का आम तौर पर मतलब है कि कोई नियम बंद है।
4. किसी गंतव्य पर उसकी अनुमत विंडो के बाहर कॉल का प्रयास करें और पुष्टि करें कि वह कॉलिंग-आवर्स कारण से ब्लॉक हुई।
5. जनरेट करें कंप्लायंस ऑडिट और DNC compliance रिपोर्ट, ब्लॉक हुए फ़ैसलों पर फ़िल्टर करें और अपने रिकॉर्ड के लिए CSV में एक्सपोर्ट करें।

समस्या निवारण

• बैनर कह रहा है कि अनुपालन कॉन्फ़िगर नहीं है। इस पेज पर टेनेंट के लिए कुछ भी सेव नहीं हुआ है। पहले कॉलिंग विंडो सेट करें, फिर नियम।
• कोई भी कॉल नहीं जा रही। Calling Days जांचें। जो दिन नहीं चुने गए, वे ब्लॉक रहते हैं, और अलग वीकेंड वाले बाज़ार के लिए वीकेंड हटाकर विंडो सेव कर देना आसान गलती है।
• कॉल गलत स्थानीय समय पर जा रही हैं। विंडो गंतव्य देश पर लागू होती है, इसलिए फ़्लोर की घड़ी के बजाय Jurisdiction और Timezone की जोड़ी जांचें।
• इंपोर्ट में फ़ाइल से कम नंबर दिख रहे हैं। 7 से 15 अंकों के दायरे से बाहर की पंक्तियां रिजेक्ट हो जाती हैं। E.164 में, हर पंक्ति में एक नंबर के साथ दोबारा एक्सपोर्ट करें।
• DNC लिस्ट वाले नंबर पर फिर भी कॉल चली गई। जांचें कि DNC Check और Block DNC during campaigns दोनों चालू हैं, और देखें कि Supervisor DNC override इस्तेमाल हुआ था या नहीं।
• जिन मार्केटिंग कॉल के चलने की उम्मीद थी, वे सहमति के कारण ब्लॉक हो रही हैं। Consent Check के लिए कॉन्टैक्ट का सहमति रिकॉर्ड ज़रूरी है, और एक्सपायर हो चुका रिकॉर्ड गिना नहीं जाता। स्क्रीन पर लिखा है कि निहित (implied) सहमति वाले कैंपेन के लिए यह जांच बंद की जा सकती है — लेकिन यह फ़ैसला आपके वकील का है, यूं ही बदल देने वाली डिफ़ॉल्ट सेटिंग नहीं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

DialerBee में कॉलिंग घंटे कहां सेट करें?

Admin console, फिर Compliance में, Compliance Dashboard के Calling Hours सेक्शन में। Start Hour, End Hour, Timezone, Jurisdiction और Calling Days सेट करें, फिर सेव करें। विंडो उन कॉल पर लागू होती है जिनका गंतव्य आपका चुना हुआ देश है।

कंसोल में डिफ़ॉल्ट कॉलिंग घंटे क्या हैं?

Start Hour का डिफ़ॉल्ट 08:00 और End Hour का 21:00 है, टाइमज़ोन का डिफ़ॉल्ट America/New_York है और सातों कॉलिंग दिन चुने हुए रहते हैं। डिफ़ॉल्ट विंडो स्वीकार करने के बजाय चारों को उस बाज़ार के हिसाब से बदलें जहां आप कॉल कर रहे हैं।

DNC इंपोर्ट कौन-सा फ़ाइल फ़ॉर्मेट स्वीकार करता है?

CSV या TXT, जिसमें हर पंक्ति में E.164 फ़ॉर्मेट में एक फ़ोन नंबर हो। नंबरों की जांच 7 से 15 अंकों पर होती है, इसलिए गलत फ़ॉर्मेट वाली पंक्तियां डायल होकर पैसा खर्च कराने के बजाय इंपोर्ट के समय ही रिजेक्ट हो जाती हैं।

क्या फ़ाइल इंपोर्ट किए बिना एक अकेला DNC नंबर जोड़ या हटा सकते हैं?

हां। Manage DNC Numbers एक नंबर और एक कारण लेता है — कारण का डिफ़ॉल्ट Manual Entry है, और Customer Request, Legal Request व Complaint भी विकल्प हैं। एक अलग सर्च बॉक्स नंबर ढूंढकर Remove from DNC का विकल्प देता है।

हर टेनेंट के लिए कौन-से अनुपालन नियम चालू किए जा सकते हैं?

Consent Check, DNC Check, Calling Hours, Frequency Cap और CLI Ownership — हर एक का विवरण स्क्रीन पर है। इसके अलावा दो रजिस्ट्री टॉगल हैं जो डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रहते हैं, Auto-check on import और Block DNC during campaigns, और एक Supervisor DNC override जो डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहता है।

क्या इसे कॉन्फ़िगर करने से मेरा ऑपरेशन अनुपालक हो जाएगा?

कोई भी प्रोडक्ट ऐसा दावा नहीं कर सकता। ये अनुपालन में सहायक नियंत्रण हैं, जो TCPA और GDPR जैसे फ़्रेमवर्क और क्षेत्रीय नियामकों के तहत दायित्व पूरे करने में आपकी मदद करते हैं, और फ़ैसले रिकॉर्ड होते हैं ताकि आप बाद में उन्हें समझा सकें। आपके दायित्वों पर अंतिम राय आपके अपने वकील की ही है।

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